學校檔案管理中的若干問題及解決途徑

◆彭曉東

(山東省鄆城師范學校)

學校檔案管理中的若干問題及解決途徑

◆彭曉東

(山東省鄆城師范學校)

未來世界將是高科技競爭的時代,這就要求我們大力發展高科技事業以迎接挑戰。作為高科技發展的最重要的場所之一的高等學校,必然要承擔起這一重任,這就離不開高水平的管理。當然,也離不開高水平的檔案管理。但就目前狀況而言,盡管與前期相比,各學校的檔案管理工作都有所起色,也相對正規起來,但總體看來,還存在著嚴重的滯后現象,有不少問題亟需解決。

高校 檔案管理 問題 對策

一、領導不夠重視,檔案管理的現代化意識不強

檔案工作是各項事業發展的一個重要基礎,是很重要的信息來源,也是保證各級黨委和政府正確決策,提高工作水平和工作質量,事關工作全局的重要環節。加強檔案管理,發展檔案事業,關鍵在領導。學校黨委和行管部門的真正重視和強有力的領導,是做好檔案工作的首要前提。但是,就目前的學校檔案管理現狀來看,大部分學校的領導對檔案管理的認識較為膚淺,沒有意識到檔案對教育事業的促進作用,對加強檔案管理的重要性認識不足。于是,在學校發展、老師聘用等決策問題上往往是憑印象、憑感覺,這極大地制約著教育事業的發展,反過來又限制了檔案事業的進步,從而形成一種惡性循環。

要深化改革、促進教育事業的大力發展,學校領導首先必須加強檔案管理意識,順應深化改革的需要,盡快把檔案事業的迅速發展提到議事日程上來,制定一個長遠的規劃。其次,要明確工作重點,在服務大局、加強基礎業務建設和依法管理上取得新進展。最后,要用改革精神解決檔案工作中出現的問題。在轉換新舊體制的過程中,檔案工作必然會出現一些新情況和新問題。學校領導要立足改革,致力于發展,著眼于穩定,善于用改革的精神和辦法解決新問題,求得新發展。學校領導是學校教育教學管理的督促者和指導者。有了學校領導管理上的支持,形式上的提供,業務上的指導,學校檔案管理工作才可能有所起色,才可能為發展教育事業作好先行官,為領導決策提供良好的第一手資料。

二、總體檔案管理意識不強,全員宣傳力度不夠

1.應從基礎抓起,要通過宣傳,使廣大教職工明確檔案的含義、地位及其作用。

2.要宣傳檔案管理之必要性,使每一個教職工都能自覺地收集資料,及時歸檔。

3.要注意宣傳校內館藏檔案的體系、結構及其組成部分,宣傳館藏檔案的內容和成分。一般地學校檔案大體上分為了人事檔案、教育教學檔案等幾個方面,長期的來過于強調了它的保密性,使人們談“檔”生畏,而少有開發利用,使檔案管理成為深藏不露之物,從而失去了它的真正價值。

4.要注意宣傳檔案在開發信息資源,服務教育教學中的作用,宣傳檔案為教育教學服務中的典型事例和實際效果,讓廣大教職工都認識到,檔案是一種信息資源,它能給學校工作、教研工作、學生工作以及其他工作帶來較大的效益,以引起廣大教職工對檔案的重視和興趣。

5.要注意宣傳有關檔案管理工作的相關知識,檔案管理工作的任務、基本原則。校藏檔案的內容和歷史、利用檔案的制度和手續,維護檔案的完整和安全的規定等。逐步提高全員對檔案工作的認識,使教職工既能較好地利用檔案,以發揮檔案的作用,又能自覺地保護好文獻、資料,維護檔案的完整和安全。

三、檔案工作投入不夠,使得檔案管理形存實虛

1.增加專管人員的投入。增加人員的投入,其中包括數量上的,還包括素質上的。特別是在素質上,應注意通過不同的手段、不同的途徑、不同的方法,為他們提供必要的條件、時間和財力。

2.增加有關設備的投入。在學校的確用房較困難的情況下,要開辟專有的庫房、閱校室,有條件的學校還應建立微機室,添置必要的專業設備,使設備現代化。

3.全員投入,要搞好學校檔案工作,只靠幾個專職人員,幾件必要的設備,還不足以提高學校的檔案工作的檔次,它需要全校教職工的投入,需要全員的關心、支持和配合。

四、學校檔案管理制度不健全,管理體制松散,各成體系、全宗觀念差

1.制定立卷歸檔制度。為了確保歸檔材料的齊全完整,應針對不同類的檔案采取不同的措施,切實把住檔案形成的“源頭”。

2.制定檔案保管制度。根據學校的具體情況,在設置學校檔案室的前提下,還可在教務處、學生處、財務處、總務處等建立分檔案室。各室配備專職或兼職檔案管理人員若干名,并制定出檔案人員崗位職責,把檔案工作的完成情況作為部門考核的重要依據。

3.制定檔案保密制度。隨著體制改革的進一步深化,工作重點已轉移至以經濟建設為中心上來,檔案管理工作也不是那么神秘莫測了。但是,人事檔案、科技檔案、財務檔案等;由其自身的要求所決定,是有較強的保密性。因此,要制定檔案保密制度,嚴格把好檔案的調借和查閱程序,特別是涉及國家機密及個人隱私的,應嚴格按制度辦理。

4.制定檔案鑒定制度。學校檔案涉及面廣,為了提高學校檔案的質量,更有效地開發利用檔案資源,制定出行之有效的檔案鑒定制度,是非常必要的。一方面,在歸檔時確定其保管期限,剔除無歸檔價值的文件;另一方面,要規定好對庫存檔案定期鑒定的時間和程序,對已達到存檔年限的檔案要按規定程序銷毀,對需要保護的檔案及時進行修整,確保庫存檔案的質量。

5.制定檔案利用制度。這應有兩個方面的含義。一方面要建立學校檔案工作人員,通過各種方式、方法為利用者提供檔案信息、進行咨詢服務,為學校領導決策提供依據的制度。二方面要建立讀者調借檔案的使用制度。提高檔案利用率和效益,為教育教學的深化改革做好分析預測,開創新的局面。

五、高素質人員低水平管理,檔案教育研究工作滯后

1.加強基礎理論的學習和研究。通過學習和研究,理順檔案學的根枝脈絡,弄清各基礎學科研究的對象及其原理和性質,夯實自身的學科基礎。

2.適當了解一些與本學科相互滲透的相關學科。同時,注意系統論、信息論、控制論在檔案學研究中的滲透的動態。

3.繼續向檔案學及其各分支科學的深層鉆研,使檔案學這門新興的科學逐步發展、充實和完善。

4.力求掌握現代化先進的科學技術和方法,并利用新的技術、方法去管理、研究、看待檔案學科。

5.利用先進的設備和方法,繼續對有關理論進行定性分析,理清其原理和特征。同時,注意利用這些技術對一些基礎學科進行定量分析。如對館藏、檔案提供利用量、利用率、編目、鑒定等方面的統計,為檔案管理提供可靠的依據,從而提高檔案研究的水平,更重要的是,通過對這些數據的分析,提高檔案管理的水平和服務質量。

[1]曹喜臻.檔案文獻編纂學.北京:中國人民大學出版社,1990,(2).

[2]新形式下加強高校檔案工作的思考.佛山科學技術學院出版社,2004,(6).

[3]劉立羽,馬玉梅.談高校學生檔案材料的收集工作.平頂山師專學校,2004,(6).