建設(shè)施工企業(yè)合同管理

馬君賢

（河南三建建設(shè)集團有限公司，河南 洛陽 471000）

建設(shè)工程施工合同是建設(shè)單位（業(yè)主）與施工企業(yè)以工程施工為目的，明確相互權(quán)利與義務關(guān)系的協(xié)議，是業(yè)主對工程項目的委托和施工企業(yè)承接工程任務的法律依據(jù)，是工程項目各參加者之間經(jīng)濟關(guān)系的調(diào)節(jié)手段，是工程施工和管理的要求和保證。因此，建筑企業(yè)的合同管理是市場經(jīng)濟條件下企業(yè)管理的一項核心內(nèi)容。

1 建立企業(yè)的合同管理體系，完善合同管理制度

機構(gòu)的建立，制度的完善、定期地檢查、糾偏是合同管理體系正常運轉(zhuǎn)的重要保證。建立和健全企業(yè)的合同管理體系是做好合同管理工作的前提，主要應做好三方面的工作：

1.1 組織機構(gòu)健全。企業(yè)各級都要建立合同管理機構(gòu)。如集團總部設(shè)立合同管理專職部門，分、子公司配備合同管理專職人員，項目經(jīng)理部設(shè)有合同管理崗位。同時企業(yè)還應設(shè)有法律顧問或另聘律師，配合合同管理部門，起到法律咨詢、合同評審、履約監(jiān)督和組織仲裁、訴訟的作用。

1.2 建立和完善管理制度及流程。企業(yè)合同管理全過程都必須通過制度、流程來管理、把控。一是企業(yè)要建立一套嚴謹?shù)暮贤芾碇贫龋购贤芾碛姓驴裳６菍ι婕昂贤芾砣^程的每個環(huán)節(jié)，如合同的洽商、簽訂、交底、學習、責任分解、履約跟蹤、變更、中止、解除、終止等，要有具體、可操作的流程。

1.3 定期地檢查、糾偏。合同管理組織和制度是否適應合同管理的需要和市場需要，要通過定期的檢查，對合同管理體系進行動態(tài)控制、及時調(diào)整、不斷完善。

2 做好工程項目合同的執(zhí)行控制

工程項目合同管理是從工程項目招投標開始，經(jīng)過合同策劃、合同起草、工程施工過程中的合同分析、合同交底、合同監(jiān)督、合同跟蹤、變更管理、索賠管理到項目結(jié)束所進行的合同總結(jié)及評估等一系列工作，貫穿于項目管理的整個過程。在這里，本人把合同管理分為三個階段。即合同策劃及簽約階段，施工過程管理階段，施工結(jié)束總結(jié)、評價階段。

2.1 合同策劃及簽約階段

做好合同策劃及簽約工作，為合同的順利履行打好基礎(chǔ)。首先，從參與投標報價開始，對招標文件，對合同條件進行研究和分析；同時收集市場信息和工程信息，結(jié)合企業(yè)自身優(yōu)勢及競爭對手的情況，提出投標決策意見，確定調(diào)價方法及優(yōu)惠方案；這是合同簽訂前的關(guān)鍵一步。其次，競標成功后，在合同談判及簽約過程中，企業(yè)的合同主管人員及項目主要負責人要認真研究合同條款，辨析項目可能存在的風險，如合同風險、技術(shù)風險、安全風險、資金風險等，注意規(guī)避造成重大風險的不利因素。在合同簽約前要進行合同評審，通過合同管理的相關(guān)職能部門及法律工作部門的評審，為合同談判和簽訂提出意見、建議，以降低合同風險。

2.2 施工過程中合同管理階段（合同履行過程中的管理項目實施階段）

施工過程中合同管理是項目管理中的一個關(guān)鍵階段，也是合同履約的主體階段。做好施工過程中的合同管理工作，要做好以下幾方面的工作：

2.2.1 合同管理人員的確定。在施工現(xiàn)場，項目部必須設(shè)立合同管理崗位人員，明確崗位職責，對合同資料進行管理，及時進行施工合同資料信息的收集與反饋。對于往來于業(yè)主、承包商及分包商間的資料要及時予以整理、提交并存檔保管。

2.2.2 作好合同實施檔案管理。及時記錄工作范圍變更和因此導致的成本、進度計劃和任何商務及法律條款變更；記錄對合同的修訂、收集、建立和存檔客戶的批準、通知等文件，談判紀要和來往信件。對來往信件、會議紀要、指令等進行合同法律方面的審查。

2.2.3 做好合同交底工作。一是合同履行分析,主要分析：承包商的主要合同責任、工程范圍和權(quán)力；業(yè)主的主要責任和權(quán)力；合同價格、計價方法、補償條件；工期要求和補償條件；工程中的一些問題的處理方法和過程，如工程變更、付款程序、工程的驗收方法、工程的質(zhì)量控制程序等；雙方的違約責任；合同履行時應注意的問題和風險等。二是合同交底,項目經(jīng)理部在工程開工前將合同和合同分析文件對各職能人員、相關(guān)的工程負責人和分包商等進行針對性交底，使參加的各個實施者都了解相關(guān)合同內(nèi)容。三是在項目組織的建立，管理系統(tǒng)的建立過程中，落實各項合同規(guī)定。四是在項目各部門、人員之間建立有效的合同信息流動和管理機制，使合同及其變更能得到有效的執(zhí)行和紀錄。

