物資采購過程中對供方的管理

康鐵蘭 劉青山 邵明偉

（鐵法煤業集團大興礦，遼寧 調兵山 112700）

物資采購過程中，如何加強對供方的管理，對于采購活動的有效完成至關重要。那么，如何對供方進行管理呢？下面結合本人工作實踐，談一點個人粗淺的認識。

1 對供方的評價

個人認為，合格供方的基本標準應該歸結為：信譽可靠，價格公平，質量可靠，渠道穩定，供貨及時，配合良好，售后服務好。

那么，選評供方的基本原則應該是什么呢？個人認為，應該堅持以下幾條原則：

1.1 供方及其所提供的產品應具備以下基本條件：

1.1.1 供方具有營業執照和國家認證資質；

1.1.2 供方具有足夠的保證質量、數量的生產能力，以滿足交貨周期要求；

1.1.3 供方具有與所供產品相應的質量管理體系，具有保持質量穩定性和提供產品維護、維修服務的能力；

1.1.4 產品應具有質量合格證、產品使用性能檢測合格證，并符合使用要求；

1.1.5 符合國家有關法規要求，如對實行“生產許可證”或強制標準、強制安全認證的產品，應通過相應的認證。

1.2 每種產品應選定三個以上的供貨商，以利競爭和適應市場變化的要求；

1.3 貨比三家，擇優錄用。從質量、價格、交貨周期（從下定單到采購產品交付的時間）對比中，選擇優者，并盡可能給予最大配套份額。

1.4 價格在本公司現階段可接受的范圍內，從相同質量的產品中擇廉。

1.5 動態評定。每年應根據雙方合作的順利程度，定期評價其可否繼續成為合格供方，對合格者可相應增大供貨比例。對于經過長期合作證明具有優勢（供貨及時、渠道穩定、服務好、質量有保障、資金承受能力強、工作支持力度較大）的供方，要建立戰略合作伙伴關系。

2 對供方的選評依據

評選供方的依據，應該包含以下幾條：

2.1 供方的性質：有條件選擇生產廠家直供的，以生產廠家為供方；若選擇經營單位，優先選擇一、二級經營單位為供方，盡量減少中間環節。

2.2 貨源的可靠程度：主要分析供方的供應能力和信譽情況、是否有能力滿足所需物料的品種、規格及數量要求，以及在以往交易中的信譽和履約情況等。

2.3 質量和價格條件：包括質量是否穩定可靠，是否滿足企業需求，價格是否合理，質價是否相符，有無優惠條件等。

2.4 供方的結算條件：包括結算方式是否靈活方便，是否有利于雙方（如延期付款等）。

2.5 供方的服務條件：包括周到的購貨服務，如代裝運、代發運、代辦理各種手續等；是否能夠及時處理物料使用過程中的問題等。

2.6 供方的其它條件：包括路途遠近、交通是否便利；運輸方式是否合理、進貨費用高低等。

3 合格供方的選評步驟

那么如何展開對合格供方的選評呢？筆者認為，至少應該包含以下步驟：

3.1 物資采購部門調查供方的產品質量、生產能力、以往業績，搜集供方的相關資質材料。

3.2 由采購員填寫《供方業績評價表》、《供方資格評審表》報主管初審。必要時到供方的現場對該單位質量保證能力進行現場審核，審核要有記錄。

3.3 經初審的供方名單報物資采購部門主管領導審核，確定最終供方名單，并錄入《合格供方名單》作為采購確定供方的依據。未經批準的供方一律不許使用。《合格供方名單》由采購部門保存備查。

4 對供方的控制

4.1 到貨物料按規定進行驗收后，方可入庫（供方隨貨提供產品材質單、合格證、說明書、相關技術資料）。

4.2 對第一次供應重要物料的供方，除提供充分的書面證明材料外，還需經樣品測試及小批量試用：

4.2.1 供方提供的樣品需到質檢部門進行檢測，并出具相應的檢測報告；

4.2.2 樣品驗證合格后，可通知供方小批量供貨；

4.2.3 小批量試用后，依據使用單位提供使用結果報告，決定是否投入使用；

4.2.4 對于無法進行質量檢測的物料，依據供方承諾的使用壽命進行試用，性價比高于原物料的，方可投入使用。

4.3 若供方產品發生一般質量問題，應由采購部門對其發出限期整改通知，在整改期間應進行嚴格的產品檢驗；若供方產品發生較大質量問題或整改不力者，應由采購部門對其發出警告，并限期整改，同時在整改期間暫停供貨，整改后應重新評價；若供方產品出現嚴重質量問題或發出警告后，限期整改仍評價為不合格者，取消供貨資格。

4.4 需要時，由采購方和供應方共同提取樣品進行第三方檢驗，確定產品質量是否符合質量要求。

4.5 當供方當生產條件發生變化影響所供物料主要性能時，供方應及時提供變化信息。

4.6 每年年底或合同完成后，由采購部門負責組織相關部門對供方的產品質量、價格、供貨能力、售后服務等進行綜合評審。評價時按百分制，質量指標所占權重0.5，價格指標占權重0.3，合同履約指標占權重0.1，支持、合作與售后服務占權重0.1，評定總分低于60（或質量低于50分的）應取消其合格供方資格，如因特殊情況留用，應作書面說明。連續兩次評分仍不及格的供方應報主管領導審批，取消其供貨資格。

5 結語

物資采購過程中對供方的管理是一個相對復雜的問題。上述論述僅僅說明了對供方管理的一般選評原則、選評依據、選評步驟以及如何對供方進行控制。實際工作中，企業應根據自身管理的需要做出適合自身實際的管理辦法或規定。或許，本文能提供一定的借鑒。

[1]趙樹蜂.采購與供應管理[M].機械工業出版社，2003，（8）.

[2]譚廣魁.物資經濟專業知識與實務[M].團結出版社，2001.

[3]于淼.供應商管理[M].清華大學出版社，2006，（9）.