企業(yè)檔案工作面臨的問題與對策

王林芳

（山西西山晉興能源有限責(zé)任公司，山西 太原 030000）

1 企業(yè)檔案工作的問題

1.1 檔案管理分散

由于企業(yè)各單位各部門對企業(yè)檔案管理認(rèn)識深度不一，對其中明確規(guī)定的檔案集中統(tǒng)一管理的基本原則不明晰，管理制度在很大程度上還停留在自發(fā)性層面上。各單位各部門檔案管理形式不一，給檔案資料的收集、整理、鑒定等工作帶來諸多不便。

1.2 檔案管理意識不強(qiáng)，基礎(chǔ)設(shè)施配套不到位

目前我們對企業(yè)檔案管理工作的認(rèn)識不夠，在企事業(yè)單位中，檔案工作不易得到領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，甚至有時常常被忽略。工作缺乏主動性和創(chuàng)造性，對企業(yè)檔案工作采取了放任自流的態(tài)度。由于企業(yè)員工對“檔案管理”的概念和作用知之甚少，檔案意識相當(dāng)薄弱，甚至有一些部門領(lǐng)導(dǎo)對加強(qiáng)檔案工作存在偏見，認(rèn)為加強(qiáng)企業(yè)檔案管理沒有實(shí)質(zhì)性作用，在管理檔案上舍不得投入精力、財(cái)力與物力。個別項(xiàng)目部和下屬單位的檔案工作沒有實(shí)行崗位責(zé)任制，在管理方式上仍然停留在傳統(tǒng)的手工收集與檢索階段，這在一定程度上影響了檔案管理質(zhì)量的水平。

企業(yè)里檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施配套不到位，硬件軟件設(shè)施都比較落后，條件一般比較差，不符合檔案室的基本要求。檔案室狹窄、雜亂、“八防”設(shè)備不配套，是大多數(shù)企業(yè)單位普遍存在的問題。在庫房、裝具和設(shè)備上大多數(shù)企業(yè)的檔案室都不符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，溫濕度控制上遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到對檔案保護(hù)的標(biāo)準(zhǔn)。至于檔案庫房管理及相關(guān)制度方面更是一片空白。檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施配備不到位嚴(yán)重影響對企業(yè)檔案工作的開展，甚至直接威脅到企業(yè)檔案的物質(zhì)安全，可能直接導(dǎo)致企業(yè)的檔案受到嚴(yán)重破壞。

1.3 檔案人員綜合素質(zhì)有待提升

目前企業(yè)雖然有一支穩(wěn)定的檔案管理團(tuán)隊(duì)，但團(tuán)隊(duì)的文化水平和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)企業(yè)開展檔案工作的需要，導(dǎo)致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠準(zhǔn)確，檔案不按時立卷歸檔和未及時移交綜合管理部檔案室等情況時有發(fā)生。

2 企業(yè)工作的發(fā)展策略

2.1 領(lǐng)導(dǎo)重視到位，改善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

領(lǐng)導(dǎo)提高對企業(yè)檔案工作的重視，改變以往對企業(yè)檔案工作的不正確認(rèn)識，把企業(yè)檔案工作放在企業(yè)各項(xiàng)工作的重要位置，關(guān)心企業(yè)內(nèi)的檔案工作的進(jìn)行情況，要求檔案管理部門定期對領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行工作匯報和工作總結(jié)。應(yīng)將企業(yè)檔案管理工作納入企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展規(guī)劃中，保障企業(yè)檔案工作得到足夠重視。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層還應(yīng)對企業(yè)檔案工作進(jìn)行部署監(jiān)督，企業(yè)每年都應(yīng)召開檔案工作會議，對企業(yè)的檔案工作進(jìn)行相關(guān)的必要的部署，并且隨時對企業(yè)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，保證檔案工作的部署安排能夠得到貫徹落實(shí)。在監(jiān)督檢查中如果發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時提出并予以改正。加大資金投入，改善企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面應(yīng)花費(fèi)大力氣，因?yàn)榛A(chǔ)設(shè)施建設(shè)是保證企業(yè)檔案管理工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位，企業(yè)檔案管理工作就無從談起。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括檔案庫房的建設(shè)、檔案存放裝具的選購和檔案管理設(shè)備的配備以及檔案庫房管理的相關(guān)制度建設(shè)等各方面。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)應(yīng)該達(dá)到相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，確保企業(yè)檔案管理工作能夠順利進(jìn)行。

2.2 加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，配備高素質(zhì)檔案人才

檔案事業(yè)要發(fā)展，人才是關(guān)鍵，將保障人員的配置作為企業(yè)檔案工作的重中之重。信息化社會下的企業(yè)檔案工作需要有一支高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍。他們既要掌握檔案工作基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的相關(guān)理論知識，也必須掌握現(xiàn)代信息化的一些知識，只有這樣他們才能做好當(dāng)前形勢下的檔案工作。隨著企業(yè)現(xiàn)代化改革的不斷深化，企業(yè)檔案管理的手段也隨之進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和變化，這就需要不斷提高干部檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，做到知識化、年輕化、專業(yè)化，使檔案管理工作既能繼承和發(fā)揚(yáng)老檔案工作者的優(yōu)良作風(fēng)，又能根據(jù)工作的需要，與時俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新。努力加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，需要下工夫、花氣力，通過教育和培養(yǎng)等一些措施來鍛煉檔案工作隊(duì)伍，通過做好思想政治工作和開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方法，不斷提高隊(duì)伍的政治理論素養(yǎng)和業(yè)務(wù)工作能力。通過教育和培訓(xùn)，要切實(shí)改變檔案工作人員配備不到位、檔案工作人員素質(zhì)不高、業(yè)務(wù)知識不熟悉的情況，切實(shí)提高企業(yè)檔案人員素質(zhì)，全面提升檔案工作者政治、業(yè)務(wù)和技術(shù)水平。

