火電工程竣工檔案管理工作實踐

陶潔萍

（浙江省火電建設公司，杭州 310016）

隨著火電機組達標工作的開展，火電工程竣工檔案被推至基建達標投產考核工作的前列，因此愈來愈受到工程相關方的重視。竣工檔案主要由施工管理資料、質量保證資料、技術記錄、質量驗收評定資料等文件和圖表組成，資料收集管理與工程建設同步進行。中國電力建設企業協會制定的《火電工程達標投產考核標準》對大中型火電機組竣工檔案提出了非常高的要求。經過北侖發電廠二期擴建工程、半山發電廠燃氣機組、蕭山發電廠燃氣機組等項目的竣工檔案管理，筆者就如何貫徹這一標準總結出了一些經驗。

1 事前正確定位，力求達成共識

火電機組竣工檔案隨建設項目的開始而建立，又隨項目的竣工投產及交付使用而告終，與工程項目建設進程同步,既是電力工程建設全過程的綜合反映，也是后續工程建設的寶貴資源。因此無論是建設單位，還是監理、施工單位，宗旨是一致的，即希望本工程的竣工檔案不僅能夠順利通過機組達標投產的考核，而且在全國同類機組中達標考核質量領先。這就需要建設、監理、施工單位在工程建設初期相互溝通，理解標準要求并逐條細化，根據工程的特點，找出最佳的檔案編制方案，形成具體的實施細則，并及時發放到相關參建單位，使各項施工記錄在工程一開始就有統一標準，最后移交的竣工檔案符合達標投產的要求，避免日后不必要的返工。

2 加強過程控制，及時進行整改

工程檔案的形成貫穿整個工程建設始終，因此，加強過程控制是提高工程檔案內在質量的重要途徑。檔案資料編制人員應及時了解工程建設動態，參與工程建設項目的單項驗收、評審活動。按檔案工作的要求對工程資料把好質量關，及時發現問題并提出整改要求，有計劃、有步驟地開展工程檔案收集工作。

在火電機組的竣工檔案管理中推行了文件包管理制度，取得了顯著的成效。工程開始時確定單位工程的劃分，根據工程劃分一覽表，明確落實文件包的名稱。制定文件管理制度，將文件包的具體內容規范化、格式化，確定各文件包相對應的責任人（技術人員）。文件包的總目錄即此單位工程竣工檔案的案卷目錄，文件包的卷內目錄是每個文件的題名，文件包內文件的排放按7大類進行，即工程概況、施工記錄、檢驗記錄、驗評記錄、不合格項及處理記錄、設計變更、重要文件，類別前后順序可按建設單位具體要求編排。文件包框架制定完成后，還需進行過程跟蹤監督檢查，即由項目總工程師牽頭，組織工程技術、質量、檔案等相關專業人員，進行定期或不定期檢查，每次檢查結束以書面報告的形式提出需整改的問題，在項目局域網內公布，要求相關人員在規定時間內整改，完成后再進行復查，獎優罰劣，促使各專業施工單位取長補短，將弊端消除在萌芽狀態。

3 科學分類，合理組卷

2002年版的《火電企業檔案分類表（6-9大類）（修訂本）》從根本上解決了施工單位的資料按單位工程形成、管理及編制的方式與建設單位分類表的矛盾，有利于施工單位利用文件包的形式進行管理，便于過程控制、跟蹤管理、責任到人，保證了案卷內容的有機聯系，有利于提高案卷質量。

在執行過程中，組卷要遵循項目文件的形成規律和成套特點，保持卷內文件的有機聯系；分類科學，組卷合理；法律性文件手續齊備，符合檔案管理要求。在按單位工程組卷的同時，對以下幾種資料根據其形成特征及日后提供利用的特點進行了比較合理的分類，并單獨組卷：