2.2.4 項目經(jīng)理部要設(shè)立商務經(jīng)理或項目合同小組，協(xié)助項目經(jīng)理做好合同控制的主要工作。工作重點是：

2.2.4.1 協(xié)助項目經(jīng)理正確行使合同規(guī)定的各項權(quán)力、防止產(chǎn)生違約行為。

2.2.4.2 對各工程小組、項目小組或分包單位工作的監(jiān)督，以及給予他們在合同方面的幫助，如落實計劃、提供工作保證、協(xié)調(diào)他們之間的關(guān)系，對出現(xiàn)的問題進行合同方面的解釋，協(xié)調(diào)、調(diào)解合同爭執(zhí)以及合同之間界面的爭執(zhí)，以確保項目組、承包商、業(yè)主都滿足合同要求。

2.2.4.3 及時地向各層次的管理人員提供合同實施情況的報告，并對合同的實施提出建議，意見甚至警告。

2.2.4.4 處理好索賠與反索賠事務。對各種來往信件、請示、簽字指令、會議紀要、索賠文件、合同變更文件等做合同方面的審查和控制，并記錄在案。對建設(shè)單位及監(jiān)理單位進行合同監(jiān)督，協(xié)調(diào)與他們的關(guān)系，如督促他們完成合同職責，檢查對方合同責任情況，追究其違約責任，進行合同索賠與反索賠，處理合同糾紛。

2.2.5 在施工過程中，項目管理班子要建立健全現(xiàn)場進度、質(zhì)量、安全、文明施工等管理體系，全面履行合同條款，保證合同內(nèi)容的全部實施，并在工程技術(shù)、質(zhì)量管理、安全管理、材料供應、財務資金等各個環(huán)節(jié)之間建立有效的合同信息流動和管理機制，在合同執(zhí)行過程中及時發(fā)現(xiàn)索賠機會并提供索賠依據(jù)，編制合理的索賠報告，保護經(jīng)濟利益免受損失。

2.2.6 合同檢查

在合同履行過程中，企業(yè)合同主管部門及有關(guān)職能部門要督促、協(xié)調(diào)、檢查項目合同履約工作，隨時收集信息，注意反饋，及時調(diào)控。

2.2.6.1 企業(yè)合同主管部門要建立合同臺帳，建立有效方便的文檔系統(tǒng)，使合同的監(jiān)督、跟蹤和診斷工作正常進行，建立報告和行文制度。工程中合同有關(guān)各方的溝通都應以書面形式作為最終的依據(jù)并形成制度，保證各工程活動有根有據(jù)。而且在發(fā)生糾紛時能及時地提供有力的證據(jù)。

2.2.6.2 在合同履行過程中，各層次管理人員都應依據(jù)職責及時地、系統(tǒng)地對分管資料進行記錄和整理，做到每一合同事件都有記錄、簽證、報告。

2.2.6.3 項目經(jīng)理部每月將項目合同履約情況，填寫合同履約情況表，報合同管理部門。

2.2.6.4 合同主管部門結(jié)合合同臺帳和履約情況登記表分析合同履行情況，對有疑問的合同落實對策，提醒和督促其全面履行。在合同履行過程中加強對合同風險點較多的工程進行重點檢查。發(fā)現(xiàn)由于各種原因而預期雙方都無法履行的合同，及時組織協(xié)調(diào)，辦理書面手續(xù)，修改和變更合同，防止到期后引起糾紛。

2.2.6.5 合同主管部門及有關(guān)職能部定期進行檢查。首先，通過對施工現(xiàn)場的檢查，直接得到反應工程實施狀況的信息。其次，分析工程實施狀況與合同、合同分析文件等的差異和差異程度。

3 合同總結(jié)與評估（施工結(jié)束合同總結(jié)、評價階段）

工程項目施工結(jié)束后，必須進行合同后的評價，將合同簽訂和執(zhí)行過程中的利弊得失，經(jīng)驗教訓總結(jié)出來，提出分析報告，作為以后工程合同管理的借鑒。

4 結(jié)語

合同的談判、簽約及履約貫穿于項目管理的全過程，如何利用有效的合同管理規(guī)避風險，降低風險費用和施工成本，并利用合理的索賠提高項目的經(jīng)濟效益，將成為項目管理的重中之重。因此，施工企業(yè)只有做好以工程項目合同管理為核心、對項目實施全面的合同管理，才能確保工程項目的經(jīng)濟效益并在市場競爭中立于不敗之地。

[1]建設(shè)工程糾紛實用法律手冊[M].中國法制出版社，2007.

[2]工程建設(shè)與建筑業(yè)法規(guī)知識讀本，建設(shè)部政策法規(guī)司編[M].知識產(chǎn)權(quán)出版社，2007.