淺談現(xiàn)代檔案人員對(duì)電子文件的管理及應(yīng)用

江玲玲

（蚌埠學(xué)院，安徽 蚌埠 2 3 3 0 3 0）

淺談現(xiàn)代檔案人員對(duì)電子文件的管理及應(yīng)用

江玲玲

（蚌埠學(xué)院，安徽 蚌埠 2 3 3 0 3 0）

所謂電子文件，即指以計(jì)算機(jī)磁盤、光盤等磁性材料為載體，由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代的辦公設(shè)備來進(jìn)行迅速處理與傳遞的文件材料.電子文件作為非紙質(zhì)文件，不受時(shí)間、距離的影響，可以實(shí)現(xiàn)資源共享，并且大大減少了保存場(chǎng)地的面積.本文將就現(xiàn)代檔案人員在檔案工作中關(guān)于電子文件的應(yīng)用與不足進(jìn)行分析，并對(duì)其管理與安全措施作出一些建議.

現(xiàn)代檔案；電子文件；收發(fā)保密；管理應(yīng)用

“十一五”期間的檔案信息化建設(shè)首要任務(wù)，即是進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)與資源共享，實(shí)現(xiàn)社會(huì)信息化.因此，現(xiàn)代檔案人員對(duì)于電子文件的管理應(yīng)用就突顯出重要.本文將就此展開論述.

1 檔案工作中電子文件的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)以及不足

檔案事業(yè)的發(fā)展，人工智能模式的識(shí)別系統(tǒng)，已經(jīng)被逐步推廣應(yīng)用，有助于檔案的真實(shí)性鑒別.此外，新型的流媒體技術(shù)也在檔案多媒體中開始采用，為用戶利用網(wǎng)絡(luò)來遠(yuǎn)程獲取時(shí)基性強(qiáng)、數(shù)據(jù)量大的多媒體檔案提供了條件.在檔案信息公眾服務(wù)方面，我國(guó)也建立了眾多的數(shù)字檔案館.

例如沈陽市檔案館等借助于光盤存儲(chǔ)器實(shí)現(xiàn)的檔案全文信息存儲(chǔ)與檢索系統(tǒng)；清華大學(xué)檔案館對(duì)多媒體檔案的信息處理；浙江省檔案館采用的自動(dòng)標(biāo)引技術(shù)；以及北京市檔案館等將部分檔案管理信息聯(lián)機(jī)進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)共享等，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，提高了檔案的管理水平.

現(xiàn)代檔案工作中，電子文件在管理應(yīng)用過程中有以下幾種特點(diǎn)與不足：

1.1 電子文件方便修改，且不易留改動(dòng)痕跡.電子文件其內(nèi)容便于修改的特質(zhì)，使其內(nèi)容發(fā)生變化相對(duì)紙質(zhì)文件的可能性要大得多.目前，一些現(xiàn)有的防止偽造電子文件技術(shù)也處于初步階段，不僅造成人們感到難以確定電子文件內(nèi)容的原始性，也使電子文件在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的過程中有被非法截獲或更改的可能.

1.2 電子文件技術(shù)更新迅速，格式易變動(dòng).由于計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的更新?lián)Q代十分迅速，進(jìn)而基于此的電子文件也因此需要改變自身結(jié)構(gòu)、格式來適應(yīng)技術(shù)的變化.致使電子文件經(jīng)過長(zhǎng)期保存情況下，很有可能會(huì)在結(jié)構(gòu)與格式上同最初形式相比有所不同.

1.3 電子文件無固定載體，并且不具有特定字跡.電子文件不具有固定存儲(chǔ)的載體，以及特定的字跡.并且可根據(jù)使用者的需要，采用不同方式的輸出.但也由于電子文件這一特性，使得需要進(jìn)行長(zhǎng)期保存的電子文件，在經(jīng)過定期的復(fù)制、裁體的轉(zhuǎn)換過程后，難以通過載體與字跡途徑判定其完整性.

