談如何做好高校電子文件歸檔管理工作

陳敏

（瀘州醫學院 院長辦公室，四川 瀘州 646000）

談如何做好高校電子文件歸檔管理工作

陳敏

（瀘州醫學院 院長辦公室，四川 瀘州 646000）

現代信息技術的發展，高校電子文件歸檔管理工作越發重要，許多高校這方面的工作還存在不少問題.本文將分析這些問題，并從抓好高校電子文件歸檔管理的制度建設、培養適應檔案現代化管理的人才、堅持“雙套制”的歸檔原則這幾個方面提出如何做好高校電子文件歸檔管理工作的建議.

高校；電子文件；歸檔管理

高校檔案是高等學校從事教學、科研、黨政管理以及其他各項活動直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是高校師生創造性勞動的凝結.隨著計算機和現代通訊技術在高校教學、科研、行政管理等各個領域的普及應用，高校規模不斷擴大，辦學水平不斷提高，各部門形成了大量的電子文件.高校越來越成為人才資源、科研資源的高集中區，它不但發揮著傳統的解惑、培養人才的職能，也擔負著重要的科研任務，是知識創新、增長的基地.今天，人類已經進入一個信息化的時代，如果信息不能及時地發布和廣泛地傳播就是死信息，無效信息.高校檔案工作已經進入了自動化、網絡化的新階段.高校檔案部門如何做好電子文件的歸檔管理工作，關系到學校發展歷史真實面貌留存的完整與安全.歸檔是檔案管理的一個重要環節，也是一項細致且難度較大的工作.要在歸檔工作中保證電子文件的齊全完整，充分發揮電子文件的作用，是許多單位的不足之處但又是順應時代發展所必須解決的問題.本文就如何做好高校電子文件歸檔管理工作談幾點建議.

1 高校電子文件歸檔管理工作中存在的問題

1.1 電子文件形成量已成規模，而歸檔與管理工作相對滯后

當前國內高校基本實現了辦公自動化，每年產生的各種各樣的電子文件有上千份，而且隨著學校辦公室自動化的不斷完善，電子文件的數量還會越來越多.但是由于大部分高校檔案信息化都還處于起步階段，許多重要的文件還處于無人監管的狀態，如果不及時歸檔很有可能造成電子檔案的大量流失，對今后檔案工作帶來許多不便.

造成這種情況的原因，一方面是因為各高校一直以來執行的原國家教委于1989年制定的《普通高校檔案管理辦法》中缺少與電子文件、電子檔案管理相關的規定，在具體工作中無章可循，國家新的檔案管理辦法27號令頒布實施不久，電子文件歸檔工作才處于起步階段.另一方面是多數高校還沒有把電子文件與電子檔案的歸檔工作納入檔案管理工作的軌道.

檔案工作者必須引起重視并盡快介入電子文件管理，以適應信息時代的要求.現代信息傳播學研究成果表明，要充分發揮信息對社會的推動作用，除了要重視信息的發布和傳播，還必須重視信息的開發環節，而電子文件則是高校檔案網絡的重要基礎工作，高校檔案網絡平臺既是學校檔案工作的職能管理部門，又是永久保存和提供利用本校檔案的科學文化事業機構，更是高校教育、科研信息采集、整理，從而向社會發布信息，發揮高校科研先導作用的重要媒介.因此，加強高校檔案網絡化的建設，必須要從電子文件抓起.

1.2 高校檔案工作人員信息技術水平還有待提高

傳統的檔案工作是站在檔案管理者的角度思考問題，新形勢下的檔案工作強調以人為本，從利用者的角度出發，做到主動、方便、快捷、準確、有效.高校檔案工作能不能發展，人是第一位的，最終取決于檔案工作者隊伍的素質和實力.

開展學校檔案工作人員的業務培訓是《辦法》中規定的高校檔案機構管理職責中的一條重要職責，是提高檔案管理工作人員業務素質的重要途徑.為適應信息時代檔案工作的需求，對檔案工作人員必須進行階段性的業務培訓，使他們不斷學習新知識，掌握新技術，不斷拓寬知識層面，優化知識結構，逐漸掌握計算機和其他有關方面的知識和技能，逐步培養造就一批掌握現代化科學技術的復合型檔案管理人才，以實現檔案工作的現代化和信息化.

1.3 缺乏專業的檔案工作管理軟件

目前大部分高校都有了自己的辦公自動化系統、教學管理系統、財務管理系統，但是有的系統已使用多年，有的尚處于初建階段，而有些辦公自動化系統，歸檔問題還沒有被納入學校總體規劃之中.這是由于一方面是許多自動化系統開發人員不了解檔案管理工作，缺乏檔案意識；而檔案管理部門又缺乏對辦公自動化系統的深入了解，對于如何將歸檔管理與各種系統接口這一問題沒有更好的措施與辦法，致使這些環節不能很好的結合在一起，使辦公自動化系統和檔案工作脫節.因此，做好電子文件的管理就是我們檔案管理部門的當務之急.

近年來各高校的檔案管理系統五花八門，大多數都是單機版本的，只能實現檔案管理部門內部的錄入和查詢，不能實現互動，更不能實現檔案資源共享.這樣的狀態不能適應當前信息化社會發展的要求，因此，使用專業的檔案工作管理軟件勢在必行.

2 高校電子文件歸檔的管理辦法

2.1 抓好高校電子文件歸檔管理的制度建設

高校電子文件歸檔的制度建設是指根據電子文件歸檔管理的需要，以及本單位的實際情況，合理地制定歸檔流程和管理制度，形成統一，規范和相對穩定的管理體系，實行科學管理.

