高校科技檔案管理與創新

申曉潔，滕石生

（山西大學工程學院，山西 太原 030013）

高校科技檔案管理與創新

申曉潔，滕石生

（山西大學工程學院，山西 太原 030013）

高校是知識密集型組織，每年都產生許多的科研成果，如何對這項成果資料進行歸檔，是高校存在的一個現實問題，怎樣提高科技檔案的歸檔率和歸檔質量，筆者對此進行了論述。

科技檔案；歸檔管理

高校是一個知識密集型組織，對國家的科技創新，國家的建設與發展具有巨大的推動作用。創造一個優良的科技發展環境，提高科技管理水平，是對國家的貢獻，對學校發展的貢獻。高校科技檔案是學校教師、科技工作者長期從事教學、科研工作的勞動成果的記載，也反映了一所高校科研工作情況與科技水平。由于科技資料具有專業性強、來源渠道分散、載體類型多樣、形成周期長等特點，使得學校科技檔案的管理存在一定的難度，造成歸檔率低和歸檔資料的完整性不高。為此，需要從多個方面加強管理。

1 加大宣傳力度，提高科技檔案的歸檔意識

高校科技檔案的歸檔率不高，一方面是很多的教師、科研人員檔案意識薄弱，沒有認識到科技檔案對學校發展和國家科技創新的重大影響和深遠意義，認為檔案可有可無，只注重自己使用方便，不愿意主動將研究成果資料歸檔。甚至有的研究人員認為，成果是我（或以我為主）研制成功的，技術資料核心部分就應該由我掌握，只為個人利益著想，不愿把科技資料歸檔。這樣就造成了一部分重要的科技資料分散在個人手里，無法保證科技檔案的完整性。另一方面是由于科技檔案的特點，加之檔案管理人員認識不夠，在一定程度上造成科技資料難以收集，科技檔案收集質量不高。針對科技檔案意識薄弱觀念落后的問題，一是要多利用兼職檔案員的業務學習培訓和學校網站，加強對科研檔案工作的宣傳，加強與科研人員協調和溝通，讓科技工作者樹立全局觀，將自己的科研工作著眼于學校的整體工作中，以開放的心態對待科技檔案的使用；二是要積極與領導溝通、宣傳，掙得領導的理解與支持，形成領導重視、大家關心、人人參與的良好氛圍。三是加強對檔案管理人員教育，使之樹立具有全局性和前瞻性的思想和觀念，主動掌握學校科技工作動態，及時了解國內外科技發展的現狀、趨勢和國家的科技方針政策。

2 改進管理方式，完善科技檔案管理相關制度

目前各個高校都為教師和科研人員提供了良好的學術條件和學術氛圍，出臺各項鼓勵政策，極大地調動了廣大教師和科研人員的科技創新積極性，科技創新能力得到極大提高。許多教師利用學校的資源進行學術研究、科技攻關，學校出資進行項目資助和評審，并獲得了許多的發明專利和科技成果。如何實現科技成果個人和學校的共享，科技項目資料的及時歸檔。最基礎的工作就是建立和不斷完善切實可行的管理制度。

（1）建立規范的科技檔案負責人制度。在科技項目立項的同時，確定項目負責人為項目檔案的負責人；簽訂項目合同的同時，明確項目檔案負責人的職責，確定目標責任。

（2）堅持科研立項和檔案管理的“四同步”，即布置、檢查、總結、驗收科研工作時，要同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作。即下達項目任務的同時同步下達檔案工作要求，檢查項目進度的同時同步檢查科技材料的收集整理情況，總結項目成果的同時同步總結項目檔案工作，在申請驗收、鑒定科研成果和評審獎勵科研成果的同時同步檢查科技檔案歸檔情況。

（3）制定相應的制約手段，利用行政手段進行干預。實踐證明，學校在近年的基建、設備檔案管理工作中執行了沒有檔案室簽字，校長就不簽字，財務就不報銷的制度，確保了這兩類檔案的歸檔率。科技檔案的管理也可采用同樣的管理手段，在工作中提高科技檔案人員的歸案意識，促進科技檔案的管理水平，確保科技檔案的歸檔率和歸檔質量。

3 重視人才培養，提高科技檔案管理人員的業務水平

科技檔案工作是“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”，要完成時代賦予科技檔案工作的光榮使命，就需要科技檔案工作者更好地適應時代，不僅應具備科技檔案方面的專業知識，還要有較高的素質，廣博的知識，現代信息技術運用能力，信息加工處理能力。然而有相當一部分的高校，由于檔案工作不受重視，對檔案室的人員配置，不是從工作或崗位需要出發，而是為安置而安排，使得檔案室很少有檔案管理的專業人員，也沒有科研的工作經歷，造成了檔案管理人員自身素質差，業務能力低，加大了科技檔案管理工作的難度。要提高科技檔案的管理水平，就要一方面要鼓勵和培養管理人員愛崗敬業、積極工作的責任心和開拓創新的精神；另一方面要積極拓展渠道，為他們提供學習業務知識的機會，在促進自身發展的同時，提高科技檔案管理的水平。

4 改進管理方式，促進科技檔案的管理與服務

科技檔案形式各樣、品種繁多。不僅僅有紙質檔案，還有以電子文檔、影音資料、圖片資料等形式存在的檔案。科技檔案管理工作有其重要的特點，一個完整、準確的圖紙和數據記錄，可以使設計者在原有的基礎上避免重復錯誤和在技術進步上得到快速和有效的提高，使產品得到不斷的完善和更新。如何更好地利用現代管理手段，提高檔案信息的收集、貯存、加工、傳遞、開發利用，這就為科技檔案的管理與服務提出了更高的要求。

（1）科技檔案作為學校的資產，科技檔案的管理作為學校管理的重要工作內容。科技檔案工作者要用“假如我是利用者”的換位思考提高服務意識，變單一的保管、查檔為深入一線基層，了解用戶對科技檔案的需求，提高科技檔案服務的及時性、針對性和實效性。多方面、多角度地為利用者提供方便，把科技檔案服務工作提高到新的水平。

（2）隨著高新技術的廣泛應用，科技檔案的保管條件和手段也在發生著改變。科技檔案工作人員不再單純是科技檔案的保管員，還應是科技檔案信息財富的擁有者和提供者；科技檔案管理部門也不再是單純的收藏部門，還應是科技檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。在科技檔案工作管理的手段上，要改變舊的管理方式，努力實現科技檔案裝備技術現代化，解決手工操作運轉速度慢、效率低的問題，積極運用網絡技術、數碼技術、影像技術等先進技術和手段，來提高科技檔案工作的技術含量和水平。

科技檔案作為高校的重要檔案之一，其歸檔在目前來說是高校檔案管理的一個難點。如何做好這方面的工作，有許多的問題需要解決。科技檔案工作者需要以科學發展觀為指導，更新觀念、創新手段，提高其在社會和經濟建設中的作用。

University Science and Technology File Management and Innovation

Shen Xiaojie，Teng Shisheng

The university is the knowledge intensity organization，every year has many achievements in scientific research，howto carry on the filing-up to this achievement material，is a realistic question which the university exists，howto enhance the science and technology file the filing-up rate and the filing-up quality，the author has carried on the elaboration.

science and technologyfile；filing-up management

G647

A

1000-8136(2010)11-0104-02