1.4 電子文件的簽署技術(shù)尚未普及，因此，在法律效力方面，尚無法實(shí)現(xiàn)電子檔案的憑證作用.

1.5 現(xiàn)代檔案工作人員有待提高應(yīng)用管理電子文件的素質(zhì).電子文件管理作為一門新型檔案管理的學(xué)科，需要檔案人員不僅應(yīng)具備檔案管理的知識(shí)，同時(shí)需要盡快掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)電子文件進(jìn)行有效的管理.

針對(duì)上述特點(diǎn)與不足，檔案工作中電子文件的應(yīng)用效率的提高，需要依托于信息技術(shù)的進(jìn)步及其相關(guān)法律的建立與完善.同時(shí)需要建立科學(xué)完整的管理制度.

2 電子文件的保密與安防技術(shù)

2.1 文件加密技術(shù).電子文件可以用雙密鑰碼進(jìn)行文件加密，即在網(wǎng)絡(luò)中，每一位加密者配有一對(duì)密鑰：一個(gè)是加密密鑰，可以公開；另一個(gè)解密密鑰，需要進(jìn)行嚴(yán)格保密.發(fā)方須使用收方公開的密鑰發(fā)文，而收方則用自有的解密密鑰進(jìn)行解密.如此，任何人都可以使用公開密鑰來向收方進(jìn)行電子文件的發(fā)送，只有收方能夠識(shí)別此加密電子文件的內(nèi)容.由于使用不同密鑰進(jìn)行加密與解密，因此他人無法從所截獲密文中解出原文內(nèi)容，從而保證文件傳輸安全.

2.2 防寫入技術(shù).防寫入技術(shù)是指采取不可逆的記錄介質(zhì)，從而防止用戶對(duì)電子文件的內(nèi)容加以更改.例如可以將文件設(shè)置成“只讀”的狀態(tài)；或者在存儲(chǔ)過程中使用只讀光盤，使用戶只可以讀出信息而并不能寫入或刪除信息；或利用一次寫入性光盤，用戶只能進(jìn)行讀信息與追加記錄的操作，不能刪除原有信息.

2.3 文件簽署技術(shù).文件簽署技術(shù)，有兩種方式：手寫式光筆簽名與證書式數(shù)字簽名.手寫式光筆簽名，是指由專用光筆在屏幕上直接簽名，形式直觀、真實(shí)；證書式數(shù)字簽名，是指采用上文提到的“雙密密鑰”手法在電子文件上簽名，數(shù)字簽名是采用特定的字母數(shù)字串，發(fā)送方利用自身不公開密鑰來對(duì)所發(fā)出電子文件進(jìn)行加密的處理，進(jìn)而生成“數(shù)字簽名”，其與電子文件一起進(jìn)行發(fā)出，與此同時(shí)，一并帶走可使數(shù)字簽名生效的公開密鑰.而相對(duì)應(yīng)的，接收方則使用發(fā)送方的公開密鑰而運(yùn)用特定計(jì)算方法來對(duì)簽名進(jìn)行解碼檢驗(yàn).若結(jié)果位字符串與傳輸一致，則可以斷定兩點(diǎn)：首先，此電子文件來自發(fā)送方，并且內(nèi)容未被人作過修改，從而得以證明其原始性；其次，發(fā)送方必須承認(rèn)此份電子文件確實(shí)由自己發(fā)出，全權(quán)負(fù)責(zé)其產(chǎn)生的效應(yīng).使用此種簽名方式，需要向例如電子郵件安全認(rèn)證站點(diǎn)、數(shù)字標(biāo)識(shí)授權(quán)機(jī)構(gòu)等專業(yè)的技術(shù)管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行注明，這些機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)向用戶進(jìn)行有限期密鑰與數(shù)字證書的發(fā)放，并進(jìn)行用戶有效身份的認(rèn)證.

