淺談鐵路建設(shè)項目竣工文件

高宏偉 趙長軍

竣工文件是指在建設(shè)項目建設(shè)過程中形成的，如實反映施工過程和建設(shè)項目實體狀況的，具有利用、保存價值的各種文件材料、圖紙、錄音、錄像等[1]，是對建設(shè)項目進(jìn)行稽查、審計、監(jiān)督、管理、驗收以及鐵路設(shè)備養(yǎng)護(hù)、維護(hù)及破損后修復(fù)的依據(jù)，是改建、擴(kuò)建和實施質(zhì)量保修的重要憑證。

為加強建設(shè)項目管理，規(guī)范項目竣工驗收程序，促進(jìn)建設(shè)項目及時投產(chǎn)運營，提高工程質(zhì)量和投資效益，鐵道部辦公廳早已發(fā)布鐵路建設(shè)項目竣工文件編制移交辦法及有關(guān)規(guī)定，但時至今日，某些項目仍舊因為竣工文件無法及時移交造成工程無法及時驗收交付使用，其主要原因就在于對竣工資料的形成沒有足夠的重視。

1 竣工文件的編制

竣工文件編制工作應(yīng)由建設(shè)單位負(fù)責(zé)組織，施工單位負(fù)責(zé)編制，接管單位檔案部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)協(xié)助，各部門之間在竣工資料的收集、整理、歸檔、移交的四個環(huán)節(jié)中必須相互協(xié)調(diào)，保持一致并做到以下工作同步進(jìn)行。

1.1 布置施工任務(wù)與布置竣工文件編制同步進(jìn)行

建設(shè)單位作為建設(shè)項目的整體監(jiān)督指導(dǎo)部門應(yīng)在開工前根據(jù)項目規(guī)模對項目施工過程中產(chǎn)生的文字材料規(guī)定詳細(xì)的歸檔范圍和內(nèi)容，開工后在第一時間按照接管單位檔案部門的要求，成立專門的機構(gòu)，指定專人負(fù)責(zé)，監(jiān)督、指導(dǎo)、組織各參建單位做好文件材料的形成與積累工作。對于建設(shè)單位如若對各專業(yè)竣工文件的編制和填寫有相關(guān)要求，應(yīng)在此時對各參建單位進(jìn)行詳細(xì)說明并下發(fā)專門指導(dǎo)性文件，如若建設(shè)單位對各專業(yè)竣工文件的編制和填寫沒有相關(guān)明確的要求，那么施工單位的各單項工程負(fù)責(zé)人應(yīng)按各專業(yè)竣工文件的編制內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)的制定并第一時間上報建設(shè)單位促使其形成專門指導(dǎo)性文件，避免日后各個參建單位尤其是施工單位在標(biāo)準(zhǔn)的采用、表格的填寫、相關(guān)資料收集上產(chǎn)生分歧，以至于導(dǎo)致日后資料的大量返工，避免由此帶來的大量人力與物力的浪費和流失。

1.2 工程施工進(jìn)展與竣工文件形成積累同步進(jìn)行

各施工單位要認(rèn)真履行投標(biāo)承諾與合同中關(guān)于竣工文件編制的有關(guān)條款。規(guī)定將這項工作納入到施工技術(shù)管理工作中，并在各級技術(shù)管理部門都應(yīng)有專人負(fù)責(zé)，同時各單項工程的技術(shù)負(fù)責(zé)人要將形成的各種檢查證、試驗報告、原材料出廠合格證等原始紀(jì)錄按照工程項目的內(nèi)容分門別類放置，以防文件材料的散失與損壞并隨時接受各級相關(guān)部門的指導(dǎo)與檢查。

1.3 工程驗收交接與竣工文件交接同步進(jìn)行

建設(shè)項目在辦理竣工驗收前施工單位就應(yīng)編制好已完工程的全部竣工文件，并須保證達(dá)到相關(guān)部門的驗收標(biāo)準(zhǔn)并有足夠的份數(shù)，經(jīng)初驗工作組審查確認(rèn)其達(dá)到齊全、完整、準(zhǔn)確的要求后送接管單位并按照相關(guān)規(guī)定送各級檔案部門歸檔。

