檔案管理現代化存在的問題與對策

孟慶霞 王秀文

（黑龍江林業職業技術學院 黑龍江 牡丹江 157011）

檔案工作反映的是一個單位歷史面貌，為今后該單位的工作查考、科學研究和印證歷史有著深遠的意義和影響。那么，如何做好檔案的管理工作和實現檔案管理工作的現代化就顯得尤為重要。目前，檔案管理現代化僅僅還處于基礎建設、硬件投入、技術籌備和人才培養階段，特別是與計算機在檔案管理中的應用還存在一些問題，本文就目前存在的一些不足及今后的對策談點粗淺看法。

1.檔案現代化管理存在的問題

1.1 檔案管理現代化的意識不強

當前，由于社會上對“檔案”工作的概念和作用，識之者甚少，檔案管理意識相當淡薄，甚至有一些領導對加強檔案工作的現代化建設認識不足，不予重視。許多單位的檔案工作仍然采取傳統的工作方法，嚴重影響了檔案管理的現代化進程。

1.2 檔案管理現代化的人才不足

在信息化社會的今天，檔案管理人員不再是單純的檔案保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者。實現檔案管理現代化，要求檔案管理人員既要掌握先進的科學技術知識，能夠進行新技術、新設備的日常使用、維護和更新，同時具有先進的管理技能。從目前人員現狀來看，許多機關、企業、事業單位的文書、檔案管理人員，大多數還停留在收發、查找的階段，未能從知識結構上及時學習和掌握科技化手段，缺少現代管理的基礎知識，沒有掌握現代設備的操作技能，阻礙和制約了檔案網絡化的進程，進而阻礙和制約了檔案信息資源的開發力度。

1.3 檔案管理的基礎業務不扎實

主要表現為檔案收集范圍面狹窄，收集內容不夠豐富。比如文書檔案接收多，科技檔案、專門檔案接收少；政治領域方面的檔案接收多，教學科研領域方面的檔案接收少；宏觀方面的檔案接收多而微觀方面的檔案接收少；只注意接收紙質檔案，而放松特殊載體的富有地方特色的檔案的收集；只注意接收移交來的檔案，而放松了征集檔案；只注意檔案的接收，而放松了與檔案有關的史志、內部資料的收集；只注意檔案的接收，不注意檔案前期材料的形成和積累；檔案的紙質載體多，機讀文件少。

1.4 檔案標準化、規范化有待提高

檔案管理現代化的理論研究有待進一步增強，檔案管理現代化不是僅僅使用幾臺新設備的問題，而是一個系統工程，是由許多方面的因素相互協調、相互制約構成的總體目標，需要各方面的大力支持和各級領導的高度重視，更需要相關部門和人員轉變原有觀念、通力合作、與時俱進。

1.5 檔案信息儲備量不足

種類齊全，結構合理，質量優化的館藏體系，是開發檔案信息資源的重要條件。有的門類檔案資料收集不全，達不到齊全、完整，使檔案信息資源轉化為現實生產力受到一定影響，信息的傳遞是保證檔案發揮重要作用的有效途徑，信息不暢，就會造成生產低下、投資失誤、重復建設等。

2.主要解決措施

針對目前存在的問題以及對知識經濟背景下檔案管理現代化應具有的前瞻性意識，提出以下的解決思路和途徑：

2.1 增強檔案管理現代化意識

首先，要充分認識檔案工作的意義，充分認識檔案管理現代化對檔案工作的發展進程的重要性。在實現檔案管理現代化，發展檔案事業的過程中，應主動爭取領導的重視，加大投入。檔案工作人員要更新與我國現代化目標、規模和方法不相適應的思想和觀念，尤其是更新依靠科技進步和科學管理的觀念，建立與時代合拍的檔案意識，切實轉變計劃經濟時代形成的對檔案管理輕利用、封閉保守的思想觀念，把檔案服務方式從傳統的被動式服務改變為主動式服務，將封閉式服務轉化為開放式服務，使檔案工作適應知識經濟時代的需要，適應社會發展的需要。