2.4 信息封鎖保存技術(shù).信息封鎖技術(shù)的原理，是指計(jì)算機(jī)將電子文件的信息資源儲(chǔ)存到保險(xiǎn)柜內(nèi)，進(jìn)行永遠(yuǎn)留存，若因誤操作或病毒影響而使外部的信息資源受到破壞，計(jì)算機(jī)即可以從保險(xiǎn)柜內(nèi)提取原始信息，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)的零維護(hù).此種方式操作簡(jiǎn)單迅速，不過于占硬盤空間與內(nèi)存，即插即用，智能集成.

2.5 身份驗(yàn)證手段.身份驗(yàn)證手段，可以防止無關(guān)人員侵入系統(tǒng)進(jìn)行文件或數(shù)據(jù)的非法訪問.常見方法即為授予合法用戶“通行字”，借以代表該用戶的身份.其中，通行字可以由數(shù)字、字母或者特定的符號(hào)組成，并且保證只由用戶本人與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)所知.合法用戶進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行訪問時(shí)，首先需要輸入通行字，然后計(jì)算機(jī)自動(dòng)將該通行字與有關(guān)該用戶資料進(jìn)行驗(yàn)證訪問，若驗(yàn)證不合格，則系統(tǒng)拒絕訪問.

2.6 訪問控制技術(shù)——防火墻.防火墻作為一種訪問控制技術(shù)，是指在網(wǎng)絡(luò)邊界上建立網(wǎng)絡(luò)通信監(jiān)控系統(tǒng)，從而監(jiān)測(cè)所有通過的數(shù)據(jù)流，允許符合條件的信息通過，拒絕含有潛在風(fēng)險(xiǎn)的信息.實(shí)現(xiàn)防火墻功能，所用的技術(shù)主要有：數(shù)據(jù)包過濾、應(yīng)用網(wǎng)關(guān)與代理服務(wù)等.防火墻可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全，使被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的信息與結(jié)構(gòu)不受侵犯，從而保護(hù)網(wǎng)絡(luò)電子文件的真實(shí)性.

2.7 網(wǎng)絡(luò)隔離技術(shù).網(wǎng)絡(luò)隔離技術(shù)，是指在一臺(tái)計(jì)算機(jī)上利用物理隔離實(shí)現(xiàn)內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間的隔離.從而確保計(jì)算機(jī)外網(wǎng)在遭到攻擊與毀壞之時(shí)，內(nèi)網(wǎng)能夠安全，保證網(wǎng)上文檔系統(tǒng)的保密安全.

上述信息保護(hù)技術(shù)的采用，確保了計(jì)算機(jī)的信息資源安全.現(xiàn)代檔案工作者可以針對(duì)以上技術(shù)進(jìn)行研發(fā)，確保電子文件的應(yīng)用發(fā)展更加完善.

3 現(xiàn)代檔案對(duì)電子文件應(yīng)用的管理措施

3.1 建立完善的電子文件的管理與監(jiān)督制度.完整的審查制度的建立，可以從源頭上確保電子文件的原始性與真實(shí)性.在電子文件系統(tǒng)中，應(yīng)使用規(guī)范的語言與格式.監(jiān)督與審查制度可以明確具體管理措施，提高電子文件管理人員的責(zé)任心，使其養(yǎng)成認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng).

3.2 電子文件的管理過程職責(zé)明確.電子文件由生成至歸檔通常經(jīng)過多個(gè)部門，這些部門在工作中互有交錯(cuò)的范圍.同時(shí)，對(duì)于合作制作的電子文件或者一些大型的輔助設(shè)計(jì)項(xiàng)目，則必須要明確電子文件管理體系與職責(zé)范圍，特別是制作人員的職責(zé)范圍.從而避免由于誤操作或者有意的增刪改而造成電子文件失真.

