芻議高校特色檔案的建設管理

陶 嵐

湖南商學院設計藝術學院，湖南長沙 410205

高等特色檔案，是指高等院校在從事教學、科研及各項管理活動中,直接形成的能反映高等院校的風格和特點并具有查考利用價值的各種文字、圖表、聲像的歷史記錄。它可以豐富和優化檔案，彌補高校檔案內容中的空白和不足，更加全面、深刻地反映高校發展的真實面貌,便于人們全面準確地了解和認識其學校的過去，科學地規劃、指導現在和將來。

1 建設高校特色檔案的必要性

高校特色檔案體現的是與其它高校的差異性。特色就是其價值的體現，代表了一個高校所特有的檔案。高校特色檔案不僅是一個高校發展歷史的見證，也真實地反映了一所高校辦學的歷史變遷，它也會隨著高校的發展壯大逐步地積累、豐滿起來。

1）傳承辦學理念。高校特色檔案記錄了高校辦學理念的發展形成，見證了學校治校的歷程，體現了不同時期的管理特色;

2）凸顯校園文化。高校特色檔案反映了一個學校所特有的校園文化，凸顯了其校園文化特點;

3）展示辦學效益。辦學理念中,取得的效益是檔案館內在的價值體現，顯示學校卓著的辦學效益。

2 構建高校特色檔案需要具備的幾個條件

2.1 領導和教師要重視特色檔案建設，增強檔案意識

學校檔案是衡量本校教學質量和管理水平的重要標準。搞好特色檔案建設的一個重要前提就是需要領導的重視，領導的關注會加快特色檔案建設的步伐，其次是提供特色檔案建設所需的資金，提供必要的最新配套設施，以利于特色檔案的建設和管理。高校教師培養積極的檔案管理意識是發揮檔案功能的重要保證，廣大教師成為特色檔案管理的一份子可以為特色檔案建設提供豐富的檔案資料。

2.2 依法治檔，具備健全完善的檔案管理制度

依法治檔是搞好檔案工作的基本要素，能夠為特色檔案的建設起到一個良好的保障作用。健全嚴密的切實可行的檔案管理制度,嚴格按《中華人民共和檔案法》的要求,規范各類檔案的歸檔管理,使檔案管理走上規范化、制度化。

2.3 培養高水平、高效率，高素質的高校檔案管理人才

培養高水平、高效率，高素質的特色檔案管理人才是構建高校特色檔案的質量保證。檔案管理人才除了應具備比較系統的檔案管理知識外，還應具有一定的文化修養和政治素質,熟悉關于黨和國家在檔案工作方面的方針和政策，具備一定的歷史知識、語文知識和文字表達能力，并且掌握一定的使用計算機進行處理檔案信息的能力。

2.4 建立檔案信息化管理系統

先進的檔案信息管理系統是提供優質高效服務的保證。高校可充分利用多媒體技術對傳統的圖、文、音、像進行處理，將傳統檔案轉化為電子數據儲存、傳輸和處理，使其成為一種可視化、動態化的數據，便于利用和查閱，同時保護了原始資料。檔案的收集過程、整理、歸檔和統計等都可以使用電腦管理軟件來完成，這樣就簡化了傳統的工作過程，提高了檔案的管理和利用效率。

3 構建高校特色檔案的原則

3.1 系統性原則

這是一個總體性原則，高校特色檔案在建設時要考慮到信息資源的通體性和系統性，對于特色檔案的建設首先要進行一個全局性的規劃，避免造成檔案信息資源收集、整理不全。

3.2 協調性原則

協調是工作有序高效開展的原則，只有多方配合，齊心協力才能建設好高校特色檔案系統。首先是高校檔案部門的內部協調。內部的人才分配，工作項目分配，資金的分配等都需要協調好；其次是檔案部門與學校其它部門的協調配合，部門之間良好的協調關系，會壯大檔案部門的實力，加快檔案資源的建設；最后是要開展與其它高校檔案部門的溝通協調，資源共享的同時避免信息資源建設重復，并共同討論解決今后特色檔案建設中出現的問題，充分考慮檔案信息資源建設的互補性。

3.3 標準化原則

這是高校特色檔案建設的準則，沒有規矩不成方圓，在進行高校特色檔案資源建設時，要求嚴格推行和遵守各種標準。

3.4 選擇性原則

高校特色檔案資源的建設要有選擇性，要把高校所有的信息資源全部納入建設范圍是不可能的，應當根據本校的檔案館實力和本校的辦學特色有選擇性的把能反映本校辦學特色的成果檔案等納入建設范圍；其次，應選擇具有比較大的價值或者是具有重大潛在需求價值的檔案信息作為優先建設的對象。

3.5 適度性原則

高校特色檔案的建設還要堅持適度性原則。要根據本校的實力和現實情況來控制好檔案信息資源建設的規模和發展速度等，確保高校特色檔案資源建設的穩步適度前進。

4 高校特色檔案建設的組織實施

4.1 組織、規劃

高校特色檔案的建設是一個系統性的工程。從一開始就需要有一個良好的組織和規劃，這是事業成功的保障。首先要根據本校檔案部門自身的特色和實際情況來定一個總的目標、方向和規模的大小，然后是制定出一系列相應的措施和方案來實現這些目標；另一方面，在高校特色檔案的實施過程中，各個部門的組織協調將為高校特色檔案信息資源建設提供組織上的保障。

4.2 檔案建設

檔案的建設是高校特色檔案的核心和主體。這既依賴于學校領導和教師的大力支持，更加關鍵是的需要培養大量高水平、高效率，高素質的高校檔案管理人才。檔案編研一直是檔案工作者利用服務的重要手段，體現了重要的知識價值。

5 發揮高校特色檔案作用的途徑

高校特色檔案的建設是為了更加好的服務于廣大的教職工，其發揮作用的途徑可以從以下幾個方面開展：

1）在檔案館中設立陳列室和展覽區

在檔案館中設立陳列室和展覽區是最直接最便利的利用途徑。高校具有特色和重大價值的文卷、成果、實物、圖片等以為這樣一種直觀、生動的方式展現在廣大師生面前既達到了良好的宣傳效果，又易于為他們接受。

2）抓住時機與相關部門協同配合

學校每年的新生入校是一個良好的宣傳時機。可以與學校各個部門協同配合，有計劃、有組織的利用本校的特色檔案資源來對新生進行入學教育,努力擴大學校特色影響,傳播辦學理念。

3）利用宣傳媒體傳播特色檔案信息

借助校園網、BBS、學校廣播站、校報、墻報等發布信息,傳播特色檔案信息，使本校特色深入人心。

4）利用現代科技結合校園網和辦公自動化,建立特色檔案網絡信息平臺。在互聯網高速發展的今天，高科技的利用將為工作帶來巨大的實惠和宣傳途徑。

6 結論

總之，加強高校特色檔案資源體系建設是我國實施科教興國、人才強國的基本國策在檔案工作中的具體體現。學校檔案部門應不斷創新發展思路，以信息化建設促進檔案工作現代化，開創具有學校特色的檔案資源建設體系。

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