淺談如何做好紙質檔案的保護工作

丁勇 陶革

(1.中國石油西南油氣田公司蜀南氣礦 2.中國石油西南油氣田公司勘探開發研究院)

淺談如何做好紙質檔案的保護工作

丁勇1陶革2

(1.中國石油西南油氣田公司蜀南氣礦 2.中國石油西南油氣田公司勘探開發研究院)

結合工作實際,對中國石油西南油氣田公司紙質檔案保護工作中存在的問題進行了深入細致的分析,認為只有加強檔案宣傳、監督和懲治制度,充分提高員工的檔案保護意識,從理論到實踐提高檔案人員的應變意識和處置能力,利用各種現代工具降低檔案的自然損壞率,才能最大限度地保護珍貴的紙質檔案,延長其使用壽命。參 2

紙質檔案 保護 認識

隨著石油天然氣勘探開發規模不斷擴大、氣田產能建設持續增長,檔案資料在油氣田生產開發中所起的作用越來越大,其重要性在人們心目中越來越突出,查閱檔案的數量也激劇增加。由于工作量的增加和人員有限,檔案工作者越來越將注意力放在了如何做好檔案的指導、收集、整編、歸檔等方面,相對忽視紙質檔案的保管工作。同時計算機技術、網絡技術的飛躍發展,為檔案的信息化建設提供了強有力的工具和技術支持,現在已基本形成紙質文件資料和電子文檔同步歸檔的局面,實行雙軌制管理。電子文檔的快捷、方便、占用空間少和可重復利用性等優點使人們在查詢、借閱時更加青睞了電子文檔,紙質檔案的查閱將逐漸減少,有些紙質檔案幾年,甚至十幾年都可能不用翻閱,這樣檔案人員就容易忽略檔案紙張的變化。

紙質檔案是石油工作者心血的結晶、成果的積累和歷史的見證,它不僅在過去而且在將來都將在企業的生產經營穩步發展中都會發揮重要作用。特別隨著地下資源不斷減少,許多油氣礦都在大力開展老井挖潛,在這個時期,過去存檔的紙質檔案更是具有不可替代的重要性。

紙質檔案因為受產生的年代久遠、保管條件較差等多種因素影響,紙張易發黃,字跡易褪色,目前有些檔案館藏的紙質檔案部分已經變質,其中一部分圖紙已經完全無法借閱,這對企業的生產經營造成的損失是非常明顯的。由于目前紙質檔案的法律效應還無可取代(如個人檔案、征地檔案等),且也不是所有檔案都有掃描件,在這種情況下,如何做好紙質檔案的保護工作,防止檔案的損毀,延長檔案的壽命,維護檔案的完整與安全,應當引起足夠的重視。

1 現狀

紙質文件一旦形成,其制成材料—紙張、字跡材料、字跡三者就結合在一起,它的壽命與其內外部諸因素和保存環境條件有關。就其內部因素來講取決于形成檔案的材料、保存條件和工作人員的責任心,外部保存環境條件包括借閱人員的愛護和對各種突發事件的防范措施。

由于多種原因,目前檔案管理使用的大部分檔案室都是由辦公室改造而成,密封條件不好,溫度、濕度不容易控制,同時由于人員有限,在滿足日常指導、整理歸檔、借閱、統計工作量的情況下,難有精力去注意哪些很少有人或根本無人借閱的紙質檔案。另外,個別借閱人員借出檔案后不注意保護,甚至還出現為了復印方便私自拆分原始檔案的現象。

2 原因分析

2.1 檔案工作人員保護意識淡薄

“溫濕度管理”是檔案保護的日常工作。檔案工作人員都知道檔案收集、整編完畢后就應歸檔、入庫,但部分單位在入庫前都沒有對紙質檔案進行除塵、除蟲工作。檔案工作人員每天都在記錄庫房溫度、濕度值,但很少能仔細分析一段時間庫內、庫外的溫度、濕度值的變化。通過空調、除濕機進行人為干預庫房溫濕度,但空調、除濕機幾時開,空調開到什么溫度值時對庫房調節作用最大等問題,沒有認真研究及采取恰當的應對措施。

