會計電算化環(huán)境下的錯賬更正方法

閆文琰

在日常會計核算工作中,無論是手工操作還是會計電算化核算,存在差錯在所難免,其差錯必須通過規(guī)范的會計差錯更正方法來糾正。會計電算化工作可能產(chǎn)生的差錯,歸納起來主要有以下5種類型：一是會計科目運(yùn)用錯誤,二是發(fā)生額多記或少記,三是編制記賬憑證時借貸方用錯,四是有關(guān)經(jīng)濟(jì)事項沒有完整反映,五是會計摘要或原始憑證附件數(shù)量發(fā)生錄入差錯等。至于在手工會計核算中出現(xiàn)的諸如借貸不平衡、會計賬簿登載筆誤、跳行、隔頁等差錯,由于計算機(jī)自動記賬、結(jié)賬,已不可能再出現(xiàn)。筆者通過多年來的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn),考慮到電算化的數(shù)據(jù)處理特點(diǎn),將原來在手工會計環(huán)境下三種(紅字沖銷法、補(bǔ)充登記法和劃線更正法)錯賬更正法改為四種,即負(fù)數(shù)更正法、補(bǔ)充登記法、即時修訂法和逆向操作法。本文以西山煤電集團(tuán)公司使用的企業(yè)之魂財務(wù)軟件為例,對各種更正法進(jìn)行介紹。

1 手工方式與會計電算化方式錯賬更正法的比較

1)更正的側(cè)重點(diǎn)不同。手工記賬方式下錯賬的更正要兼顧記賬憑證與賬簿的修改,未記賬前發(fā)現(xiàn)的憑證錯誤,只需修改記賬憑證;如是賬簿記錯,則只需要修改賬簿;但同時錯誤則都需要進(jìn)行修改。而會計電算化方式下只需對記賬憑證進(jìn)行修改,不用考慮賬簿,究其原因是會計電算化方式下的修改是無痕跡的修改,賬簿會隨著記賬作憑證的修改而更正,不需對其單獨(dú)修改。

2)更正方法的不同。手工記賬方式下,結(jié)賬前發(fā)現(xiàn)的錯誤可以采用紅字沖銷法、補(bǔ)充登記法、畫線更正法三種方法進(jìn)行更正;以后月份發(fā)現(xiàn)的前期錯誤,只能采用紅字沖銷法和補(bǔ)充登記法更正。會計電算化方式下,當(dāng)月報表報出之前發(fā)現(xiàn)的錯誤可采用負(fù)數(shù)更正法、補(bǔ)充登記法、即時修訂法和逆向操作法。由于會計電算化方式下是以磁性介質(zhì)存儲文件的,所以客觀上無法使用畫線更正法;以后月份發(fā)現(xiàn)的前期錯誤,也只能采用負(fù)數(shù)更正法和補(bǔ)充登記法進(jìn)行更正。

2 會計電算化方式錯賬更正法的適應(yīng)范圍

1)負(fù)數(shù)更正法。負(fù)數(shù)更正法是通過對手工會計環(huán)境下的紅字沖銷法進(jìn)行電算化改造而來的。負(fù)數(shù)更正法的適用范圍與手工會計環(huán)境下的紅字沖銷法相同,即適用于：a)發(fā)現(xiàn)本期記賬憑證中應(yīng)借應(yīng)貸科目錯誤。b)本期在記賬以后發(fā)現(xiàn)記賬憑證中應(yīng)借應(yīng)貸科目正確,但所記金額大于應(yīng)記金額。更正時,對于第一種情形,需錄入一張與原記賬憑證科目及方向相同,金額為負(fù)數(shù)的記賬憑證,在摘要欄中注明“沖銷某月某日某號憑證錯誤記錄”,同時錄入一張正確的記賬憑證,在摘要欄中注明“更正某月某日某號憑證錯誤記錄”。對于第二種情形,只需錄入一張與原記賬憑證科目及方向相同,金額為兩者差額且為負(fù)數(shù)的記賬憑證,在摘要欄中注明“沖銷某月某日某號憑證多記金額”。這樣,負(fù)數(shù)更正法不僅能夠滿足計算機(jī)數(shù)據(jù)處理的要求,而且更容易理解,操作更方便。可以預(yù)見,隨著會計電算化的深入發(fā)展,負(fù)數(shù)更正法將得到廣泛應(yīng)用與認(rèn)可。

2)補(bǔ)充登記法。補(bǔ)充登記法是用于更正少記已發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)金額的方法,適用范圍與手工會計環(huán)境一樣,即記賬憑證金額小于應(yīng)記金額(原始憑證所記金額),而記賬憑證的應(yīng)借、應(yīng)貸方向和會計科目正確。更正時,應(yīng)錄入一張應(yīng)借、應(yīng)貸方向和會計科目與原記賬憑證相同,金額為正確金額與錯誤金額之間差額的記賬憑證,補(bǔ)記少記金額。

