檔案管理信息化建設所面臨的問題與對策

周麗霞

(黑龍江省收費公路管理局牡丹江管理處)

信息時代的到來使得社會發生了很大的變化,檔案管理也不可例外的受到了信息化的沖擊,為適應信息化的要求進行了相應的信息化改革與建設,這種建設是一項綜合工作需要考慮多種因素,以一種合理有效的、可操作性強的信息化建設方案推進檔案管理的信息化進程可以起到事半功倍的效果,可是現實中的具體問題是檔案管理不得不面對的。

1 檔案信息化建設的主要任務

《全國檔案事業發展“十五”計劃》明確提出了檔案信息化建設的主要任務是:制定檔案信息化管理的有關標準,研制、推廣檔案管理應用軟件;加強電子文件和電子檔案的管理,做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用,保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效,建立、規范、聯通各區域網絡,建立全國檔案信息網絡,并入國家信息網。

檔案信息化建設的最終目的就是切實加強檔案信息資源的合理配置和科學管理,使檔案信息資源實現數字化、標準化、系統化、網絡化。檔案信息化體系由基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統建設、標準規范建設和人才隊伍建設五個方面構成。我們可以形象地將信息化建設的各方面比做 “路、車、貨、駕駛員、交通規則”。內部網、外部網、互聯網等各種不同類型的網絡就是“路”,計算機的軟硬件是“車”,數字化的檔案信息就是“貨”,檔案 信息化建設的標準規范就是信息高速公路上的“交通規則”。掌握現代信息技術和檔案專業知識的復合型人才就是“駕駛員”。五者缺一不可。

2 檔案信息化建設的要求和原則

檔案信息化建設是檔案工作在網絡時代的必由之路,是深化檔案社會化服務的必然要求。它也是一項耗資大、要求技術含量高的業務建設,檔案館要想在信息化建設中有所建樹,使檔案工作適應社會和時代發展的需要,應堅持量力而行的大原則。

檔案信息化建設的終極目標是最大限度地實現信息資源的社會共享,是一項耗資巨大、復雜的系統工程,都需要高昂的費用,因此在信息化實施過程中,一定要審時度勢,深入調查,科學論證,努力保證軟硬件配置、軟件開發標準和網絡結構等在各實施階段的一致性,將有限的財力用在信息化建設的關鍵部位,保證軟硬件資源的可繼承性,使其既能適應當前信息業的特點和要求,還能符合今后發展和應用的趨勢,盡可能避免資源的浪費。

檔案信息化建設包括基礎設施、管理規范、數據庫等方面的建設,在資金、技術、設備、人才等方面都有很高的要求,對于人力、財力有限的檔案部門來說,獨立完成這些項目存在相當大的難度,這也是制約檔案信息資源建設的一大難題,只有堅持協作的原則,加強與政府信息化辦公室、相關單位的溝通、協調與配合,才能保證這項工作在各階段的順利實施。

檔案信息化建設不僅在量,更在于質,從已于顯現效果的館藏檔案目錄數字化開始,有選擇地對館藏檔案進行全文數字化,在信息服務的特色內容和獨特形式上做文章。用自己的特色信息服務滿足社會需求,使自己的信息具備“惟一性”,并將館藏信息資源加工成系統的、專題的、有序的信息,有機地將它們連接成一個整體,為利用者提供優質、高效的服務。

檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作,信息化的實現不是檔案館某一部門的工作,也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的,它需要所有檔案人員的積極參與與配合,檔案隊伍素質對檔案工作信息化建設的質量起著關鍵的作用,因此,檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。

