淺談數字化檔案館的建設

淺談數字化檔案館的建設

目前數字化檔案館是數字城市和數字政府的重要資源庫，是電子政務建設的重要內容和基礎性工作，應該得到政府的高度重視和大力支持，并在經費方面給予了重點保障。數字化檔案整個工程包括數字化建設和智能化建設兩個方面，隨著社會的不斷發展數字化檔案館必將極大提高城市的檔案管理信息化水平，對于今后提高電子政務的行政效率、為社會各界提供便捷、高效的檔案信息服務都將發揮極其重要的作用。

數字化；圖書館；建設

一、數字化檔案館建設的時代特征

1.在當前的社會信息快速發展的時代，檔案信息的快速傳遞和有效利用是十分必要的。因此建設數字化檔案館是時代的需要。我們的時代已經進人了信息時代。網絡時代的到來，已經將信息快速進入社會生活的方方面面，所以說科學合理的建立檔案數字化信息模式是十分必要和迫切的，檔案工作不可能游離于社會發展之外。21世紀，科學技術的快速發展，使得計算機的不斷更正，這樣有利于網絡信息的共享。

2.建設數字化檔案館是社會信息化建設的基礎建設。數字化檔案館建設要求館內檔案資料門類齊全，整理規范，數量較多，組卷科學。應該做到文書檔案，實物檔案等資料要成冊，同時有實際記錄，這樣才能較好的科學宣傳和良性的推廣，為經濟社會的發展共享積極作用。與此同時為進一步發揮檔案事業“服務大局、服務民生、服務社會”的作用，努力使檔案“安全保障、資源建設、利用服務”三個體系建設平穩推進，我縣檔案局高度重視檔案全文數字化加工工作，購置計算機和掃描儀等設備，指派專人負責全文數字化掃描工作。認真落實檔案精神，進一步夯實了我縣檔案信息化建設基礎，為全縣經濟建設和社會主義精神文明建設做出了突出貢獻。

3.根據時代的發展要求進行數字化檔案館的建設實際就是為社會的物質文明和精神文明兩個內容服務。數字化檔案館能夠準確的對信息進行科學的分析和加工，同時有序的整理優化，因此能夠最大限度的滿足檔案咨詢者的需求。能夠為檔案咨詢者準確的提供科學的數據和分析結果，這樣就為檔案的使用者提供了良好的有價值的檔案信息。才能將有效的檔案信息對于國民素質的提高將會產生巨大的推動作用。

二、數字化檔案館建設的主要內容

數字化檔案館系統應包括以下內容：電子文件管理系統（流轉和歸檔）；虛擬電子檔案室業務流程管理系統；檔案館藏業務管理系統；檔案局辦公自動化系統；檔案門戶（包括現行文件中心查閱等）；檔案數字化影像加工系統；全文檢索系統。

從目前對數字檔案館的價值的認識來說，針對其適應時代變化的角度出發，數字化檔案館的建設內容應該重點放在對計算機網絡的應用和共享信息資源上加大力度。在計算機的硬件設備上要保證其硬件的長效作用，不能定期就更換這樣會加大投入，應該一次投入能夠不斷更新達到長效使用的作用。其次要在軟件的開發上用心思，針對計算機的相關技術的發展應該把軟件的科學規范的管理和應用普及放在首位，通過建立網絡信息平臺，讓更多的需要檔案信息資源共享的人員能夠一目了然的了解檔案信息的資料，能夠給出最有價值的分析。因此正確科學的整理信息資源和通過平臺互助模式，達到理想的數據分享目的。

三、如何才能建設高效、有序的數字化檔案館

目前的數字化檔案館的建設是需要將精力投入到數字化和文字處理方面，需要這兩個方面都能夠很好的共享，與此同時數字化檔案館的建設既要考慮信息時代的要求，又要考慮充分利用現有檔案館的信息基礎和物質基礎，要從實際出發，真正將數字信息為社會的發展提供良性的服務。

第一，就是將以往的檔案館的館藏數據進行數據化分析，通過人力和計算機，掃描儀等現代電子設備進行最有效的檔案信息資源的數字化轉換工作，實現數字化對傳統檔案管理的優勢管理。同時在原有館藏的檔案里一些無法實現轉換的檔案資源要進行有效的紙質檔案保存，在具備條件的時候進行備份共享。對可以隨時錄入分享的資源要在第一時間內進行公布和分享，爭取達到資源的最大利用化。

第二，要有效避免電子檔案對數字化檔案館建設的影響。電子技術的產生為電子檔案的出現提供了良好的平臺，同時他對檔案館工作產生了極大的影響，信息載體的改變，引起館藏管理、利用服務、保存等工作的一些變化，具體表現在：

1.檔案信息的數字化。隨著科學技術的不斷進步，將會有越來越多的以紙張為存儲介質的原始檔案，通過掃描、壓縮、分級存儲等技術手段，存儲于光盤庫、磁盤庫等大容量存儲介質上，并流動在檔案信息網絡上。

2.工作人員知識結構更新化。由于一些傳統的檔案理念被打破，有些工作可省去。如立卷環節中的組卷、檔案保護技術的裱糊、殺蟲等工作都將省去。有些工作方法要改變。如鑒定、銷毀檔案要在計算機上，按計算機語言進行。有些工作要增加：如電子檔案的保存、維護及管理利用等工作都是一些新領域、新問題。因此，檔案館工作人員要盡快適應新的工作要求，積極改善傳統的知識結構，迅速提高自身業務素質，特別是提高計算機應用技能。

3.服務網絡化和館舍無墻化。過去，人們要查找某方面的檔案資料，往往要跑很遠的路，耗時費力。而隨著檔案信息網絡化的實現，查閱所需檔案資料，只要輕敲鍵盤，所需檔案就會一覽無余。而不再受查檔者所處地理位置和開館時間的限制。

數字化檔案館是一種實體概念，是全方位實現信息化的新型檔案館，它實現了數字化館藏的存儲、維護、傳輸和提供利用等各項工作的信息化。數字檔案館是一個跨越空間的檔案信息資源的集成，它突破了館與館之間的物理界限，向用戶提供快捷的信息服務。實踐證明，今后將是基于“信息化充分發展的檔案館”的信息共享空間是最大化的利于社會發展的檔案信息途徑。