3)即時修訂法。即時修訂法是指在會計憑證錄入過程中就發(fā)現(xiàn)憑證錄入錯誤而采用的一種現(xiàn)時更正的方法,它主要適用于對事中錯誤的更正。是會計電算化環(huán)境下最常用的一種方法,便捷、安全。下面就企業(yè)之魂財務(wù)軟件中的“憑證處理”為例進(jìn)行簡要說明。

a)憑證在錄入過程中發(fā)現(xiàn)的錯誤,只需把光標(biāo)移到該錯誤項處直接進(jìn)行修改。一般包括對會計分錄的刪除、制單日期、憑證附件張數(shù)、摘要、會計科目、科目金額、核算項目等憑證要素的重新錄入,甚至放棄保存該錯誤憑證等操作等。b)憑證已保存但未審核前如發(fā)現(xiàn)錯誤,更正方法是打開憑證,單擊鼠標(biāo)右鍵選擇“修改憑證”命令或按(Ctrl+Back)或單擊工具欄上的“修改”按鈕進(jìn)入憑證的修改狀態(tài),再把光標(biāo)移到錯誤項進(jìn)行修改和保存即可。

c)對于錯誤較多的憑證,如單項進(jìn)行修改較為繁瑣或已無存在的必要時,可以執(zhí)行刪除命令,具體操作是：打開憑證,單擊工具欄上的“顯示方式”按鈕或按(Ctrl+H)進(jìn)入到系統(tǒng)管理模式下,用光標(biāo)選定要刪除的憑證,選擇工具欄上的“刪除”按鈕或按(Ctrl+Del),按一次,作刪除標(biāo)記,再按一次,系統(tǒng)提示“準(zhǔn)備刪除,刪除后不能恢復(fù)”,單擊“是”按鈕,即完成憑證的刪除。

采用即時修訂法修改憑證時應(yīng)注意三點(diǎn)：第一,對憑證的作廢與刪除必須由該憑證的錄入人員進(jìn)行操作,其他人員不能賦予此項權(quán)限;第二,只有未經(jīng)審核的憑證才能采用即時修訂法,對于已審核的憑證,應(yīng)先采用逆向操作法取消復(fù)核標(biāo)記,再采用即時修訂法進(jìn)行更正;第三,對于從其他子系統(tǒng)傳遞到總賬系統(tǒng)的錯誤憑證,應(yīng)由相關(guān)操作人員進(jìn)入到相應(yīng)的子系統(tǒng)中進(jìn)行修改。

4)逆向操作法。逆向操作法是指從發(fā)現(xiàn)事后錯誤開始,逆向操作到能對該錯誤進(jìn)行即時修改狀態(tài)的方法。逆向操作法不需要填制憑證,它的目的僅僅是使憑證填制人員能夠?qū)﹀e誤憑證進(jìn)行修改,并對修改后的憑證重新審核、記賬、結(jié)賬。由于各種財務(wù)軟件的設(shè)計不同,逆向操作法中的取消結(jié)賬、取消過賬、取消審核及取消初始化的操作也有所不同。企業(yè)之魂財務(wù)軟件中的逆向操作方法具體如下：

a)取消憑證審核。取消憑證審核包括取消出納復(fù)核、取消審核和取消會計主管核準(zhǔn)三種情況。方法是：由系統(tǒng)管理員身份進(jìn)入系統(tǒng)主界面,打開憑證,單擊工具欄上的“顯示方式”按鈕或按(Ctrl+H)進(jìn)入系統(tǒng)管理模式下,將光標(biāo)分別移到需要修改的憑證項后的會計主管、審核、出納項上,同時取消會計主管、審核、出納三人簽名即完成操作。b)取消封存憑證。由具有“封存”權(quán)限的操作員進(jìn)入系統(tǒng)主界面,打開憑證,點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵選擇“封存憑證”進(jìn)入數(shù)據(jù)封存窗口,按“取消封存”并關(guān)閉該窗口后才生效。這里需要注意的是,系統(tǒng)要求所有封存人全部起封后才能對憑證進(jìn)行修改。c)取消年初余額。當(dāng)上年度會計工作結(jié)束后,并其余額轉(zhuǎn)到本年度,賬簿正式啟用后發(fā)現(xiàn)錯誤,確需修改上年數(shù)據(jù)時,由系統(tǒng)管理員身份進(jìn)入系統(tǒng)主界面,將時間調(diào)整到上年將數(shù)據(jù)更改后(操作同取消封存憑證),再在當(dāng)后進(jìn)行重新結(jié)轉(zhuǎn)。

逆向操作法實(shí)際上是通過逆向操作來達(dá)到更改錯賬的目的,此種修改方法除在“操作日志”上留下操作記錄外,在數(shù)據(jù)庫或賬簿中沒有留下任何痕跡,這樣就會給一些別有用心的人提供了弄虛作假的機(jī)會。同時,由于財會人員電算化水平以及對軟件功能理解的偏差,特別是在運(yùn)用跨年度反結(jié)賬功能時,不同年份會計科目體系可能發(fā)生了變化,如果操作失誤,很可能產(chǎn)生賬務(wù)混亂,甚至可能導(dǎo)致整個賬務(wù)系統(tǒng)的癱瘓,造成不應(yīng)有的損失。因此,應(yīng)對逆向操作法的操作權(quán)限予以嚴(yán)格限制,同時,每天都應(yīng)做好賬簿的備份工作。