為了規范電子文件、電子檔案的管理，國家已經出臺了相關的管理標準與規范，如《電子文件歸檔管理規范》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等，但是這些規范并沒有在普通高校的檔案工作中得到有效的實施.一方面，他們不能完全適用于本單位，另外一方面，對制度的推廣的必要性還缺乏認識，缺少電子文件形成者的配合，大多數電子文件形成者受傳統觀念影響，將電子文件排除在歸檔范疇之外.

缺乏具體的歸檔管理制度，工作職責不明確，歸檔范圍不明確，歸檔方式、歸檔時間、歸檔要求、程序等得不到明確規定，不僅造成相關部門相互推諉，有的部門甚至因為怕增加工作量而不愿意承擔電子文件歸檔工作，導致有相應紙質文件的電子文件進行了歸檔，而無相應紙質文件的則處于自生自滅的狀態.

要做好高校電子文件歸檔工作，就要明確電子文件歸檔管理制度，明確各部門的工作職責與分工.確定收集歸檔范圍，規定歸檔方式和時間，明確歸檔的質量要求，制定歸檔移交程序，只有這樣，電子文件歸檔工作才能層層落實，確保完整歸檔.

2.2 培養適應檔案現代化管理的人才

電子文件歸檔屬于檔案管理現代化的范疇，要適應現代化的發展，檔案管理工作者的工作能力、執行能力、落實能力等必須要與時俱進，培養現代化的檔案管理人才就顯得非常必要.檔案工作者是整個檔案工作要素中最為活躍的，起決定作用的因素，因此，檔案管理人員素質的高低決定著檔案部門的工作效率和檔案管理質量的高低，在高等教育領域，計算機和網絡技術的普遍應用，作為高校管理工作中重要一環的管理工作正經歷著由傳統的紙質檔案管理向電子檔案管理的轉變，因此，檔案管理者應當學習先進的現代檔案管理方法，需要具備基本的政治思想素質，高度的敬業精神和高尚的職業道德，基本的知識能力素質，具有順應時代發展的思想意識等.

培養檔案現代化管理人才，就是要提高檔案管理人員的管理水平，要把學習作為提高能力的基礎，把協調作為提高能力的前提，把效率作為提高能力的特征，把責任作為提高能力的保障，把服務作為提高能力的重點.

因此，檔案部門可以根據各校實際，加強對檔案管理人員的培訓，補充電子文件管理方面的知識，提高管理的科技含量和引進計算機方面的專業人才.此外，還可以利用學校智力資源豐富的優勢，聘用計算機專業的學生勤工助學，并保持相對穩定，協助檔案部門解決現代化管理方面的問題，在電子文件與校園辦公自動化之間找到一個契合點，要經常向領導匯報工作中出現的新情況、新問題、取得領導的支持，添置必要的設備，建立檔案部門局域網等.

2.3 堅持“雙套制”的歸檔原則，研發先進統一的高校檔案工作管理軟件

為確保檔案的完整和安全，檔案形成部門還需要將具有永久和長期保存價值的電子文件制成紙質文件一同歸檔，即堅持電子版本和紙質文件一同歸檔原則.這一歸檔原則在《高等學校檔案管理辦法》中有明確規定：“電子公文的形成機關應當將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質公文與電子公文的存儲載體一同歸檔”.它的提出是針對當前計算機管理水平，以及電子公文本身的載體形式及長期保存對運行系統的技術依賴性等特點提出的不很經濟方便、但相對穩妥的歸檔辦法.從目前來看，電子文件的安全、真實、有效性有待進一步論證，紙質文件憑證作用在相當長一段時間內仍不會改變，因此，保留紙質載體形式是有效的、必要的.所以，相比較而言，在“雙套制”的原則要求下，辦公自動化系統運行到歸檔這一環節并沒有使工作真正簡化，反而繁瑣了，客觀上也影響了真正無紙化辦公的進程.各歸檔部門不僅要在系統中完成電子文件歸檔所必須的信息要素的錄入及傳輸（既電子版本文件歸檔），還要將需要歸檔的電子文件脫機打印，生成紙質文件后歸檔，很明顯，部門的工作量增加了.

為了方便就近歸檔，應該實行誰辦誰歸檔的原則，應該歸檔的電子文件一般有三類：收文、發文、簽報.收文主要是上級來文，由黨辦、校（院）辦負責登記歸檔；發文指校外來文和校內發文，校外來文由兩辦負責打印生成紙質文件并加蓋學校公章，會同校外批復或回執一同歸檔.校內發文由各發文單位負責歸檔，包括正式套紅文件（由兩辦集中打印），附有學校領導簽署意見的發文稿及發文稿鏈接的部門簽報，將三者的打印件加蓋學校公章后歸檔；簽報由簽報單位打印并加蓋部門公章后歸檔，由多個部門會簽的文件，由主要承辦部門打印并加蓋部門公章后歸檔.

高校檔案工作為了與辦公自動化相適應，需要配備先進統一的檔案工作管理軟件，才能進一步實現檔案管理的現代化建設，實現檔案資源共享.

〔1〕馮惠玲.電子文件管理教程[M].北京：中國人民大學出版社，2001.

〔2〕湯道鑾.高校現行電子文件實時歸檔與管理研究[J].學校檔案,2004(4).

〔3〕吳愛芬.做好高校電子文件歸檔管理工作的幾點認識[J].學校檔案，2007(1).

〔4〕黃勝菊.高校電子文件的收集與歸檔[J].中國檔案，2004（10）：35.

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