玉林市衛生學校電子檔案管理的現狀與分析

呂晨燕，馮建軍

（玉林市衛生學校，廣西玉林 537000）

玉林市衛生學校電子檔案管理的現狀與分析

呂晨燕，馮建軍

（玉林市衛生學校，廣西玉林 537000）

分析了玉林市衛生學校電子檔案管理的現狀，查找電子檔案管理中存在的問題，提出如何提高電子檔案管理的對策。

電子檔案；管理現狀；對策

近十年來，隨著電子信息技術的飛速發展，我校的辦公自動化、網絡化也日趨完善，許多日常的辦公和教學管理工作可以直接在計算機和校園網絡上完成，辦公和教學管理文件從起草到完成幾乎可以不使用紙和筆了，因此就產生了大量的電子文件。我校的電子文件檔案隨著電子信息技術的發展也經歷了一個從無到有的過程，所以對電子文件進行規范化的管理就成了我校檔案管理工作中的一項重要工作。

1 我校電子檔案管理的基本情況

2001年12月，我校與玉林廣電網絡信息有限公司共同建成了玉林市衛生學校校園局域網絡，整個網絡與學校的全部科室和職工住宅區相連。其中，行政辦公和教學管理網絡終端有89個，涵蓋了學校內部行政辦公、教學管理、后勤管理和圖書管理等所有的部門和科室。

2004年8月，通過我校電教中心工作人員的共同努力，在校園網絡上建成了文件傳輸協議——FTP。我校校園網FTP的主要功能和作用就是使全校所有行政辦公和教學管理用戶都能連接到計算機房的服務器主機上，校園網用戶可以查看到服務器主機上的文件，然后把文件從遠程計算機拷到本地計算機上，或把本地計算機中的文件上傳到服務器主機上。我校校園網FTP現在的主要電子文件包括：行政辦公信息、新生入學信息、學生成績和多媒體教學文檔等。我校的校園網FTP按學校行政管理屬性劃分，全校所有的部門、科室和個人按不同層次和等級分別建立相應的專門文件夾。通過校園網FTP，我校所有的電子文件得以廣泛應用，達到了資源共享的目標，從而大大提高了我校的辦公和教學管理工作效率，為逐步減少紙質文件和進一步加強電子文件的歸檔打下了一個堅實的基礎。

2005年6月，我校注冊了學校的網絡域名“WWW.YLSWX. CN”，在這個外部網絡上，我校一共開辟了“校園資訊、黨建工作、學校概況、專業設置、教學工作、教學科研、學生管理、招生、就業與創業、校園文化、學生園地、后勤保障、附屬醫院”等13個欄目。外部網絡在廣泛宣傳學校的基礎上，也為充分發揮電子文件的上傳、下載、查詢和使用提供了一個非常好的平臺。

總的來說，通過校園網的內網、外網兩個平臺，我校電子檔案管理工作的規范化已經邁出了堅實的一步。

2 我校在電子檔案管理方面存在的問題

2.1 歸檔程序不明確，存儲載體不安全

電子文件的歸檔就是依據歸檔的范圍，通過計算機對處理完畢的有價值的文件進行收集、篩選、分類并使之轉化成為電子形態的數字化檔案的一項工作。但是，目前我校有少部分部門和科室對電子文件的歸檔程序不明確，存儲載體也存在安全問題。如許多教師都是把應歸檔文件（如學生成績、考試試卷和備課教案等）簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，這樣一旦信息系統出現問題，電子文件就會遭到破壞，甚至丟失。

2.2 專業人才缺乏

電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業知識，而且要有較好的計算機操作技能。從目前情況看，我校從事檔案工作的專業人員相對偏少，許多部門和科室還缺乏專業的技術人員（基本上是兼職人員）。我校有些部門和科室雖然引進了現代先進的計算機設備，但因缺乏專業人員而未能讓其充分發揮作用。

2.3 影響電子檔案管理工作開展的人為因素

傳統的檔案工作是以紙質文件材料為主要工作對象，自從計算機應用于檔案管理后，電子文件以其自身獨特的優勢正在逐步取代以往的紙質文件。電子文件是一種新生事物，檔案工作人員理應去認識它、接受它。然而，我校一些部門和科室的行政人員和教師對檔案信息化建設的意義認識不足，不接受新生事物，總是按老一套方法來對待工作，這就給電子檔案的管理工作帶來了一定影響。

3 提高我校電子檔案管理水平的對策

把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發好和利用好，并使其得到長期保存，使人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續，這是所有檔案工作者應盡的職責。

3.1 加強電子文件的收集、積累工作

對于電子檔案來說，電子文件的收集也是諸環節中的第一個環節，是做好電子檔案管理工作的基礎。電子文件的特性決定了對電子文件的收集不同于紙質文件，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質文件，因此應加強電子文件的收集、積累工作。

3.2 嚴格電子文件的歸檔管理

電子文件的歸檔應符合下列要求：首先，從歸檔時間上看，學校的電子檔案一般應以一個學期為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲載體上，以利于今后的反復查閱和利用。其次，從歸檔電子文件的數量看，為確保電子文件的真實性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統一保管，另一套由相關業務部門異地保管。第三，歸檔電子文件的格式應為通用標準，如教師上傳個人信息和論文等文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，上傳學生成績宜采用電子表格文件類型，上傳圖像文件宜采用JPG格式等。

3.3 加強電子文件軟、硬件設施管理

在軟件管理上，要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數據資料用通用格式的光盤存儲。電教部門要及時對服務器修補安全漏洞，切實做好校園網FTP的維護工作，保證通過校園網FTP電子檔案上傳、下載的安全。

在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境，同時強化防磁設施的完善和維護，有條件的應及時采購專用的服務器主機，并把專用服務器主機放置在檔案室保存和保管，從而確保電子檔案信息數據在保存和傳輸過程中安全、穩定。

3.4 重視和加快電子檔案管理人員的培養

電子檔案管理是一個新生事物，從事電子檔案管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎知識和計算機信息技術等多方面的技術技能。就目前我校的實際情況來說，一是要重視吸納電教中心專業型的人員到電子檔案管理隊伍中來，對他們進行短期專業培訓后，他們就基本能夠達到電子檔案管理工作的要求。二是加大教育投入，抽調一批熱愛檔案管理工作的人員，特別是校辦室、黨辦室、教務科、學生科、圖書館等部門的專職工作人員，對他們系統地進行檔案管理基礎知識、電子計算機知識、數字通信技術強化等方面培訓，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識技能，以解決電子檔案管理人才缺乏的現狀。三是要求所有的行政管理和教學人員都要掌握通過校園網上傳和下載電子文件的技能，并在此基礎上逐步要求減少紙質文件的使用。

G630

A

1671-1246（2010）08-0048-02