3.3 電子文件全過程管理制度的建立.電子文件的全過程由形成后以防處于分散狀態(tài)下而發(fā)生信息丟失得收集、積累工作開始，經(jīng)過整理與歸檔保證電子檔案原始、真實(shí)與完整性，通常還會(huì)進(jìn)行電子文件的移交、保管過程，以及保密手段與鑒定檢查過程進(jìn)而結(jié)束.由于電子檔案的使用有許多便捷之處，同時(shí)也帶來許多不安全的隱患，因此，對(duì)于電子檔案的開發(fā)利用的加強(qiáng)管理顯得尤為重要，只有建立健全的電子文件全過程的管理制度，才能確保最終歸檔電子文件的可靠性.

3.4 電子文件管理記錄系統(tǒng)的建立.電子文件不同于一般的紙質(zhì)文件，紙質(zhì)原件中包含的內(nèi)容以及形式特征不會(huì)因移交等過程而發(fā)生變化，可以確保其原始性.但是電子文件在形成后，會(huì)由于載體與格式的轉(zhuǎn)換而改變自身的存在形式.因此，需要有相關(guān)信息對(duì)電子文件的內(nèi)容是否發(fā)生變化進(jìn)行證實(shí)，否則將難以確認(rèn)其原始性.所以有必要為電子文件建立形影的記錄制度.記錄系統(tǒng)應(yīng)從文件的收集、積累開始，記錄電子文件的管理與使用狀況.從而成為證實(shí)電子文件是否真實(shí)可靠的有效依據(jù).對(duì)于在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上進(jìn)行收集、積累階段的電子文件，可由網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自動(dòng)記錄的功能來記錄有關(guān)信息；而對(duì)于通過存儲(chǔ)載體進(jìn)行收集與積累的文件，則要加以必要的人工記錄.

3.5 檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高.電子文件的管理，一方面需要增加計(jì)算機(jī)專業(yè)的系統(tǒng)分析、設(shè)計(jì)人員進(jìn)行軟件編制與硬件維護(hù).另一方面，現(xiàn)代檔案人員需要提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，從而能夠系統(tǒng)與科學(xué)的進(jìn)行電子文件管理操作.做到不利用部門電子文件系統(tǒng)進(jìn)行個(gè)人事務(wù)的處理；不利用電子郵件系統(tǒng)訪問未經(jīng)授權(quán)的信息；不得私自侵入他人系統(tǒng)，不盜用他人密碼與信箱；不利用部門的電子文件系統(tǒng)進(jìn)行非法消息的傳播.

總之，對(duì)電子文件的管理是擺在檔案工作者面前的新課題.我們必須重新審視檔案工作者的職責(zé)和任務(wù)，據(jù)此調(diào)整工作思路和更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，既要懂得紙質(zhì)文件的一套管理方法，也要懂得電子文件信息形成、傳輸和管理的操作知識(shí)，以適應(yīng)電子時(shí)代的需要.

〔1〕何佩婷.檔案管理中的問題分析及其安全防范措施[J].建筑安全，2010(2).

〔2〕洪京玉，陳美榮.關(guān)于歸檔紙質(zhì)文件與電子文件整理的思考[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2009(2).

〔3〕馬燕.檔案信息化管理體系構(gòu)建的思路[J].中國(guó)交通信息產(chǎn)業(yè)，2010(1).

〔4〕王蘋.淺談電子文件歸檔管理[J].航空標(biāo)準(zhǔn)化與質(zhì)量，2010(1).

〔5〕馬興國(guó)，郝長(zhǎng)虹.電子文件對(duì)檔案工作的影響及對(duì)策[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2009(2).

〔6〕于英香.我國(guó)電子文件管理研究的三次轉(zhuǎn)折[J].檔案學(xué)通訊，2010(1).

〔7〕董小鷗.淺議建立電子檔案文件的歸檔制度[J].機(jī)電兵船檔案，2009(2).

〔8〕林衛(wèi)華.電子文件檔案管理存在的問題及對(duì)策分析[J].中小企業(yè)管理與科技(下旬刊),2010(1).

G 2 7 1

A

1673-260X（2010）10-0164-02