借閱檔案時一般只在紙張上登記借閱人和檔案名稱,沒有同時納入計算機管理范疇,因此無法及時準確知道哪些檔案的利用率較差,從而影響對利用率差的檔案紙張變化情況的掌控以及采取對應的保護措施。

2.2 檔案利用者保護意識淡薄

有些檔案利用者借出檔案后不注意保護,翻閱紙質檔案時不管桌面上有沒有灰塵,雙手干不干凈,這樣就容易使檔案紙張受到損害。例如有檔案室就注意到某項目組借出使用后還回的檔案中的紙張很容易生螨蟲。還有個別檔案利用者認為,只要需要就必須提供,想借多久就借多久,想怎樣用就怎樣用,工作人員催收多次也不回應。雖有部分人員也可能由于工作原因出差在外,但更多的人是由于思想觀念問題,對檔案資料重視不夠。甚至有的檔案資料借出大意丟掉后,寫個情況說明即了事,并沒有對使用人按照《檔案法》中有關規定給予相應的處罰。

2.3 檔案防災措施有待進一步加強

目前,各個單位館庫保管條件不同,加之四川地區比較潮濕,個別單位檔案庫房有些位于底樓,庫房內空氣潮濕;有些靠近山,可能面臨洪災、山體垮塌的危險。有的單位沒有應急預案,有的單位雖然有了應急預案,但缺少演習。只有理論知識,真正遇到突發情況還是會不知所措,種種這些現象都非常不利于檔案的保護工作。

3 解決辦法

針對上述不利于檔案保護工作的各種因素,筆者從自身的工作實際出發,談談對如何做好紙質檔案保護工作的一些認識和看法。

3.1 做好宣傳、監督和懲治工作,提高檔案保護意

識

檔案人員不僅自身要有檔案保護意識,還要加強對檔案利用者的宣傳,使他們有意識地注意將紙質檔案放置在整潔的環境中,提醒某些人改掉翻書沾口水這類不良習慣,用干凈的手去翻閱檔案。

針對石油系統工作流動性大、經常到野外工作等特點,加強對檔案利用者的思想宣傳工作,提醒他們及時歸還檔案,做好檔案的安全防護保密工作。檔案人員要加強對歸還檔案資料的監管力度,仔細檢查翻閱被利用的案卷和資料,發現偷撕、涂改檔案等問題及時查處,并在利用登記簿上備注說明,及時報告有關領導,對破損的檔案及時修補。對借閱利用率高的檔案,應定期在歸還入庫前采取措施 (如除塵、在放置藥物的房間里密封殺蟲消毒一段時間等)。便于檔案工作者在檔案借閱時,對利用者進行針對性的檔案保護教育,消除損壞紙質檔案的隱患,有利于提高檔案的完整性與安全性,延長其使用壽命。

3.2 充分利用各種工具,加強對紙質檔案的保護

由于大部分單位都未設專用檔案消毒間,一般房間密封效果又不太理想,因此雖在入庫前進行了消毒工作,但在庫房里放置一定時間后檔案還是易長蟲。檔案工作者要加強紙質檔案入庫前的準備工作,對將入庫的檔案首先除塵,然后根據檔案的重要性、厚度等要素,將檔案放在密封置藥物的房間消毒一段時間,進行除蟲工作,將污染源隔絕在庫房外。

檔案的保護工作既包括入庫前也包括入庫后。檔案保管工作的基本任務是了解和掌握檔案損壞的規律,通過經常性的工作,采取專門的技術措施,最大限度地防止和減少檔案的損毀、延長檔案的壽命,維護檔案的完整與安全。檔案庫房溫度、濕度控制的國家標準是:14℃≤溫度≤24℃;45%≤濕度≤60%。但原西南油氣田公司檔案館的姚家豐老師就根據自己多年在檔案保護工作中的經驗發現,在自然庫溫≤溫度≤24℃、45%≤濕度≤50%的情況下最適應該公司檔案資料的長期保存;并且通過調控空調和抽濕機的運行狀態,使庫內濕度值降至 30%～35%的區間內穩定 20天～30天,將徹底滅絕所有害蟲。在這種條件下,庫房不用放藥片殺蟲,既減少環境污染,節約資金,又不對工作人員身心健康造成傷害。因此檔案工作者應重視檔案保管日常工作,充分利用計算機的優勢,將每日記錄的庫房溫濕度值錄入計算機,畫出趨勢圖,分析溫濕度走向,分析適合自己地區庫房紙質檔案保管的溫濕度標準范圍值,從而更有地效保護檔案,延緩檔案的自然損壞。

