新形勢下的檔案管理工作探析

國家體育總局湛江潛水運動學校 楊 君

新形勢下的檔案管理工作探析

國家體育總局湛江潛水運動學校 楊 君

隨著社會和經濟的不斷發展，檔案管理也進入了知識化和信息化的新時期，新的形勢為檔案管理工作帶來了新的挑戰。本文分析了新形勢下檔案管理工作遇到的問題，并有針對性地提出了應對這些問題的策略。

新形勢 檔案管理 信息管理

一、引言

檔案是組織發展的原始記錄，對于組織精神文化的延續和繼續發展極為重要。檔案管理是通過對原始記錄的搜集整理、分類匯總以及管理利用，以更好地提高工作效率，促進組織的發展。隨著我國改革開放的深化，我國法制化建設和信息化建設的步伐日益加大，檔案管理工作已經邁入了一個規范化、辦公自動化、信息化的新時期。這既給檔案管理工作帶來了新的發展機遇，也帶來了重大的挑戰，如何提升檔案工作為組織和社會服務的作用，推進檔案管理工作的科學和規范管理，是新形勢下檔案工作人員必須思考的問題。

二、新形勢對檔案管理工作的挑戰

1.對檔案管理工作理念的挑戰。傳統的檔案管理工作一般對檔案按時間或類別進行分開整理，重藏輕用。隨著知識經濟時代的到來和信息技術的革新，檔案管理的工作理念必須轉變為以用為主，檔案資源只有轉變為可利用的生產力才能體現其價值。因此，檔案管理工作人員務必將檔案管理的“收藏”觀念轉變為主動開發、主動利用，以用為主的檔案開發觀念。

2.對檔案管理工作人員素質的挑戰。在新的知識經濟和信息經濟的形勢下，檔案管理已經由過去的相對勞動密集型工作轉變為知識密集型工作。檔案管理工作必須具備相應的專業知識和技能，比如對檔案信息技術的掌握、對信息分類技術的利用等等。而目前我國很多企事業單位的檔案管理工員普遍存在著理論水平不高、對先進的信息技術掌握不到位等情況，面對新的發展形勢，檔案管理工作人員必須盡快提升自我素質，以應對職位的新要求。

3.對檔案管理手段的挑戰。目前我國普遍存在著檔案管理信息系統不完善的情況，部分組織的檔案管理工作仍然是傳統手段，采用紙制文件，檔案管理工作人員仍然是按傳統的規則或者經驗進行文件的分類整理。有些組織雖然已經引進了計算機等信息技術，實現了部分檔案資源的網絡化，但對于檔案信息的普及性不夠，很多檔案信息并沒有完全實現信息化，對于檔案資源的開發和利用程度也不夠。由于檔案信息系統的不健全和操作的非便利性，有些單位員工仍然在選擇傳統的檔案信息查閱方式而放棄使用檔案信息系統。

三、新形勢下檔案管理工作的應對策略

1.樹立整個組織先進的檔案管理意識，建立以開發利用為主要目標的檔案管理策略。首先，檔案管理工作的推進必須得到組織高層的重視，將檔案工作納入整個組織的規劃和工作議事日程,實行檔案工作責任制。組織高層對檔案工作應做到政策上有所傾向，工作上有所支持，經費上有所安排,為推進檔案工作的發展創造有利的條件。其次，應當明確檔案管理的目的是為了開發和利用，檔案信息資源開發即根據用戶需求，對檔案信息進行采集、分類和管理，形成二次文獻或更高級編研成果的過程。在知識經濟時代，檔案管理系統的開發必須建立在用戶需求的基礎上，有針對性地根據需求按信息利用的層級、內容進行開發。檔案管理工作人員應樹立全面服務的工作理念，在進行檔案信息系統開發以前，必須同用戶進行充分的溝通，結合用戶需求，以提高用戶檔案調用速度、準確率、全面性為目的，建立方便使用的動態檔案信息系統。

2.加強檔案管理員工隊伍的建設，樹立創新的檔案管理觀念，加大檔案管理員工的培訓力度。檔案管理是一項科學性、技術性和機密性都很強的工作，不僅要求其在職員工具備嚴謹細致、認真負責的工作作風，還要求其掌握相應的檔案管理專業知識及信息技術水平。目前我國檔案管理工作人員對專業水平不高，這就要求單位和員工一起努力，提高檔案管理人員的素質。首先，要建立檔案管理人員素質提升的激勵制度，對主動學習新的檔案管理思想、掌握新的檔案管理信息技術的員工予以獎勵，促使其主動更新知識，提高業務能力。其次，建立檔案管理人員的培訓開發體系，按崗位、分層次、多形式地對檔案管理人員進行培訓。在培訓過程中，既要包括檔案管理的專業知識，使檔案管理人員能夠全面系統地學習檔案專業知識，又要涉及其他學科，如信息技術、管理學、公共關系學等，使檔案管理工作人員具備創意的意識和能力，能根據組織的實際需要開發出適合本單位的檔案信息系統。檔案管理人員的培訓和開發可采取繼續教育、專題講座，實習培訓等多種方式，建立良好的組織學習氛圍，促使檔案管理人員的學習主動性和積極性。

3.實現檔案管理現代化，引進先進的檔案管理信息技術。在知識經濟和信息化時代，檔案管理現代化是經濟發展和社會進步的必然要求。隨著信息技術的發展和辦公自動化的日益擴大化，檔案管理現代化越來越普遍。組織應從促進自身發展建設的角度出發，一方面，應提高檔案基礎設施建設水平，加強檔案庫房設施，完善計算機、復印機、照相機、影印機、錄像機等檔案管理先進硬件設備的建設。另一方面，應加強檔案管理軟件的開發。根據本單位的實際情況，開發合適的檔案管理軟件件。以電子文件歸檔為重點，開展電子文件歸檔管理工作，使檔案工作及早由傳統的紙制檔案向電子政務轉變，推進檔案管理信息化的進程。

四、結語

知識經濟時代的到來、現代信息技術的發展和計算機的普及，給傳統的檔案管理工作帶來了巨大挑戰。面對新的形勢，各組織單位應從檔案管理的理念、方法上緊跟時代步伐，加大檔案管理工作人員隊伍的建設，推進檔案事業的快速發展，確保各項工作能夠快速有效地完成。

[1]任麗麗.論新時期我國人事檔案管理[J].才智,2010,(21).

[2]許美玉.淺談我國人事檔案管理存在的問題及解決對策[J].黑龍江科技信息,2010,(23).

[3]葛紅.基于知識管理的企業檔案工作“三大建設”[J].山東檔案,2010,(3).

[4]劉新喻.電子文件檔案化管理的影響及對策[J].青海師范大學學報(自然科學版),2009,(1).

[5]毛麗萍.以傳統文化引領檔案管理人員提高素質[J].湖南農業大學學報(社會科學版.素質教育研究), 2008,(2).

book=126,ebook=171