淺談科研物資集中采購的內(nèi)控制度建設(shè)

李小嘯,王 瑋

淺談科研物資集中采購的內(nèi)控制度建設(shè)

李小嘯,王 瑋

科研物資;集中采購;內(nèi)控制度

科研物資是指為完成科研任務(wù)而購置的各類物資。隨著政府采購法的實施,集中采購的范圍不斷擴大和延伸,科研物資采購也存在集中采購的要求。其目的是為了降低科研成本,提高科研經(jīng)費使用效益,獲得更好的售后服務(wù)。但是科研物資集中采購存在權(quán)力過分集中的問題,同時由于科研經(jīng)費自身的特點,如果內(nèi)控制度不健全,極有可能出現(xiàn)科研成本不降反升、規(guī)模不經(jīng)濟、售后服務(wù)質(zhì)量差、腐敗等問題。因此,科研單位在進行科研物資集中采購過程中必須重視內(nèi)控制度建設(shè),通過完善有效的內(nèi)控制度讓集中采購的優(yōu)勢發(fā)揮得更好。科研物資集中采購的內(nèi)控制度建設(shè)應(yīng)主要從以下幾個方面入手。

1 不相容崗位(職務(wù))相分離控制

不相容崗位(職務(wù))是指那些如果由1個人擔(dān)任既可能發(fā)生錯誤和舞弊行為,又可能掩蓋其錯誤和舞弊行為的崗位(職務(wù))[1]。不相容崗位(職務(wù))相分離的核心是“內(nèi)部牽制”,要明確各個機構(gòu)和崗位的職責(zé)權(quán)限,使不相容崗位和職務(wù)之間能夠相互監(jiān)督、相互牽制,形成有效的制約機制。在科研物資集中采購過程中首先要明確哪些崗位(職務(wù))屬于不相容崗位(職務(wù))。采購過程的不相容崗位(職務(wù))一般包括:采購審批與采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦、采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦與采購會計記錄、采購會計記錄與科研物資保管、采購審批與監(jiān)督檢查等。其次,要落實不相容崗位(職務(wù))必須相互分離的原則。只要是不相容崗位(職務(wù)),在單位編制配置允許的條件下都應(yīng)實行相互分離。

2 授權(quán)審批控制

科研物資集中采購的授權(quán)審批控制是指在辦理科研物資集中采購相關(guān)業(yè)務(wù)時,必須經(jīng)過規(guī)定的授權(quán)批準。授權(quán)審批制度是管理層履行管理職責(zé)的重要手段和途徑,科研單位在制定授權(quán)審批制度時,要明確科研物資集中采購授權(quán)審批的范圍、權(quán)限、程序等,做到逐級審批,分工負責(zé)。授權(quán)審批控制不僅是采購業(yè)務(wù)順利開展的要求,也是經(jīng)濟法規(guī)和財務(wù)管理要求,例如只有經(jīng)過單位法定代表人授權(quán)簽訂的采購合同才具有法律效力,未經(jīng)授權(quán)的采購合同沒有法律效力。授權(quán)審批制度簡單地說就是“采購合同的簽訂要有授權(quán),采購款項的支付要有審批”。

3 計劃控制

科研物資集中采購的計劃控制包含兩方面的含義:一方面是采購活動本身的計劃控制。采購部門可根據(jù)科研任務(wù)的實際需求,兼顧臨時性需求,制定切實可行的采購年度計劃和零星采購計劃,盡量減少采購活動的隨機性、盲目性,不斷提高批量采購、規(guī)模采購的程度,提高采購效益。另一方面科研任務(wù)本身的計劃控制。除科研基礎(chǔ)條件建設(shè)外,大部分科研集中采購的物資都是科研任務(wù)開展所必需的物資,科研物資采購計劃必須與科研任務(wù)計劃保持一致,體現(xiàn)科研任務(wù)的進度安排。科研計劃的控制通常由科研業(yè)務(wù)主管部門負責(zé)實施。