在重視檔案保管日常工作的同時,還應該借助計算機管理的優勢,將檔案借閱情況納入計算機管理,定期做好檔案利用統計工作,對利用率高的檔案可準備復印件供檔案利用者翻閱、查詢,以達到保護原件的目的,對利用率差的檔案,可定期檢查該檔案紙張變化情況以便下一步采取除蟲、除霉等針對措施保護檔案,同時也為下步鑒定、銷毀工作提供有力依據。

3.3 從理論到實踐,提高檔案人員對各種突發事件

的處置能力,有效保護檔案

各個單位都應針對自身特點制定防火、防洪、防泥石流等應急預案,從思想上加以重視,從制度上加以規范,從而最大程度地保護紙質檔案。但光有紙上東西還不行,必須對員工進行災害預防和應急能力培訓,定期實戰演習,從而提高廣大檔案人員對突發事件的應變和處置能力。同時要堅持提供復制件,對能不利用原件的要堅決不借出原件。

目前多數單位檔案人員身兼數崗,因此大家把工作重點都放在對檔案的指導、收集、整編等工作上,從而容易忽略對周遭環境的觀察,如果有關業務主管部門能制定出相應的規章制度,對及時發現周圍環境變化,發出預警信號的人員進行獎勵,對造成事故的相關責任人和肇事人員進行懲處,這樣的話,檔案工作者就會從思想上認識到檔案防災的重要性,在日常工作中注意觀察和判斷各種突發性災害,及時處理和向上級匯報隱患,就會從理論到實際提高檔案工作者對防火、防洪、防泥石流等各種突發事件的應急能力。

4 結束語

檔案是以一定的物質形式存在并且其中有一部分要永久保存下去、以便后人利用和起憑證作用的史料,由于自然和人為的各種原因,紙質檔案總是處于漸變性的自毀過程之中,甚至可能遭到突變性的破壞。為了更長遠地利用檔案,就需要檔案工作人員和檔案利用者們對檔案采取各種有效的保護措施,不斷學習和摸索保護檔案的各種技術和方法,消除各種可能損壞檔案的不利因素的影響,降低檔案的自然損壞率和避免人為損壞,盡可能最大限度地保護紙質檔案,延長紙質檔案的使用壽命,從而更好地發揮檔案在油氣田勘探開發建設中的重要作用。

1 堯欣 .對現有檔案保護工作缺失的思考[J],《中國檔案》,2006,8:62-63.

2 姚家豐,論溫濕度調控設施的配置及溫濕度的綜合管理[C],中國四川省檔案學會石油分會首屆檔案學術研討會,四川大邑,2003.

PROTECTION OF PAPER-BASED ARCHIVES

D ING Yong1and TAO Ge2(1.Southern Sichuan Gas District,PetroChina Southwest Oil and Gasfield Company;2.Exploration and Development Research Institute,PetroChina SouthwestOil and Gasfield Company).

Based on working experiences,analyzing some problems existing in the protection of paper-based archives from PetroChina SouthwestOil and Gasfield Company,this study indicates that in order to protect the precious paper-based archives and prolong their service life,some measures should be adopted to strengthen the publicity,supervision and punishment laws for archives;to raise the protection awareness for employees;to teach them how to act in emergency;to reduce the natural loss by variousmodern instruments.

paper-based archives,protection,awareness

丁勇,女,1968年出生,工程師;現在中國石油西南油氣田公司蜀南氣礦檔案室從事檔案管理工作。地址:(643000)四川自貢市毛家壩蜀南氣礦檔案室。電話:(0813)4614171。E-mail:snzga643000@163.com

NATURALGAS EXPLORA-T ION&DEVELOPMENT.v.33,no.2,pp.74-76,4/25/2010

(修改回稿日期 2009-12-21 編輯 景岷雪)