關于實施地情資料年度化的探討——從資料工作規(guī)范化常態(tài)化和及時提供社會公共共享信息角度

宋洪軍

（哈爾濱市人民政府地方志辦公室 黑龍江 哈爾濱 150028）

編纂地方志書是中華文化的正向傳統(tǒng),在中華文明的歷史傳承中,地方志具有獨特的作用，成為中華文化的重要組成部分，并在現(xiàn)實的國家經(jīng)濟社會進步中發(fā)揮著任何文體不可替代的資政作用。資料作為編纂志書的基礎，不僅是衡量志書質量的主要依據(jù)，而且是實現(xiàn)志書功能作用的首要條件。全國首輪修志過程中關于搜集資料的經(jīng)驗教訓，以及二輪修志普遍面臨的實際困難和問題，促使我們思考并深刻感受到加強地方志資料工作的重要性、必要性和緊迫性。特別是國家《地方志工作條例》頒布后，著手修志工作長效機制的建設成為當前修志工作的重中之重，地情資料年度化工作是建立長效工作機制首先應當解決的問題。

一、實施地情資料年度化的必要性

國務院頒布的《地方志工作條例》（以下簡稱《條例》），明確界定地方志書的性質“是全面系統(tǒng)地記述本行政區(qū)域自然、政治、經(jīng)濟、文化、社會的歷史與現(xiàn)狀的資料性文獻”?！熬幾氲胤街緫斪龅酱嬲媲髮崳_保質量，全面、客觀地記述本行政區(qū)域自然、政治、經(jīng)濟、文化和社會的歷史與現(xiàn)狀”?！稐l例》關于地方志書性質的表述，說明地方志具有系統(tǒng)、全面、真實、準確和區(qū)域性等基本特征。不僅這些特征要通過資料得以體現(xiàn)，而且志書質量的優(yōu)劣和是否權威也要由資料來決定。因此，要編修一部高水平、質量上乘的志書，打好扎實的資料基礎至關重要。

哈爾濱市首輪修志工作啟動于1982年初，結束于1999年底，記述的時段平均在百年以上，工作周期歷時17年。哈市第二輪修志工作啟動于2000年，記述時段為1991～2005年。至2010年，工作周期已歷10年。根據(jù)現(xiàn)實工作基礎和推進進度預測，最終完成二輪志書出版還需要幾年時間。從對兩輪志書工作周期的分析中可以看出，其中近三分之二的時間用于資料搜集；編纂過程中大量的工作反復和主要精力的投入，也多是耗時在資料的核對和補充上。特別是二輪修志的記述時段僅15年，而工作周期已過10年，加之后期所需時間，大約整個工作周期要在14年左右，記述時段和工作周期相差無幾。這種情況不僅嚴重影響了志書功能作用的及時發(fā)揮，加大了編纂工作成本，也使人們對志書的編纂工作周期過長時有微詞。更主要的是很大程度上導致志書因資料工作的局限出現(xiàn)一些先天不足，志書質量受到較大的影響，也必然弱化志書的資政功效。如何改變這種現(xiàn)狀成為地方志系統(tǒng)的重要課題。特別是《地方志工作條例》的頒布，從法律層面明確了各級政府地方志工作的法律責任，規(guī)定了志書編寫周期、工作程序和質量要求。如果我們不解決資料工作的長效機制即資料工作年度化、常態(tài)化，就難以實現(xiàn)《條例》的規(guī)定和政府的工作要求。

二、地情資料年度化工作應該解決的問題和發(fā)揮的作用

基于前述主、客觀原因的分析，我們認為應該以地方行政規(guī)章的形式對地方志資料年度化工作做出具體規(guī)定。這樣不僅體現(xiàn)地方黨委和政府對修志工作的高度重視，也將有效解決開展社會主義新方志編纂以來，一直困擾著地方志編纂工作正常推進的主要矛盾——資料工作的滯后性，和影響志書質量的最重要原因——資料的不完整和不系統(tǒng)，更好的發(fā)揮地方志書的傳統(tǒng)作用和衍生具有時代特征的現(xiàn)實作用。

從實際情況的分析中推演，地情資料年度化工作實施后，會有效的解決修志工作中的主要矛盾和發(fā)揮的作用是：

1.可以實現(xiàn)地方志資料搜集工作常態(tài)化，徹底消除自上世紀80年代以來近20年里地方志資料工作一直在“編著歷史的、丟著現(xiàn)實的”惡性循環(huán)中掙扎的狀況。哈市上輪志書工作周期中，1991～2000年是第二輪志書記述時段的前十年。由于當時集中精力編纂1991年前的情況，未能及時收集這10年的資料，導致二輪修志工作中搜集這10年的資料耗費了幾年的時間，有的現(xiàn)在還在搜集。而且這種事后搜集，由于受主、客觀條件局限,有些資料是不可能搜集到了，這必將留下志書記述上的遺憾。哈市二輪修志下限先是定為2000年，后來延伸到2005年，否則我們又失去了搜集現(xiàn)實5年資料的機會，又將重蹈首輪志書在資料工作上的失誤。只有實施地情資料年度化，才可以徹底解決資料搜集工作滯后的問題。

