加強對檔案電子文件“三性”的保護

徐州供電公司 董 梅

加強對檔案電子文件“三性”的保護

徐州供電公司 董 梅

目前檔案文件分為傳統的紙質文件和現代電子文件兩類。所謂電子文件是指以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文件、電子信函、電子報表、電子圖紙等等。

電子文件是高科技的產物，它的各種性能是由技術決定的，這就為電子檔案管理帶來一些不安全的隱患。因此，對其“三性”（原始性、真實性和完整性）的保護便迫在眉睫。

與紙質文件比較，電子文件有幾個特點：

1. 電子文件需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；

2. 電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；

3. 電子文件的利用是可共享的，不受時間和距離的影響；

4. 電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

正因如此，電子文件的原始性、真實性和完整性才受到前所未有的挑戰，對電子文件以上三性的認定是非常困難的。這主要是因為：

一是電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡。

二是電子文件易于被盜。在網絡上傳遞的電子文件有可能被非法截獲或更改。

三是電子文件易于復制。在不同時間、不同地點、由不同人獲得的同一內容文件可以毫無區別，無法區別其中哪個是“原件”，哪個是“復制件”。

四是電子文件易于“變形”。電子計算機軟硬件技術的不斷更新換代，迫使電子文件必須不斷地適應新的環境，這種適應往往使得電子文件的自身結構、格式產生改變，因此，長期保存的電子文件很可能在結構和格式上與最初形成的大不相同。

五是電子文件沒有了特定的“防偽標識”。電子文件不便于簽字，不再具有特定的字跡。人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性。我們還不能為每一份電子文件蓋章或簽名，因此，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。

電子文件的這些特點使我們無法采用與紙質文件相同的標準和方法來判斷它的“三性”，也就是無法辨別它的真偽，首先需要為它建立一個新的“原始性”概念。對于一份電子文件來說，只要它的內容確確實實是在當時由原作者撰寫或制作出來的，此后又從未修改過，我們就應該承認它是原始的，盡管它沒有固定的載體，沒有實在的物理形態，甚至因轉換而失去了原來的格式。這種“原始性”概念與紙質文件原件的區別主要在于，它拋棄了文件形式上的原始性，僅以文件中所含信息的真實、準確，即內容的原始性為惟一標準。根據現代信息技術的特點和社會各方面對電子文件的需要，我們認為建立這樣一個“原始性”的新概念是適當和必要的，它將是電子文件轉化為電子檔案，全面行使“歷史記錄”和“社會記憶”功能的根本，是電子檔案具有憑證作用和法律效力的基礎。但是，對這種看不見摸不著的原始性加以判斷和維護卻是一件十分困難的、涉及多方因素的事情，這個問題的解決有賴于信息技術的進步、電子文件管理水平的提高以及有關法律的建立和完善。

隨著電子文件的廣泛使用，信息安全技術就顯得特別重要。電子文件歸檔應對存儲載體有嚴格要求，并且明確保護措施，不致因載體原因而對電子文件的原始性、真實性和完整性造成危害。為實現電子檔案長期保存所必須進行的載體轉換也要采取明確的措施，防止在轉換過程中造成信息的損失。電子檔案的利用有許多便捷之處，但是各種用戶和各種形式的利用活動，也會給電子檔案管理帶來一些不安全的隱患，因此必須加強對電子檔案的開發利用活動的管理。

首先要建立電子文件全過程管理的制度。

電子文件從形成到電子檔案的開發利用，中間經過很多環節。哪一個環節的職責不清，制度不明，考慮不周，都可能影響電子文件的原始性、真實性。因此，及早地建立電子文件全過程管理制度，明確各方面的職責要求，就顯得非常重要。如電子文件形成后就應及時進行收集、積累，以防在分散狀態下發生信息丟失。因此，一開始就明確由誰進行收集、積累，如何進行收集、積累，建立收集、積累制度和嚴格的歸檔制度，是保證電子檔案原始性、真實性和完整性的重要措施。電子文件的歸檔范圍、歸檔內容、歸檔時間、歸檔要求等和紙質文件相比，都有很大區別，要明確無誤地作出規定。歸檔時應對電子文件進行全面、認真的檢查，凡不符合要求的，都要有明確的處理措施，不能有絲毫含糊，否則將會對電子文件的原始性、真實性和完整性造成極大危害。

其次要建立電子文件管理的記錄系統。

電子文件形成后因載體轉換和格式轉換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實電子文件的內容沒有發生任何變化，人們便難以確認它的原始性。因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集、積累開始就要進行記錄，記錄電子文件的管理和使用情況。電子文件形成、處理、保管過程的真實記錄可以證實電子文件的原始性和真實性。

電子文件管理系統本身也應具有實時記錄功能，隨時將需要保留的信息記錄下來。由于這種“跟蹤記錄”具有原始性，它可以成為證實電子文件真實可靠的有效依據。對于從收集、積累階段就在網絡系統上傳遞的電子文件，可通過網絡系統的自動記錄功能記錄有關信息；對于以存儲載體方式進行收集、積累的電子文件，還要輔以必要的人工記錄。

再次，要變革檔案人員的知識結構。

我國檔案人員要適應信息技術和檔案事業的發展必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要。可以肯定，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。

另外，各項技術性工作要跟上。

比如，隨著加密技術的改進，可以在電子通信系統中采用“雙密鑰碼”進行加密；可以采用光筆簽名、數字簽名的方式加密；可以利用分組密碼進行消息認證；可以給每個合法用戶一個“通行證”，確保特定用戶進入；可以設置防火墻，凡符合事先制定的網絡安全規定的信息允許通過，不符合的就拒于墻外；可以設置防寫措施，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構。

上述這些技術對于維護電子文件的真實、可靠都具有很好的效果，我們相信，隨著這些技術的完善和普及，電子文件的原始性、真實性可得到更為可靠的認定和更加有效的保護，從而確保電子文件的憑證作用。