教學評估背景下教學檔案管理與改革淺議

劉 昱,劉莉萍

(1.孝感學院教務處,湖北孝感432000; 2.孝感學院化學與材料科學學院,湖北孝感432000)

教學評估背景下教學檔案管理與改革淺議

劉 昱1,劉莉萍2

(1.孝感學院教務處,湖北孝感432000; 2.孝感學院化學與材料科學學院,湖北孝感432000)

本科教學評估對高校教學檔案建設起著積極的促進作用。目前高校的教學檔案管理存在一些問題,高校應以教學評估為契機,加強與改革教學檔案管理。

高校教學;教學評估;教學檔案

本科教學評估體現(xiàn)了國家的教育方針,對高校提高教育質量、完善教學管理、改進校風和學風、提高人才培養(yǎng)質量和水平等,起到了積極的作用,同時對高校教學檔案建設也起著積極的促進作用。高校的教學檔案是高校從事教學活動中自然形成的、有保存價值的真實記錄。從教學評估的情況來看,教學檔案是評估的基礎和依據(jù),因此教學檔案管理水平的高低直接影響著教學評估的結論,而教學評估的過程也會顯露出教學檔案管理中被忽略的問題與不足,從而提出了教學檔案管理工作的新要求。

一、教學評估與教學檔案管理的關系

1.教學評估提高了高校管理者對教學檔案管理重要性的認識。

教學檔案是在教學活動中逐步積累形成的具有參考、利用和保存價值的多種載體形式的原始記錄,能夠完整、準確、真實地反映教學管理的全過程,是教學工作的重要組成部分。我校經(jīng)歷了2005年本科教學工作水平評估和2009年專業(yè)教學合格評估,兩次評估均為合格。在評估過程中教學檔案從定性和定量兩個方面揭示了教學實體的教學質量和管理水平,是教學評估工作中自評報告撰寫的支撐材料和數(shù)據(jù)依據(jù)。無論教學評估的工作程序、指標體系、組織實施如何確定,都要憑借大量的、規(guī)范的教學檔案材料進行綜合分析、全面評價。在此基礎上,管理者不僅提高了對教學檔案管理重要性的認識,而且也隨之開展了教學檔案管理改革[1]。

2.教學評估促進了教學檔案管理的規(guī)范化。

湖北省高校教學評估指標體系,是經(jīng)過專家認真研究制定出來的,在類別的劃分上有很強的科學性和系統(tǒng)性。教學檔案歸檔的材料范圍,主要有上級教育主管部門下達的指令性文件規(guī)定,學校制定的教學計劃、專業(yè)課程設置、學籍管理等。“評估方案”中雖然沒有單獨設立教學檔案的指標,但教學評估的指標體系強化了教學檔案管理的分類,如師資隊伍建設、教學基本建設、教學管理、教學評價與質量監(jiān)控、學風建設、教學研究與教學改革等6個一級目錄,促進了教學檔案管理建立起一套動態(tài)跟蹤的體系,保證了教學檔案具有的科學性、真實性,使教學檔案管理走上了規(guī)范化的道路[2]。

3.教學評估增強了教學檔案信息化管理。

教學評估的實時性特點要求高校提供反映實時教學活動的信息,這不僅對教學檔案管理提出了高要求,也增強了高校教學檔案的信息化管理。我校的教學管理工作已逐漸采用計算機無紙化管理和系統(tǒng)化網(wǎng)絡管理,如教務管理系統(tǒng)、學生網(wǎng)上選課系統(tǒng)、網(wǎng)上評教系統(tǒng)等現(xiàn)代化管理手段的運用,這不僅提高了教學管理現(xiàn)代化水平,而且也形成了大量的電子檔案。教學檔案信息化管理已成為高校信息化建設的重要內容。

