對環保電子檔案管護的一些思考

齊天峰

(云南省環境科學研究院,云南昆明 650034)

對環保電子檔案管護的一些思考

齊天峰

(云南省環境科學研究院,云南昆明 650034)

闡述了環保電子文件的特點,分析了影響環保電子檔案的不安全因素,并提出了在管理和維護環保電子文件的過程中應注意的一些問題。

環保電子檔案;特點;思考

隨著辦公自動化的進一步發展和深化,環保電子文件的推廣和應用和其它行業的電子文件一樣正以幾何級速度不斷增長。環保電子檔案不但能與紙質文件一樣承擔起“環保人記憶”的歷史使命,而且還能充分發揮其存儲密集、處理靈活、傳播迅速、檢索快捷、生動直觀等獨特的優勢,可有效提升環保檔案信息資源的豐裕度、凝聚度、集成度、共享度和適用度,實現環保檔案信息資源管理和開發利用工作的跨越式發展。環保電子文件的大量產生給環保檔案工作帶來了嚴峻的挑戰,如何安全妥善地保管歸檔環保電子檔案成為新時期環保檔案安全保護工作的一個新課題。

1 環保電子檔案的特性

(1)電子文件易于修改,而且改動后可以不留任何痕跡。電子文件一方面為我們編輯、修改文件提供了極其便利的條件,同時也難以保證文件的原始性、真實性。雖然已有一些技術可防止偽造電子文件在“原稿”上刪改,但其內容發生變化的可能性總是比紙稿文件要大得多,從而使人們感到把握其內容原貌的困難。

(2)電子文件制作過程的虛擬使得對其原件的界定難于實現。電子文件的制作者不一定像制作紙質文件那樣必須制作出一份或一批原件來行使其職責,有時它只不過制作一個 “窗口”,將必要的信息集中在一起,并在需要的時候將其輸出。這個“窗口”可以在眾多的電子計算機上顯示出來,也可被不同的收文者拷貝到他的電子計算機存儲器上或轉換成硬拷貝保存起來。在不同的時間、不同的地點、由不同人獲得的同一內容文件可以毫無區別,無法區別其中哪個是“原件”,哪個是 “復制件”。

(3)電子文件具有對設備的依賴性。電子計算機軟硬件技術的不斷更新換代,迫使電子文件必須不斷地適應新的“生存環境”,離開了計算機及相應的軟件,電子文件就無法生成、傳遞、識別,這種適應往往需要以自身結構、格式的改變為代價。因此,長期保存的電子文件很可能在結構和格式上與最初形成的大不相同。

(4)電子文件不再具有固定的存儲載體,根據利用需要,人們可以采用不同的方式輸出。對長期保存的電子文件,還需要定期進行復制,轉換載體,以防信息丟失。電子文件沒有了固定的載體,也就無法通過載體來判定電子文件的原始性。

(5)具有紙制文件和其它文件無可比擬的優越性。電子文件不再具有特定的字跡,人們可以根據需要在不同的地點、不同的場合,以不同的字體、字號將電子文件輸入或輸出,給我們的工作和生活提供了極大的便利。

(6)目前電子文件的簽署技術還不普及,我們還不能為每一份電子文件蓋章或親自簽名,因此,也無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。

電子文件的以上特點決定了我們維護、保存它時的艱巨性。如何保存、維護好電子檔案,使之安全可靠,并永久處于可準確提供利用的狀態,是我們環保檔案工作者急需解決的問題。同時,也對檔案工作者的素質提出了更高的要求,要求電子檔案的管理人員必須具備電子計算機應用及自然科學基礎知識:如高等數學、物理學、化學、電子學、微電子技術、電子計算機技術、辦公自動化及電子計算機輔助設計技術、設備維護及標準化知識等。同時也要掌握檔案管理基礎知識:如檔案學概論、檔案管理學、文書學、檔案保護技術等,還要熟練地掌握英語。

2 環保電子文件存在的不安全因素

(1)載體損害。電子文件信息雖然具有流動性、虛擬性,但它并非虛無的概念,在任何時刻都必須寄存于某種實體,處于某種外部環境,因而受到各種物理因素的制約。如電磁干擾、光輻射、大氣污染、溫濕度等都可對電子文件構成威脅;

(2)電子文件信息的不穩定性。電子文件信息是一種數字信息,數字信息具有流動性、不穩定性的特點,導致其易被修改、丟失或損壞;

(3)設備故障。任何設備都可能因各種原因發生故障,電子文件的生存環境是極其精密復雜的系統,運行過程中發生故障不可避免;