（1）金屬檢驗報告按專業及檢驗項目單獨編制目錄，裝訂成冊。

（2）焊接、熱處理分鍋爐、汽機、電氣控制三大項，并按單位工程竣工資料的模式組卷。

（3）原材料出廠證件按原材料種類及出廠證件的編號順序單獨編制目錄，裝訂成冊。在單位工程資料中增加“原材料使用跟蹤臺帳”，使原材料使用情況跟蹤到部位。

（4）土建材料試驗報告按專業及檢驗項目單獨編制目錄，裝訂成冊。

（5）沉降觀測記錄按工程建設周期單獨成卷。

4 合理安排時間，按時移交

中國電力建設企業協會制定的 《電力工程達標投產管理辦法》規定：在機組投產后45天內將整理完畢的全部檔案（含竣工圖）移交建設單位。技術資料移交工作量相對較大，合理安排時間是保證竣工資料按期移交的關鍵。

在幾個工程的實踐中，初期即確立管理規范和流程安排，要求文件包各責任人按文件包組卷順序將工程施工中產生的技術資料及時放進對應的文件包中，并在施工過程中進行檢查、整改。在單位工程施工結束的前幾周，發竣工資料系統檢查通知，內部由工程部、質量控制部與檔案管理人員集中檢查3～5天，完成后發整改通知單，有問題的文件包由責任人負責整改，整改時間為5天。監理、建設單位的專業人員審查時間為7～10天，對審查出的問題進行整改的時間為5天；整改完成后再次由監理、業主單位的專業人員復查，時間為2天。檔案室最終整理、裝訂、掃描到正式移交約為20天。通過以上的時間安排，避免了因某個環節的延遲而影響整體移交工作，同時使參與工作的各相關人員都有緊迫感。

5 抓住工作重點，避免重復勞動

DL/T 5229-2005《電力工程竣工圖文件編制規定》要求：竣工圖的編制單位由項目建設單位委托，宜由原施工圖設計單位負責編制本單位設計范圍內的竣工圖。為了能使竣工圖更加完善并符合檔案信息數字化的需求，必須加強施工過程中設計修改、變更的管理工作。無論是設計、監理還是施工單位，都必須規范設計修改單或設計變更單的過程控制。

施工過程中應急處理產生的聯系單，凡涉及圖紙修改、材料及設備變更的，最終均應轉化為設計修改通知單。施工單位在施工過程中應嚴格杜絕“無單自行修改”的現象。目前許多工程在竣工圖編制工作中采取折中的辦法，即由施工單位編制竣工草圖，再由設計單位根據竣工草圖編制最終的竣工圖，這種做法弊多利少。首先，這是重復勞動，盡管不是在同一個單位，但就這項工作而言，耗費了雙倍的工作量及工作時間。其次，竣工圖的責任單位應按標準準確定位，貫徹始終，不宜人為分散，否則在竣工圖修改定稿過程中一旦出現問題，會互相扯皮推諉，影響辦事效率。再次，無論是機組達標考核對竣工圖移交進度的要求，還是機組投運后業主方對竣工圖的迫切需求，如果設計院等施工單位完成竣工草圖的繪制后，再理編成正式的竣工圖，在時間上無法滿足機組投產后45天內移交竣工資料的要求。

6 結語

工程檔案管理工作是一個系統工程。隨著現代化辦公程度的提高、工程管理軟件的應用，檔案資料的編制已從過去繁重的手工編制勞動中解脫出來。利用現代化設備，能編制出標準、規范的竣工檔案，做到電子檔案與紙質檔案同時移交。在案卷外觀美觀整齊的同時必須注重內在質量，對各章節內容需嚴格審核，“完整、準確、系統”是工程檔案的“精髓”。在工作中應抓住重點，盡量減少重復勞動，真正做到移交精品工程的同時移交精品檔案。

[1] 陳秀菊.電力科技檔案管理手冊（第二版）[M].北京：中國電力出版社，2006.

[2] 王黎平.建設項目檔案工作實務[M].北京：中國檔案出版社，2009.