4 預(yù)算控制

全面預(yù)算管理是統(tǒng)籌經(jīng)費使用、貫徹管理層管理意圖、保證經(jīng)費使用效益最大化的重要手段。預(yù)算控制的內(nèi)容應(yīng)涵蓋采購活動的全過程。在科研物資集中采購過程中,首先,預(yù)算控制必須明確采購所需預(yù)算經(jīng)費來源。科研物資采購所需經(jīng)費根據(jù)來源不同可以分為動用單位留用經(jīng)費和科研任務(wù)經(jīng)費,不管經(jīng)費來源于何處,為保證采購活動的順利實施都必須先確定經(jīng)費來源。其次,要確定預(yù)算的項目和標(biāo)準。確定預(yù)算項目和標(biāo)準必須進行大量的調(diào)研,使預(yù)算標(biāo)準盡可能與實際開支保持一致,同時滿足科研任務(wù)的實際需求。第三是確定采購預(yù)算的編制方法、上報匯總程序。在實際工作中,科研物資集中采購預(yù)算的編制應(yīng)針對不同采購項目而有所不同,但是不管采用自上而下還是自下而上的方法,其決策權(quán)都應(yīng)落實在內(nèi)部管理的最高層,由這一權(quán)威層次進行決策、指揮、協(xié)調(diào)。第四是審定采購預(yù)算并下達預(yù)算指標(biāo)。第五,預(yù)算執(zhí)行過程的監(jiān)控、預(yù)算調(diào)整、預(yù)算業(yè)績的考核和獎懲。科研經(jīng)費預(yù)算控制通常由財務(wù)部門負責(zé)實施。

5 采購程序化控制

采購程序化是指按照開展采購活動各環(huán)節(jié)的先后次序,組織實施科研物資采購,保證采購任務(wù)順利進行[2]。采購是一項政策性、技術(shù)性很強的工作,必須按照明確的程序和方法進行組織,才能保證采購規(guī)范有序。首先,要建立規(guī)范的采購程序。科研物資采購程序應(yīng)嚴格按照編制采購預(yù)算、下達采購計劃、組織實施采購、組織質(zhì)量驗收、集中支付資金等程序組織實施。其次,要以健全的采購制度為基礎(chǔ),建立起分段管理、分工協(xié)作、有效監(jiān)督、順暢高效的管理體制,劃清各職能部門和采購機構(gòu)的職責(zé),對采購預(yù)算、采購計劃、采購實施、經(jīng)費支付等環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)流程、操作流程作出規(guī)范,從而保證采購活動規(guī)范、有序、健康運行。在實際科研物資采購工作中,要從需求計劃的提出、采購預(yù)算的明確、采購計劃的匯總、采購操作的實施等環(huán)節(jié)逐一規(guī)范,盡可能地縮短、簡化程序環(huán)節(jié)的鏈條,減少采購工作中的審批事項和工作職責(zé)的重復(fù)交叉,最大限度地為采購機構(gòu)提供便利條件。要明確采購工作各環(huán)節(jié)的崗位責(zé)任制,規(guī)范各崗位的工作時限和質(zhì)量要求,將提高采購效率的目標(biāo)要求落實到采購工作的各個環(huán)節(jié)、各個崗位,從而實現(xiàn)采購活動規(guī)范運行、順暢高效,為科研提供方便快捷的服務(wù)。

6 績效考評控制

對科研物資集中采購活動進行績效考評是內(nèi)控制度建設(shè)中非常重要的一個環(huán)節(jié),但是目前很多單位對這一控制環(huán)節(jié)的建設(shè)重視不夠。首先要對科研物資采購活動設(shè)置科學(xué)的考核指標(biāo)體系,績效考評體系通常包括群眾滿意度評價、科研經(jīng)費使用效益、科研物資質(zhì)量和后續(xù)服務(wù)等方面,對采購活動中各職能部門和全體員工的業(yè)績進行定期考核和客觀評價,并將考評結(jié)果作為確定干部晉升職務(wù)、獎勵、處分等的依據(jù)。績效考評控制通常由人力資源部門負責(zé)實施。

7 結(jié)束語

科研物資集中采購的內(nèi)控制度建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程。完善的內(nèi)控制度建設(shè)對于提高科研經(jīng)費使用效益是非常必要的,但是由于內(nèi)控制度自身固有的局限性和成本效益的考慮,它的監(jiān)督不可能面面俱到,特別是對集體串通舞弊等行為常常無能為力,因此實施內(nèi)部控制建設(shè)必須與政治思想建設(shè)緊密結(jié)合,雙管齊下,用內(nèi)控制度約束人,用思想教育感染人,使采購業(yè)務(wù)相關(guān)人員自覺抵制各種不良習(xí)氣的侵襲,真正做到內(nèi)強素質(zhì),外樹形象,有效防范各種風(fēng)險,保證采購工作順利開展。

[1] 全國會計專業(yè)技術(shù)資格考試領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室.高級會計實務(wù)科目考試大綱(2008年)[M].北京:經(jīng)濟科學(xué)出版社,2008:116-136.

[2] 佟勝海.正確處理現(xiàn)代軍事采購的若干重大關(guān)系[J].后勤學(xué)術(shù),2006,(8):48-51.

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1009-0754(2010)03-0253-02

2010-05-07)

(本文編輯:林永麗)

200433 上海,海軍醫(yī)學(xué)研究所管理處