2.2 重視檔案管理人才的培養

檔案管理現代化是不斷完善深化的過程，在這一過程中，始終要依賴于檔案管理人員的素質的提高。檔案管理人員不僅要有較高的政治思想素質、知識素質，還要有很強的信息素質，要有利用信息工具及主要信息解決問題的技能與技術，從信息的角度看待檔案和檔案工作，才能具有對檔案信息需求的敏感性，才能提供主動服務。檔案管理人員的再深造、再學習是檔案事業蓬勃發展的重要保證，我們應采取多種方法對檔案管理人員加強理論和技能的培訓，使檔案管理人員不斷充電，不斷更新知識，更好的掌握運用專業知識，只有掌握了信息技能，掌握了確定、獲取、組織、評價、創造信息的能力，才能更有效地做好檔案工作，為迎接知識經濟的到來做好充分的準備。

2.3 加強檔案管理的基礎業務工作

信息化的發展，必然導致大量電子文件的產生。以紙質、實物、磁帶等為載體的檔案材料仍是主要形成或載體，并且許多檔案的收藏與利用價值也會增值。不斷拓展檔案資源，不僅收集文件、獎牌、證書，還要收集字畫、名人檔案材料等，打破原始意義上的檔案范圍束縛，豐富檔案內涵。館藏檔案價值的高低，決定了檔案利用的效益，同時也是保持檔案工作生命力與可持續發展。

2.4 重視檔案管理工作的標準化、規范化

檔案工作標準化、規范化是實現檔案管理現代化的重要中間環節，搞好硬件建設是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎。檔案管理現代化首先要實現檔案工作標準化，沒有標準化就沒有現代化管理。檔案工作標準化是建立最佳檔案工作秩序，取得最優經濟效益和社會效益的保障，同時也是促進檔案理論研究和發展的重要手段。在檔案標準制定的過程中，需要在專業內取得一致的認識，為總結、提高和發展創造有利的條件和機會，同時檔案標準化的制定，必須汲取相關科學知識，以充實和發展檔案管理學。實現檔案管理現代化不可能一蹴而就，需要一個過程，在這個過程中，手工操作與現代化管理將是并存的，因此我們既要積極引進現代化新技術，也要重視傳統技術的研究和改造，使傳統技術與現代化技術有機結合起來。

2.5 擴大檔案信息儲備，豐富檔案儲藏機構

在當今信息時代，各種信息存取技術、新型文獻載體、大容量數據庫以及國際互聯網的出現及廣泛應用，為檔案信息的社會利用提供了技術支持和有利條件。我們要及時配備檔案現代化所必有的計算機、掃描儀等現代化辦公設備，要充分利用現代科技、利用縮微技術、光盤技術在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐。抓住機遇，加強聯系，互相交流，擴大信息源，增加信息量，互相學習，取長補短，共同發展。一方面要確保其社會利用價值創造良好的物質條件，開拓檔案輸入渠道，不斷增加檔案信息的儲存量，并適時更新檔案資料的內容，提高檔案信息利用率；另一方面要加緊檔案信息檢索工具的編制工作，強化開發檔案信息的手段，加強信息儲存和檢索向“高效、高速、完整”目標邁進，最終實現信息資源共享。

3.小結

綜上所述，由于檔案管理現代化是一個循序漸進的過程，而各級檔案部門接收、保管的檔案數量、質量、種類、管理水平也各有不同，經濟條件、人員素質、環境條件等都存在著差異。因此，在檔案管理現代化方面不能一哄而起，要有計劃、有步驟地根據本系統、本地區的實際情況，先試點，后鋪開，堅持從點到面的方針，并注重總結經驗，注重開發適合我國檔案信息存貯系統的新技術、新產品，并且面對21世紀高科技和信息技術革命帶來的機遇和挑戰，與時俱進，我們相信檔案管理現代化的實現是指日可待的。

[1]周曉英.檔案信息論[M].中國人民大學出版社,2004年

[2]張龍英,蔣建英.淺談法制背景下的檔案信息開發利用2003年

[3]陳珊飛.試論高校檔案與文書工作 浙江檔案 2001年

[4]張清明.秘書參謀職能概論 武漢大學出版社 2007年