2.實施地情資料年度化工作，可以提高資料搜集的質量，大大縮短地方志書編寫周期，及時發(fā)揮地方志書服務現(xiàn)實的作用。歷史資料在時間上越貼近現(xiàn)實，對社會的借鑒和參考作用越直接，效果會越顯著。考察兩輪志書的編纂周期，搜集資料所占用的時間均在一半以上，甚至三分之二以上，工作周期過長嚴重制約了地方志工作服務現(xiàn)實的作用的發(fā)揮。實施地情資料年度化，把未來資料搜集工作前移；而且當年搜集，資料的遺失率低，可以大幅度提高未來資料的利用率，從而提高資料工作和志書編纂工作的質量。

3.實施地情資料年度化工作，可以有效降低未來修志工作成本。估算哈市現(xiàn)實每年修志工作的直接成本，大約有數(shù)百萬（因未做過相對準確的統(tǒng)計，此數(shù)字和實際情況會有一定誤差，但不會太大），工作周期每縮短一年，就可以節(jié)約相應數(shù)額的投入。如果按節(jié)省一半時間預期，節(jié)省的額度將是非常可觀的。盡管對修志工作的投入是非常必要的，但節(jié)約辦事，應該是我們不變的工作追求和原則。

4.實施地情資料年度化工作，可以超前鍛煉修志隊伍，為未來修志工作奠定人才保證。雖然年度資料的物化形態(tài)同志書有所不同，但從資料搜集和編寫角度則有很多的一致性。每年在做，數(shù)年下來，剔除一定數(shù)量的人員流失和更換，可以形成數(shù)量比較可觀的、相對熟悉志書編纂要求的骨干隊伍。這些人參與未來修志工作，必將縮短進入角色的時間，節(jié)省許多培訓適應工作所需要的成本，提高工作效率。

5.實施地情資料年度化工作，可以每年產(chǎn)生數(shù)百萬字地情信息，通過數(shù)字化和網(wǎng)絡檢索，及時提供給社會不同層次和界別共享利用，這對于一個區(qū)域地情信息資源開發(fā)利用和地方文化軟實力建設是非常有益的，也使擴大地方志為現(xiàn)實服務的領域和增強時效性有了扎實的物質基礎，它所產(chǎn)生的經(jīng)濟和社會效益是不可低估的。

三、地情資料年度化工作應該采用的工作方式

我們確定現(xiàn)實承擔地方志書編纂的單位和部門,作為地方志資料年度化工作責任單位,每年3月底前向市志辦報送上年度資料年度化提綱；市志辦對各部門的提綱負審查責任。年度化資料原則以專題形式整理分類，年底前以電子版形式報市志辦驗收。由于資料年度化工作涉及中、省直在哈單位，市直部門及所轄區(qū)、縣近180個部門和單位，工作范圍廣、工作量大、專業(yè)性要求較高，由啟動到完全規(guī)范需要一定的過程。期間,市志辦應加強工作指導和專業(yè)培訓,及時總結、推廣、交流典型做法、制定相應的工作規(guī)范，完善要求，明確程序,以保證此項工作在起步之始就具有較強的科學性。

四、地情年度資料形成后的現(xiàn)實開發(fā)利用

地情信息年度化后，不僅僅是為下輪修志及時的積累了資料，解決了長期困擾修志工作健康推進的主要問題，更重要的是為地方志工作更好地為現(xiàn)實服務，切實拓寬資治領域奠定了必要的基礎。在當今信息社會，誰占有了信息，誰就據(jù)有了發(fā)展的先機。英國一個研究小組的研究證明，一個社會如果能夠做到社會公共信息及時的共享，會拉動國民生產(chǎn)總值增長一成。一個城市的地情信息資料年度化，無疑是這個城市的綜合情況的全面匯總，是一地相對全面、權威的社會公共信息的聚集，如果能科學的利用網(wǎng)絡這個最現(xiàn)代的信息傳播平臺，在對資料科學分類和專題化基礎上，提供給社會各界廣泛利用，那將是古老的方志傳統(tǒng)真正的融入了現(xiàn)代社會。

年度資料生成后，可以先在三個方面開展開發(fā)利用工作：

一是依托哈爾濱市地情網(wǎng)，建立地情年度資料數(shù)據(jù)庫，運用數(shù)字技術和網(wǎng)絡技術，通過授權方式，即凡是年度資料的提供單位，可以共享使用數(shù)據(jù)庫內的全部資料，社會各界可以通過申請查詢的方式利用這些資料。

二是修志機構內部工作人員可以充分及時的利用這些資料進行專題性的地情研究，真正的使各級修志機構由組織指導型向研究指導型轉變，專業(yè)修志工作者逐漸成為某一領域的地情研究專業(yè)人員。

三是把地情資料年度化工作同方志館建設、同把修志機構建成三個中心結合起來。使地情資料存儲中心具有真正的現(xiàn)實地情資料客觀基礎，否則，沒有現(xiàn)實地情資料，一地的地情資料存儲中心也無從談起。

總之，實施地情資料年度化工作，在為下輪修志備好原料的前提下，還可以聚集地情信息資源，提高地情信息資源轉化、利用的時效性，更使方志工作由傳統(tǒng)的“先修后用”向“邊修邊用”創(chuàng)新性轉變，真正實現(xiàn)地方志工作社會效益與經(jīng)濟效益的最大化。