此外，要加強(qiáng)對檔案人員隊(duì)伍的管理，各企業(yè)單位應(yīng)該明確一名領(lǐng)導(dǎo)分管，同時按規(guī)定配備檔案管理人員，而且必須是大專以上文化程度具有檔案專業(yè)知識的人員，保證檔案隊(duì)伍的素質(zhì)。通過大力整章建制，建立健全嚴(yán)格的責(zé)任制，建立監(jiān)督制約機(jī)制，定期考核，獎懲分明，形成人人向上、個個爭先的良好氛圍。通過競爭激勵機(jī)制，按照德才兼?zhèn)湓瓌t，把檔案干部隊(duì)伍中的優(yōu)秀人才使用好、提拔好，同時積極創(chuàng)造條件，為檔案干部學(xué)習(xí)深造、交流鍛煉提供機(jī)會，充分調(diào)動和保護(hù)檔案干部的工作積極性。

2.3 加大檔案執(zhí)法力度，建立健全自身法律法規(guī)

大力宣傳貫徹《檔案法》，增強(qiáng)檔案法制意識。加強(qiáng)業(yè)務(wù)規(guī)范建設(shè)要堅(jiān)持依法治檔，加強(qiáng)《檔案法》宣傳貫徹力度，增強(qiáng)企業(yè)員工檔案意識，明確企業(yè)檔案分管領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)專人負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案工作。必要時由檔案行政管理部門會同企業(yè)主管部門，開展集中式的執(zhí)法檢查。執(zhí)法檢查中一經(jīng)發(fā)現(xiàn)損害檔案事業(yè)的行為事實(shí)，對極少數(shù)嚴(yán)重不負(fù)責(zé)任的單位和當(dāng)事人要依法進(jìn)行處罰。開展以案學(xué)法活動，通過對查處案件的通報，維護(hù)依法治檔的嚴(yán)肅性，提高檔案法制部門的執(zhí)法效能和權(quán)威。必要時

考慮制定政府規(guī)章，將企業(yè)的檔案管理工作進(jìn)一步納入法制化軌道，真正做到有法可依、有章可循。完善企業(yè)檔案管理工作的體制和機(jī)制，要完善快速反應(yīng)的工作機(jī)制。對企業(yè)檔案處置中的一些共性問題，檔案行政管理部門要及時研究并提出對策，對少數(shù)企業(yè)存在的一些個性問題，要加強(qiáng)協(xié)調(diào)溝通，按照一企一策、一事一議的辦法加以變通解決。提高認(rèn)識，依法管理。各級檔案行政管理部門要加強(qiáng)宣傳，提高企業(yè)依法管檔的意識；要依據(jù)法律法規(guī)，對企業(yè)檔案工作實(shí)施法治化、規(guī)范化管理；要針對企業(yè)檔案管理中存在的問題和違法行為，加大行政執(zhí)法力度，加強(qiáng)聯(lián)系，積極引導(dǎo)。

要建立健全企業(yè)檔案工作的法律法規(guī)建設(shè)。各企業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身的特點(diǎn)，給本企業(yè)量身定做一套屬于自己的法律規(guī)章制度，這樣今后本企業(yè)單位開展檔案管理工作時就有法可依、有章可循。有了自己的法律規(guī)章制度，就可以應(yīng)付本企業(yè)的各種特殊情況，有利于更好的開展本企業(yè)的檔案管理工作。

2.4 加快檔案信息化建設(shè)，開發(fā)利用檔案信息資源

隨著信息處理技術(shù)的不斷發(fā)展以及計(jì)算機(jī)應(yīng)用的日益普及與深入，政府機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位信息化進(jìn)程也不斷加快。因此，要大力推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)。根據(jù)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的需要，應(yīng)把企業(yè)檔案信息化納入企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的總體布局，推進(jìn)企業(yè)檔案管理與企業(yè)信息化建設(shè)同步進(jìn)行。充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案資源上內(nèi)部局域網(wǎng)，資源共享，進(jìn)一步提高檔案管理現(xiàn)代化水平。企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)是：加快企業(yè)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時管理與利用，推動企業(yè)檔案信息資源的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫建設(shè)，加快推進(jìn)企業(yè)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。基本實(shí)現(xiàn)檔案信息利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理工作自動化、信息管理法制化。

總之，檔案工作總則是對企業(yè)檔案工作的根本性判斷和界定，也是企業(yè)檔案工作的原則。這些原則高度概括出企業(yè)檔案工作的作用、意義和要求，是基于相應(yīng)的社會發(fā)展階段、基本經(jīng)濟(jì)制度、法律法規(guī)環(huán)境的要求而形成，是經(jīng)過企業(yè)檔案工作長期實(shí)踐的檢驗(yàn)和提煉，也是企業(yè)檔案工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)和創(chuàng)新思維的體現(xiàn)，反映出對企業(yè)檔案工作的基本要求。具體體現(xiàn)在日常的工作及管理之中，檔案管理人員對每一位利用者都能做到熱情接待，百拿不厭，百問不煩，想方設(shè)法為他們排憂解難，讓每一位利用者希望而來，滿意而去。面對新時期企業(yè)檔案管理工作機(jī)遇與挑戰(zhàn)，我們要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案意識，與時俱進(jìn)，不斷開拓創(chuàng)新，促進(jìn)檔案管理工作新發(fā)展、新突破，要充分發(fā)揮檔案資源利用，使檔案管理更好地服務(wù)于社會，服務(wù)于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。因此，做好檔案服務(wù)工作主要是做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作。