2 竣工文件管理過程中各部門要做到的質(zhì)量要求

2.1 齊全完整

應(yīng)該歸檔竣工驗收證書、各項申報表、決算表、建交表、各項報告、檢查證、檢驗批、各種表格、圖紙等要全部收齊，并保證其各項簽字齊全。杜絕各項資料的參差不齊并找出因簽字蓋章不完備而無相應(yīng)法律效力的廢證、廢表、廢圖，將其簽字或蓋章找到相應(yīng)責(zé)任人或部門補齊。

2.2 內(nèi)容準(zhǔn)確

竣工文件內(nèi)各項內(nèi)容必須是真實紀(jì)錄、準(zhǔn)確反映建設(shè)過程和竣工時的工程客觀實際，尤其對于施工過程中產(chǎn)生的各項原始紀(jì)錄、原材料出廠合格證、檢查證、檢驗批、各項試驗報告必須保證其數(shù)據(jù)真實可靠，竣工圖紙的繪制要與現(xiàn)場相符，做到施工圖與對應(yīng)現(xiàn)場一致。

2.3 系統(tǒng)配套、組卷合理

一個建設(shè)項目內(nèi)各個專業(yè)的內(nèi)容，一個單位工程內(nèi)施工資料、圖紙的各項內(nèi)容應(yīng)配套完整。同時要針對各個專業(yè)的內(nèi)容及單位工程對資料組卷進(jìn)行合理劃分，以方便竣工資料的歸檔及檔案部門的管理。

2.4 整潔美觀

竣工文件材料要裝訂美觀、整齊，軟封面和目錄要填寫清楚、準(zhǔn)確、工整、美觀，圖紙圖幅標(biāo)準(zhǔn)、線條清晰、字體工整、反差良好、折疊規(guī)范。

2.5 存放安全

各個部門要配備確保資料安全的庫房和設(shè)備，要有相應(yīng)的防火、防盜、防潮、防有害生物的相應(yīng)措施，保證資料實體及信息安全。各介質(zhì)要符合其所承載的資料的耐久性要求，某些特殊資料如聲像、電子資料等更要保證介質(zhì)的安全可靠。

3 竣工文件管理應(yīng)注意的問題

1)竣工資料在收集和整理的過程中，一定要遵循其形成的規(guī)律，保持各文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同的價值，管理人員確定分類方法，編制出合理分類方案，列出各類目層次和各類目名稱，全面準(zhǔn)確地確定歸檔文件材料的范圍，劃定不同的保管期限，這樣才能反映工程建設(shè)的全過程，又符合人們利用檔案查找的心理預(yù)期，為檢索提供方便。

2)由于大部分工程從項目提出到竣工驗收過程時間長，跨年度較多，分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員應(yīng)按制度及時督促檢查。責(zé)任人工程技術(shù)人員要定期進(jìn)行階段性整理以保證文件條理清晰、齊全完整，在工作變動時，更要按要求將本職工作中形成的各種文件材料進(jìn)行階段性整理，移交本單位檔案人員。

項目檔案是項目建設(shè)、管理過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄[2]，是工程建設(shè)、管理、運行、維護(hù)、改(擴(kuò))建等工作的直接依據(jù)和參考材料，也是落實工程質(zhì)量終身責(zé)任制的重要憑證。竣工資料作為工程檔案的重要組成部分，其重要的地位同樣不容忽視。真實、詳細(xì)的竣工資料是工程的直接反映，為審計、紀(jì)檢和司法機關(guān)提供可靠依靠，促進(jìn)了社會主義物質(zhì)文明和精神文明協(xié)調(diào)發(fā)展，為國家和社會創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

[1] 王松根，張須義.公路工程竣工資料編制指南[M].北京:人民交通出版社，2001.

[2] 蔡友蘭.鐵路工程竣工文件的編制原則與管理要求[J].北京檔案，2007(5):53-54.

[3] 李 紅.淺談公路建設(shè)項目中如何做好竣工資料管理工作[J].建筑科技與管理，2008(7):37-38.

[4] 祁靜靜.提高竣工文件編制質(zhì)量須全過程控制[J].祖國，2009(7):11-12.