3 檔案信息化建設存在的問題與對策

檔案管理觀念上的一些問題,制約了檔案信息化建設的進程。目前,檔案部門仍然存在著“為保管而保管,重保管輕利用”的思想,存在著“等、靠、要”、“安于現狀”、“不講求社會效益和經濟效益”的舊觀念,還存在著 “閉架借閱”、“你查我調”的做法?，F代信息社會日新月異,新技術及相關學科理論的不斷滲透,使得檔案管理領域不斷出現新情況、新問題,特別是思想觀念落后、思想認識跟不上時代步伐,缺乏開放和創新意識,成為制約檔案信息化建設的重要因素。

檔案保密和檔案安全受到挑戰。網絡環境下,影響檔案保密和檔案安全因素主要有以下兩方面。

(1)人為因素,檔案部門的安全意識和保密意識不強,往往在自己的檔案網頁上隨意發布信息。對發布的信息缺少嚴格的審查和管理;

(2)技術問題,當前電腦病毒橫行,又加上黑客的惡意攻擊,使得檔案信息的安全和保密受到威脅。

數字化文件歸檔管理問題突出。當前檔案信息系統和網絡建設各行其是,層次不一,規范性、開發性、服務性、共享性較差,不能適應檔案信息資源共享的要求。另外,很多辦公自動化系統設計時沒有檔案管理者參與,或者因檔案管理者缺乏相關知識無法參與,使得數字化文件從生成到歸檔存在著不少問題。

高素質的檔案管理人才嚴重缺乏。信息技術的突飛猛進,促進了檔案管理的變革,原有的管理方式、方法、手段都不能適應信息化管理的要求,因而對檔案管理人員提出更高要求。然而檔案部門從業者整體素質不高,人才缺乏,難于適應信息化建設的要求。

面對以上問題我們應當在以下幾個方面給予充分的重視。

(1)轉變傳統觀念,積極為現代社會服務。破除“重管理設施購置、輕服務研究”的做法,樹立開放意識和創新意識,使得檔案管理有利于檔案信息的利用,服務于經濟建設,服務于社會;變被動服務為“面向社會,多方聯系”的主動服務,拓寬服務渠道,改善服務功能,并用前瞻的眼光來研究利用者潛在的需求,積極主動地為利用者提供方便、快捷的信息服務。同時在加強館際交流,加強宣傳和推銷自己的同時加強檔案信息的開發利用并進行深層次的加工開發檔案信息資源,為信息時代提供優質高效的服務。

(2)建立完善的安全管理制度。檔案管理的服務性決定了檔案館要盡可能多地開發檔案信息,以便提供利用,以達到檔案信息利用功能的最大化,實現檔案信息資源共享,其核心是建立完善的安全管理制度和針對數字化檔案的一整套嚴格的安全措施,從每一個環節解決信息失真的隱患。

(3)健全與檔案信息化相關的標準規范。檔案信息化建設的目的是保證用戶能高效、快捷、簡易地獲取檔案數據庫中的信息。這要求檔案數據庫中信息存儲與呈現必須實現標準化與規范化,兼顧國際標準,做到標準規范,避免檔案信息資源的重復開發、利用率低等問題,為實現檔案信息資源共享奠定基礎。

(4)培養和引進高素質的檔案管理人員。檔案信息化建設的核心內容,就是開發利用檔案信息資源,并與檔案管理工作有機整合。檔案信息化建設是一門專業性很強的工作,它要求管理人員既要有高度的工作責任感,良好的職業道德,辦事細心的工作態度,樂于奉獻的精神,又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識,尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能,全面了解和自覺執行檔案信息管理方面的法律、法規、制度和標準。因此,面對新的形勢,迫切需要造就一支高素質檔案隊伍。如果檔案管理者水平不高。缺乏創新意識,就會成為檔案信息資源開發的瓶頸。因此必須特別重視人才的培養,必須建立 一支適應信息時代的復合型檔案干部隊伍,對在職人員進行各種形式的再教育,以適應新技術發展的需要,同時注意引進多方面的專業人才,充實檔案干部隊伍,建立復合型多層次的專業技術隊伍,以適應檔案管理現代化的需要,適應信息化時代的挑戰。

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