談醫院綜合檔案室的檔案利用

福建省級機關醫院 楊 丹

醫院檔案是醫院各項工作的真實反映，是醫療工作中不可缺少的信息資源，在醫院發展建設中起著宣傳教育、科學研究、查考憑證、參考依據的重要作用。醫院檔案利用是以利用者為服務對象，以提供醫院檔案室室藏檔案為手段，采取多種形式和方法，開發和提供檔案利用者服務的工作。醫院檔案室是保管檔案的地方，更是提供利用檔案信息的中心，然而由于醫院自身的特殊性，各部門往往以臨床醫療工作為重，綜合檔案室的檔案利用受到極大的制約。

1 醫院檔案室檔案利用現狀

近年來，隨著醫療衛生改革的不斷深入，醫院檔案工作的重點也從原來的以保管為主轉移到保管、開發利用并重上來，醫院檔案管理部門基本上實現了計算機輔助管理，但多數仍停留在目錄級管理檔案上；存在收集歸檔不全，重文書檔案接收，室藏結構不合理，檔案信息加工粗糙，查詢工具單一，檔案利用時效性差，檔案利用率較低，形成很多睡眠檔案等問題。

2 困擾醫院檔案無法最大限度發揮利用的因素

2.1 室藏資源不豐富。醫院綜合檔案室多以文書檔案作為收集整理歸檔的重點材料， 而科研、基建、聲像檔案所占比例偏少，檔案信息資源缺乏強有力的針對性，使得這些檔案信息直接服務于醫院各部門的需求存在著較大的難度，制約著醫院有關部門及人員對檔案信息資源利用的積極性，因此豐富醫院室藏檔案內容刻不容緩。

2.2 受人員和時間的限制，檔案編研工作薄弱。基層醫院的檔案人員多為兼職，沒有更多的時間用于檔案開發和編研，信息資源編輯停留在檔案材料匯編、編寫大事記、組織機構沿革等最基本、最簡單的參考資料上，編研材料內容單一，質量不高、實用性不強，不能發揮醫院檔案應有的作用。

2.3 提供利用方式較為單一， 停留在你查我找階段，檢索工具跟不上。醫院檔案管理的信息化建設未跟上時代要求，醫院檔案管理人員未能主動參與醫院的各項重大活動，將有關醫院檔案的信息內容主動提供給醫院各部門使用，造成檔案管理工作在信息化過程中的滯后和被動。有關基建、設備、照片等門類的檔案主要靠手工檢索，還無法實現計算機檢索查詢。

2.4 醫院自身的專業性限制了綜合檔案資源的利用。醫院的診療、護理等醫療指標的信息大部分來源于病案，作為醫院管理者，多依賴于病案信息進行醫院管理，而占醫院絕大多數的醫務人員則更多通過病案指導科研和學術活動，這種專業的局限性制約了醫院綜合檔案室室藏檔案的廣泛應用。

2.5 醫院檔案管理人員素質參差不齊。部分醫院檔案管理人員的觀念還未從傳統的實體管理向檔案信息管理轉變，工作中仍然從維護檔案的物質安全和提供檔案實體服務為主，并未意識到自己的第一職責是高效率為檔案使用者提供檔案信息。坐等使用者上門是主要的服務方式，而結合醫院中心工作、提供主動服務，針對醫院室藏檔案內容開展方便、快捷的檔案咨詢等行之有效的利用方式難以付諸實施。

3 提高主觀能動性，多管齊下，做好醫院綜合檔案室的檔案利用工作

3.1 加強檔案的宣傳力度。通過醫院報刊和院內網站等各種途徑，大力宣傳檔案的使用價值, 更新觀念，打破檔案的神秘性,樹立開放服務的形象，進一步強化全院職工的檔案利用意識，不斷滿足醫院各科室對檔案信息資源的需要，讓檔案工作更好地為醫院的發展服務。

3.2 豐富室藏資源。首先，可通過實現室藏檔案醫院內部資源共享。利用醫院局域網，將醫院室藏可予公開的檔案實現目錄錄入，建立統一的目錄數據庫，使醫院各部門都能迅速查詢各方面的資料信息。其次，醫院檔案管理人員應積極拓寬檔案收集新渠道，圍繞醫院的發展目標，著眼于醫療服務需求，擴大檔案收集范圍，同時注重重要會議、重要活動以及照片、聲像、設備、榮譽獎牌等實物檔案資料的收集和整理。

3.3 提高檔案編研人員對檔案編研成果的認識。醫院檔案管理人員要樹立強烈的同步意識，摸清醫院檔案利用需求的趨向，及時了解、掌握醫院發展動態，盡可能地參與醫院的重要工作和重大活動，系統完整地收集有關重大活動的檔案資料，圍繞醫院的中心工作、發展動態和主要成果，有針對性地開展檔案編研工作，同時積極做好編研成果的推廣利用，形成檔案信息提供過程中的良性循環。

3.4 完善檢索工具，充分利用現代化科學技術和工具, 使檔案工作逐步走向規范化、數字化、網絡化、社會化。根據醫院的工作實際和發展要求,多渠道地開發、提供檔案利用服務。除了紙質各門類目錄外，還可應用計算機檔案管理軟件，這是一個快捷、方便的查檔方式，檔案管理軟件中除標題外還嵌有全文內容，將大大提高查檔效率，另外，還可在醫院局域網上開辟檔案信息一欄，將醫院的各項規章制度、各種醫療條例以及可以公開的檔案信息資源上網公開，既方便了醫務人員的檔案利用，又提高了綜合檔案的利用率，可謂一舉兩得。

3.5 提高檔案人員的檔案綜合素質。加強檔案人員檔案專業知識的學習，使他們熟練掌握有關計算機及網絡技術，在主動服務、跟蹤服務和開發利用上狠下工夫。通過明確檔案人員職責，樹立責任感和使命感，使他們盡心盡責地做好檔案工作，以此突破傳統檔案利用的種種局限，多方面地開展檔案提供利用工作。

總之，檔案工作的最終目的是提供利用，檔案工作的質量也將通過利用工作來檢驗。所以,加強醫院檔案利用工作，為醫院各項檢查評比、創建等級醫院和其他醫療服務等工作是當務之急，如果利用得好，將會對醫院的經濟效益和社會效益起到突出的作用。