(4)網上黑客的攻擊。電子文件中含有大量有價值和秘密的信息,處于網絡環境中,必然會引來黑客的非法訪問或為了某種目的刪除、修改、重發某些重要信息,使文件所有者蒙受損失;

(5)計算機病毒的入侵。在網絡環境下,計算機病毒已成為一大公害,病毒的更新速度永遠領先于殺毒技術,電子文件信息將始終面臨病毒的侵害;

(6)信息的泄露。計算機在信息處理過程中會產生電磁輻射,在一定范圍內將這些電磁輻射收集起來,通過專用儀器可還原成正在處理的信息。更有甚者,故意將竊聽、竊錄、竊收裝置置入計算機芯片中,對電子信息進行截取。由于這種泄露往往不被人注意,一些重要的、秘密的電子文件信息在不知不覺中就被截獲、篡改;除此之外,自然災害、人為操作失誤、失竊、電源等故障都會造成計算機網絡的種種不安全,從而直接影響電子信息的安全。

3 管護環保電子文件應注意的問題

(1)要保證環保電子檔案的原始性。對于一些較為特殊的環保電子檔案,必須以原始形成的格式進行還原顯示。可采用以下三種方法:一是保存環保電子檔案相關支持軟件,即在保存環保電子檔案的同時,將與環保電子檔案相關的軟件及整個應用系統一并保存,并與環保電子檔案存放在一起,恢復時,使之按本來的面目顯示;二是保存環保原始檔案的電子圖像;三是保存環保電子檔案的打印輸出件或制成縮微膠片。

(2)環保電子檔案形成后應及時進行積累,以防在分散狀態下發生信息損失和變動。在機關辦公活動中形成的環保電子文件一經定稿就不得進行任何修改,環境監測電子文件在收集積累過程中的一切變更都應記錄在案,科研生產中記錄的數據不能隨意改動。并對收集積累起來的電子檔案進行備份。

(3)建立和執行科學的歸檔制度。歸檔時應對環保電子檔案進行全面、認真的檢查,在內容方面檢查歸檔的環保電子檔案是否齊全完整,真實可靠;歸檔的電子檔案是否為最終稿本;環保電子檔案與相應的紙質或其它載體文件內容及相關說明是否一致,軟件產品的源程序與文本是否一致等;在技術方面檢查歸檔電子檔案載體的物理狀態,有無病毒,讀出信息的準確性等。

(4)建立和執行嚴格的保管制度。歸檔環保電子檔案應使用光盤作為存儲介質,對所有歸檔環保檔案應作寫保護處理,使之置于只讀狀態;必要時,也可對存檔電子檔案進行簽署和加密技術處理;在對環保電子檔案進行整理和因軟硬件平臺發生改變而對電子檔案實行格式轉換時,要特別注意防止轉換過程中的信息失真;對環保電子檔案要定期進行安全性、有效性檢查,發現載體或信息有損傷時,及時采取維護措施,進行修復或拷貝。

(5)加強對環保電子檔案的利用活動管理。環保電子檔案入庫載體不得外借,只能以拷貝的形式提供利用。對環保電子檔案的利用者進行利用權限控制,并進行身份驗證,防止無關人員對環保電子檔案系統的非法訪問,防止利用過程中泄密和損傷信息。

(6)建立環保電子檔案管理的記錄系統。環保電子檔案形成后因載體轉換和格式轉換而不斷改變自身的存在形式,如果沒有相關信息可以證實文件的內容沒有發生任何變化,人們將無法確定它的真實性。因此,應該為每一份電子檔案建立必要的記錄,記載文件形成、管理和使用情況,用這些記錄來證實電子檔案內容的真實性。

對環保電子檔案的有效保存與維護,是一項極其重要而復雜的工作。因此,在對環保電子檔案的保存與維護過程中,應充分考慮環境、設備、技術、人員及電子檔案的特點等綜合條件,來制定技術方案和工作模式,并采取有效措施,確保環保電子檔案的安全可靠,能夠永久地處于可準確提供利用的狀態,使其在環境管理與保護、環境監測、環境科學研究中發揮更大的作用。

Consideration on Management of Electronic Document of Environmental Protection Work

Q I Tian-feng

(Yunnan Institute of Environmental Science,Kunming Yunnan 650034 China)

The characteristics of electronic document environmental protection work are summarized.The unsafe factors influencing the electronic document are analyzed,based on which,some key pointed are put forward for managing the documents.

electronic document of environmental protection work;characteristic;consideration

X3

A

1673-9655(2010)增 1-0031-02

2010-04-30