辦公自動化發展趨勢探析

緱宇翔

（北京林業大學，北京 100083）

1 辦公自動化勢不可擋

當前，信息化、數字化已經進入各行各業和人民生活的方方面面，行政機關也不知不覺地進入了數字化和信息化時代，我們不僅可以看到電腦、打印機等設備在行政機關的廣泛使用，還可以看到從單機到計算機網絡的各種應用系統、管理系統和辦公公文處理系統等正在普及。所有這一切都說明：機關工作人員正在通過使用信息技術，改造許多傳統的做法，并不斷地進行創新。在21世紀這個高度信息化的世紀，行政機關也要與時俱進、開拓進取、迎接挑戰，把握信息化高速發展的脈搏，緊跟時代發展的步伐，制定好信息化建設的對策，適應自動化發展的潮流，按照科學化、專業化、精細化管理的要求，優化資源配置，整合各類軟件，充分利用好各種硬件設備，實現資源利用效率最大化。

2 前臺使用界面傻瓜化

傻瓜化是一個來源于企業營銷的概念。傻瓜化主要是針對產品的技術層面而言的，即將產品的功能和技術設計盡量簡單化，簡單到甚至連傻瓜都會操作的地步。針對行政機關來說，我們要做到前臺使用界面傻瓜化，就是機關工作人員只需要具有簡單的計算機知識和操作水平，就能夠使用應用系統，利用友好界面提供的信息、提示，最終做到錄入信息的準確、迅速。簡單來說，行政機關信息化系統的使用界面傻瓜化就是方便、簡單、迅速、準確。

方便就在于功能的高度集中和智能化的提醒。我們把各種所需要的功能都統一到一個系統里面，通過一個引導界面引導，實現統一的輸入界面，這樣從一個頁面就可以到達工作所需要的頁面，一打開電腦開始工作，就可以看著屏幕的提示錄入信息。簡單化使用界面，要求每一個步驟都采用問題性界面，每個界面制作少數的數據錄入或者更簡單到只是單一的事情，如在行政審批中，某個頁面僅僅錄入審批信息，只需要了解基本審批程序、懂得輸入的人員就可以使用，這樣既可以大幅度地簡化操作步驟，也可以大大降低對使用人員的要求。一個友好的界面必須能夠做到迅速的錄入，這就需要從整體上對錄入界面進行規劃，終極目標是只需要使用鍵盤就能夠完成錄入，只是在需要修改的時候才需要動用到鼠標。將復雜的信息錄入簡單化為鍵盤的重復操作，在不斷錄入的過程中間，由于不斷的簡單重復，從而有效提高信息錄入速度。準確錄入是對機關工作人員的基本要求，只有準確真實的信息錄入，才能避免以后耗費極大精力多部門返工修改，降低信息二次使用成本，也可以將工作人員從繁瑣的手工審核修改中解脫出來。

3 后臺數據應用智能化

智能化是指由現代通信與信息技術、計算機網絡技術、行業技術、智能控制技術匯集而成的針對某一個方面的應用智能集合。隨著信息技術的不斷發展，其技術含量及復雜程度也越來越高，智能化的理念開始逐漸滲透到各行各業以及人民生活的方方面面。就行政機關而言，不應該僅僅把相關的信息從紙上轉換到電腦，更重要的是要對這些錄入的信息進行歸類整理，使死數據變成活信息，為領導決策服務，為社會職能服務，為人民群眾生活服務，這才是辦公自動化的根本所在。

實現數據應用智能化一般需要以下3個步驟：一是對錄入的信息進行整理，確保信息的真實準確。為了應對現代化辦公各部門的不同需求，需要設立專門的數據信息部門，統一收集各部門的業務需求，梳理出信息來源渠道，建立數據信息倉庫，對常用數據信息和特殊數據信息進行分別歸類，形成有效的數據信息收集機制，避免政出多門和重復收集，既保證數據信息的統一性和完整性，又確保數據信息的真實性和準確性；二是數據信息進行二次處理并導出，提高數據信息的利用度。在對數據信息收集整理后，需要針對不同部門的不同需求，建立方便快捷的導出機制，責成專門部門或專業人員，對相關數據信息進行核查校驗，然后充分利用電腦技術來進行管理，并根據有關部門的需求，分類整合后傳遞給相關部門；三是對數據信息進行二次開發，提升服務水平。拓展數據信息應用范圍，建立相應的反饋制度，在工作實踐中檢驗那些是有用信息，那些是無用信息，通過反復的過濾篩選，找出內在規律，總結管理經驗，通過不斷提高數據信息的準確性，促進決策水平的提高，從而提高行政效能，使辦公自動化更好地服務于行政管理，以充分發揮好行政職能作用。