對高校檔案編研工作的幾點思考

王桂巖

（赤峰學院 綜合檔案室，內蒙古 赤峰 024000）

對高校檔案編研工作的幾點思考

王桂巖

（赤峰學院 綜合檔案室，內蒙古 赤峰 024000）

高校檔案編研工作是高校檔案工作的重要組成部分.本文提出了高校檔案編研工作的意義及作用，闡述了高校檔案編研工作所具有的特點、編研的范圍和編研的形式.最后，在高校教育體制改革不斷深入和發展的大趨勢下，對高校檔案編研工作提出了自己的看法和建議.

高校；檔案；編研

高校檔案編研工作是提煉高校檔案內涵的一項艱辛且有價值的勞動，它是系統開發高校檔案資源的重要手段，也是高校檔案管理的最高境界.隨著高校教育體制改革的不斷深入和發展，高校檔案工作，特別是高校檔案的編研工作，與高校其它工作一樣，始終發揮著極其重要且不可替代的作用.

1 高校檔案編研工作的意義和作用

1.1 為高校教學、科研及行政管理提供及時準確的信息

高校檔案真實地記錄了高校歷年來艱苦創業、曲折發展的全過程，具有較大的信息量和較高的科學價值.高校檔案部門通過對這些檔案進行分析研究，經過提煉，去粗取精，去偽存真，綜合加工，將準確的、可靠的各種檔案信息，按要求、按專題分門別類編輯檔案系列匯編提供給各級領導、業務部門調閱使用.利用這些編研成果，調閱使用人員可少花時間、少費精力，獲得自己所需要的全面完整和準確可靠的檔案信息.通過編研工作，還可以解決檔案文獻數量大、保存分散的狀況同人們利用要求的專題性、集中性之間的矛盾，它的突出作用集中表現為：提供方式的主動性、檔案史料的系統性、發揮作用的廣泛性.改變過去那種“看門守攤”和“你查我調”的被動服務方式，使“死檔案”變成“活信息”，最大限度地發揮檔案的信息功能作用，為高校教學、科研及行政管理提供及時準確的信息.

1.2 為高校領導決策提供準確最佳信息

高校檔案部門不能停留在“借借還還”這種服務方式上，要改變人們把高校檔案部門工作看作是資料庫和圖紙庫的模糊認識.高校檔案部門要根據本校教學、科研、行政管理工作的需要，充分利用檔案信息資源，開拓編研新路子，濃縮檔案信息精華，按一定專題對檔案文獻進行收集、挑選、考訂、加工，編出具有前瞻性的對實際工作具有指導作用和參考價值的檔案編研精品，最后以出版的方式將檔案編研材料提供給本校領導及相關部門使用，為領導決策提供準確最佳信息，為學校發展作出積極的貢獻.

1.3 是保持高校檔案原件長遠流傳的重要措施

檔案是黨和國家的寶貴財富.高校檔案是國家檔案的重要組成部分.加強對高校檔案的保護，最大限度地延長高校檔案的壽命，是高校檔案部門的重要職責.通過編研工作，可以編印多份檔案文件匯編和以檔案為基礎編寫的檔案參考資料，減少利用者反復使用原件，避免檔案遭到損壞和遺失，有利于檔案原件的世代流傳.

2 高校檔案編研工作的特點、范圍和形式

高校檔案編研工作以高校檔案為主要對象，在檔案數量不斷增多、類型多種多樣、內容豐富的情況下，要摸清庫存，了解家底，全面掌握檔案情況，在加工整理、分析研究的基礎上，編輯參考資料，撰寫專題文章，形成編研成果.其自身特點：

一是實用性.高校檔案是學校本身在教學、科研、行政管理實踐活動中形成的歷史記錄，其主要服務對象是本學校，因此，高校檔案編研工作首要的特點就是實用性.應從本校的實際出發，確定編研課題，撰寫出符合本校發展需要的檔案編研成果.

二是技術性.拿高校教學檔案來說，教學檔案記載了教學管理工作的內容、途徑和效果，準確地反映出學校各個歷史時期的教學管理、教育質量面貌，在高校全部檔案中具有特殊的重要作用.檔案編研人員要對這些教學檔案進行分析研究，比較評價，綜合歸納，了解、熟悉這些檔案所記述和反映的教學業務專業知識，這樣才能拿出合格的檔案編研成果.因此可以說，高校檔案的編研工作也是一項技術性的工作.

三是真實性.編研人員必須尊重歷史、尊重科學、尊重本校發展規律，實事求是地開展檔案編研工作.因此，編研成果的內容和所取得的數據等都必須準確無誤，不僅選題要科學，選材要忠于原文，而且在編研過程中要認真細致、一絲不茍，一個數據、一段文字都要仔細核對，絕不能出錯，確保檔案編研成果的真實性.

高校檔案編研工作的范圍，按不同加工層次檔案編研成果的類型主要有三個層次：

第一層次是根據高校教學、科研、行政管理等活動中形成的原始文件，按時間或不同類別匯編成冊.一次加工檔案編研成果主要是利用原始文件或復印件匯編而成，基本保持檔案原貌，繼續發揮依據作用，其加工編輯比較簡單.如《高校年度發文匯編》、《干部職務任免匯編》、《專業技術職務匯編》等.

第二層次是對原始文件進行摘錄、縮編、剪輯，并按一定要求重新組織編寫而成.按專題特點，進行加工歸納，形成概要性、介紹性資料.如《大事記》、《組織機構沿革》等.二次加工檔案編研成果改變了檔案原來的面貌，針對性強，信息相對集中，提供利用簡便迅速，既有依據作用，又有參考作用.現有的高校檔案編研成果大多數屬于此類.