二、目前教學檔案管理的現(xiàn)狀

1.歸檔意識淡薄。

檔案的收集工作是檔案管理的起點,在整個檔案管理過程中有著十分特殊的地位。教學檔案不僅具備一般檔案的特點,而且有其他檔案所不具備的分散性特征,在管理上歸檔材料既有來自教學機構、不同教學層面、教師等,也有分散在機關部門和個人手中的,容易因個人工作變動或其他原因而丟失或殘缺。如有些教師認為教學科研成果是自己在教學過程中取得的,應該由自己來管理,擔心歸檔后材料會遺失,對上交檔案材料有抵觸情緒;有些領導為自己使用起來方便、省事,對常用公文,如決定、通知、請示、批復、會議紀要等有存檔價值的材料不主動上交歸檔,等等。造成歸檔材料重復歸檔、不歸檔、漏歸檔現(xiàn)象普遍存在。

2.管理水平較低。

高校目前各教學實體的教學檔案大多由教學秘書兼職管理,他們負責收集、整理、分類、歸檔等工作,然而教學秘書的主要精力在教學管理上,加上大部分教學秘書缺乏系統(tǒng)的檔案管理理論知識和實踐操作技能專業(yè)培訓,對教學檔案的管理主要是憑經(jīng)驗或沿襲傳統(tǒng)來進行,因此各層面工作群體存在著檔案意識的強弱差異。如果部門領導的歸檔意識淡薄,就會造成教學檔案整理分類和管理缺乏系統(tǒng)性、準確性,很容易導致教學實體的教學檔案處于管理缺失的無序混亂狀態(tài)。

3.管理技術手段滯后。

隨著計算機技術、多媒體技術、信息網(wǎng)絡技術的普遍運用,檔案信息利用主體越來越多,傳統(tǒng)的手工操作及經(jīng)驗管理模式已不能適應現(xiàn)代信息社會快節(jié)奏、大容量的需求,教學檔案管理已不再停留于紙質載體和傳統(tǒng)的實體手工管理模式,電子文件已逐漸代替原始的紙質檔案或與之并存。但現(xiàn)實中電子文檔僅作為資料保存的形式,未能完全替代傳統(tǒng)的實體手工管理模式,還未被充分認識與開發(fā)利用,電子文件的管理還遠未受到管理人員的關注。如有的檔案查詢不便、調用遲緩,無法充分發(fā)揮便捷、迅速查找和利用的功能,這顯示出檔案編目檢索不合理、管理技術手段的滯后。

三、以教學評估為契機,加強與改革教學檔案管理

1.貫徹落實檔案管理制度,加強檔案管理法制化。

《檔案法》第五條規(guī)定:“檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則,維護檔案完整與安全,便于社會各方面的利用”。高校是一個崇尚思想獨立、學術自由的區(qū)域,對行政工作方面的政策法規(guī)不重視,以法治檔的難度可想而知。但法制建設是大勢所趨,以法治檔也是必然要求[3]。因此,高校一方面要加大宣傳檔案工作方面的法律法規(guī),提高檔案管理者對依法建檔的認識,轉變傳統(tǒng)的檔案管理主要以行政方法為主,摻雜主觀性和隨意性的觀念,積極參與推進以法治檔。另一方面應在法律框架下建立健全檔案管理的相關制度和實施辦法,改變“以政代法”現(xiàn)象,在檔案管理中加強依法行政。

2.提高教學檔案管理者的素質,促進檔案管理規(guī)范化。

檔案工作是一項專業(yè)性極強的工作,檔案管理者必須掌握與教學專業(yè)相關的科學技術知識和檔案專業(yè)知識,高校應當加強兼職檔案管理隊伍建設,有計劃、有步驟、有針對性地對檔案管理人員進行多種形式的培訓,使他們兼而能專。一方面,可采取“請進來、走出去”的方式,切實提高教學檔案管理人員的業(yè)務能力,如:召開經(jīng)驗交流座談會,組織理論水平較高的專家開設講座,參觀兄弟院校教學檔案管理情況以吸收其他單位優(yōu)良的管理經(jīng)驗;另一方面,可組織教學檔案管理人員開展檔案管理工作方面的課題研究,切實提升教學檔案管理人員的理論水平,促使他們積極探討教學檔案的管理模式,不斷探索管理的新方法,使教學檔案管理更加規(guī)范化。[4]