第三層次是對檔案資源進行分析研究和歸納的基礎上，編寫形成的一種新的參考材料.如《高校××年發展史》、《高校志鑒》等.三次加工檔案編研成果的編寫過程是一個再創造過程，編寫難度比較大，對檔案編研人員的要求特別高.這一高層次的編研成果不同程度地產生其他材料沒有的知識和內容，形成了新的知識產品，從信息量的角度來看這些都是新增加的信息，更具有參考價值.可以說，有了這三個層次的檔案編研成果，基本滿足了高校教學、科研、行政管理工作的需要.

高校檔案編研成果的形式，根據高校的具體情況，常見的有八種形式：

一是專題匯編.專題匯編是將反映同一問題的一組文件匯集成冊.可以是全文匯編，也可以是摘錄匯編；可以是文字匯編，也可以是圖形匯編.

二是大事記.大事記是按照時間順序，簡要地反映學校一定歷史時期與一定范圍內發生的大事要事真實的文字記錄.大事記述范圍要準確，力求大事突出，要事不漏.

三是組織機構沿革.主要是將學校組織機構和院系結構等方面的情況編寫成冊，供高校領導、人事部門及有關方面研究使用.

四是簡介.主要是對檔案的內容、范圍作簡單的介紹，為利用者選用檔案提供線索.簡介突出“簡”字，簡明扼要，要點突出.

五是手冊.手冊大多是專業性的，具有簡明、實用、方便的特點，是深受高校領導和業務人員喜愛的資料齊全、知識全面的工具書.

六是志鑒.志鑒是以記述學校綜合情況為內容的歷史性資料工具書，編纂志鑒對檔案史料的征集和檔案編研人員的要求較高，學校領導及各業務部門必須高度重視，密切配合，并在志鑒主管部門指導下才能完成.

七是文摘.以簡單的文字摘錄檔案的主要內容，便于人們了解檔案的概況.摘錄要精煉，文字要簡短.

八是調研報告.主要對某一個專題、某個專業、某項技術的檔案進行綜合研究后編寫的專題報告.

高校檔案編研成果除上述形式外，還可以列出不同形式.這就要求高校檔案編研人員堅持一切從實際出發的原則，根據高校的特點，切忌單純追求編研數量，而不顧實際需要帶來學校成本增加，給學校造成浪費.

3 做好高校檔案編研工作應注意的問題

高校檔案編研工作是高校檔案部門的一項基礎性工作，也是一項專業性、技術性和知識性較強的工作.努力完成高校檔案編研工作，確保在檔案編研成果上出“精品”奪“名牌”，是高校檔案編研部門必須認真思考的問題.

3.1 加強學習，注重實踐，提高高校檔案編研人員的素質

檔案編研人員良好的政治素質和業務素質是做好高校檔案編研工作的前提和保障.檔案編研人員要加強理論修養，改進思想作風，熱愛本職工作，忠于職守，盡職盡責，確保檔案安全，自覺遵守檔案法律法規.高校檔案編研工作的專業性、技術性特點要求檔案編研人員除了具備系統扎實的檔案學的基本理論、基本知識和基本技能外，還應熟悉和掌握高校教育管理和教學辦法等方面的科學知識，同時要理論聯系實際，勤于實踐，不斷提高自己的業務才干和辦事能力.要腳踏實地，愛崗敬業，淡泊名利，埋頭苦干，在平凡的崗位上做出不平凡的業績.高校檔案編研人員的政治素質、業務素質水平和辦事能力越高，檔案編研的水平就高，編研成果的質量也就越高.

3.2 依托檔案，拓寬渠道，擴大高校檔案編研素材的來源

高校檔案是搞好編研工作的來源和基礎，沒有豐富的檔案提供給編研人員使用，是無法開展編研工作的.但是，僅僅依靠這一點是不夠的.要搞好編研，提高編研成果的質量，特別是提高高層次檔案編研成果的質量，不能局限于高校的檔案資源，還應該拓寬渠道，擴大編研工作基本素材的來源，編寫出具有一定深度的編研成果.因此，高校檔案部門除加強內部文件資料的收集和整理外，還應注重收集與高校有關的各種教育、教學和教改文獻，不斷豐富編研工作的素材，適應高校檔案編研工作的需要.

3.3 部門配合，優勢互補，增強高校檔案編研工作的合力

檔案編研工作是高校檔案部門的重要工作，理所當然應由高校檔案編研人員來完成.但在多數高校存在這樣情況：

一是由于編研人員知識的局限性，對種類繁多的高校檔案、特別是內容豐富的教學檔案難以全部熟悉；

二是勝任編研工作的檔案人員不可能配備足額，無法承擔大量的編研任務.

為解決這些問題，高校檔案部門可以聘請其它部門的專門人才協助，合作完成提出的編研課題.通過高校檔案部門和其它部門相互合作，取長補短，優勢互補，形成高校檔案編研工作的合力，既完成了編研工作的既定任務，又提高了檔案編研成果的質量.

總之，檔案編研工作是對人類精神財富的升華和再創造，是一項功在當今，利于后代的偉業.因此要在實踐中始終堅持求真務實的態度，勤奮學習，勇于探索，要從根本上轉變觀念，變被動為主動，開拓創新，努力開發更多適應高校工作需要的檔案編研材料，充分體現高校檔案編研工作的價值，為本校及社會提供準確及時的檔案信息.

〔1〕曹喜琛.檔案文獻編纂學.中國人民大學出版社,1989.

〔2〕丁永奎,曹喜琛.檔案史料編纂學概要.檔案出版社,1982.

〔3〕何麗云.檔案編研工作的發展與思想變遷.檔案學，2008（5）.

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