3.創(chuàng)設良好的管理條件,加快檔案管理的現(xiàn)代化。

檔案管理現(xiàn)代化就是用科學的思想、現(xiàn)代的方法和手段對檔案工作進行有效的管理,并獲得最佳的工作效率和社會效益的工作方法。隨著信息時代的不斷發(fā)展,傳統(tǒng)的手工檔案管理,已逐漸向現(xiàn)代先進技術手段和方式、方法過渡。高校應繼續(xù)加大現(xiàn)代化技術和現(xiàn)代化設施的投入,使教學檔案管理逐步實現(xiàn)文檔一體化、網(wǎng)絡化,努力提高檔案現(xiàn)代化管理水平,逐步實現(xiàn)檔案全文存儲檢索、多媒體檔案信息處理及網(wǎng)絡檔案信息傳輸?shù)馁Y源共享。

4.積極轉變角色,提高教學檔案的服務效率。

教學檔案工作是一項維護高校歷史真實面貌的重大事業(yè),檔案管理者要熱愛檔案事業(yè),牢固樹立全心全意為人民服務的思想,努力做好檔案管理、服務工作。教學檔案建立的目的在于提供利用,管理只是手段。高校教學檔案的管理,就是為了更好地為教學、為教師、為學校發(fā)展服務。教學評估對教學檔案管理人員提出了更高的標準,要求管理人員主動加強檔案管理專業(yè)理論知識和思想政治學習,提高自身的素質修養(yǎng)、知識素養(yǎng)和管理能力,積極尋求由“被動管理”向“主動管理”的角色轉變,積極探索“手工操作”向“信息化管理”轉變的管理模式,逐步由“經(jīng)驗型管理”向“研究型管理”過渡。[4]只有改變觀念、轉變角色,提高教學檔案的服務質量和水平,才能真正做到為高校教學改革和提高教育教學質量服務。

總之,高等教育在改革和發(fā)展過程中,離不開教學評估,而教學評估的基本依據(jù)是教學檔案,因此,加強與改革教學檔案管理是高校管理中的重要環(huán)節(jié)。

[1] 衛(wèi)艷峰.教學評估與高校教學檔案管理改革[J].煤炭高等教育,2006(4).

[2] 嚴志谷,李麗華.關于高校教務檔案管理的探討[J].湖北師范學院學報:哲學社會科學版,1996(5).

[3] 巫彩云.高校教務檔案管理與改革淺議[J].鎮(zhèn)江高專學報,2009(2).

[4] 陸寶君.以評估為契機強化高校院系教務檔案管理[J].蘭臺世界,2007(6).

Abstract:The undergraduate teaching evaluation of the education administration have promoting function on university’s teaching archives management.At present,some problems exist in university’s teaching archives management.University’s superintendents should hold the opportunity of teaching evaluation to strengthen and reform of teaching archives management.

Key Words:teaching of university;teaching evaluation;teaching archives

Study on the Teaching Archives Management and Reform under the Background of Teaching Evaluation

Liu Yu1,Liu Liping2
(1.Department ofTeaching A f f airs,Xiaogan University,Xiaogan,Hubei432000,China;2.School of Chemistry and Material Science,Xiaogan University,Xiaogan,Hubei432000,China)

G647

A

1671-2544(2010)05-0101-03

2010-08-12

劉 昱(1963— ),女,河南開封人,孝感學院教務處助理研究員。

劉莉萍(1968— ),女,湖南常德人,孝感學院化學與材料科學學院檔案館員。

(責任編輯:張曉軍)