檔案信息化與檔案保存價值

李 麗

（黑龍江省八五三農場 黑龍江 寶清 155630）

檔案部門要積極參與電子政務建設，把電子公文歸檔管理作為電子政務建設的重要環節納入其功能總體設計框架中，探索利用統一的網絡平臺整合檔案信息資源、最大限度實現信息資源共享的有效途徑。隨著電子政務建設的加快和信息網絡化的普及，各級檔案館檔案數字化、網絡化也將在不遠的將來實現，這是社會發展的需要，也是檔案工作發展的必然趨勢。檔案信息化要求改變檔案工作觀念。傳統的檔案工作用手工操作，利用的是紙質檔案，并形成了一整套較為完善的對紙質檔案管理和利用的傳統思想模式，今后檔案工作將逐步由手工操作轉向計算機操作，利用檔案在網絡上進行，人們對檔案工作的思考也要隨之由觀念轉變為在數字化、網絡化的前提下進行，并用發展的眼光看待檔案工作，才能避免在今后的工作中少出問題，少走彎路。這一變化將牽動傳統檔案工作一系列的改變，檔案保存價值就是其中之一，在檔案網絡化條件下，傳統的檔案工作該如何進行調整才能與之相適應，筆者提出以下觀點供同行商榷。

1.檔案信息化要求調整檔案保存價值的內容

長期以來由于信息傳輸滯后的原因以及為了方便長遠查找利用，有關重要文件材料的價值都定得很高，紙質檔案占據著利用工作的主導地位。今后查找檔案主要在檔案網絡上進行，打破了時間和空間限制，人們查找檔案隨時隨地都可以進行，不再局限于紙質檔案上，檔案不再有分級永久重復保存的必要（除本單位制發文件外），重復保存檔案的價值也不用再定得很高，因此，有必要調整檔案保存價值的內容。永久保存檔案的內容應該調整為：本機關制定的屬于法規政策性的文件，處理重要問題形成的文件材料，召開重要會議的主要文件材料，重要的請示、報告、總結、綜合統計報表等。不再包含直屬上級機關頒發的屬于本機關主管業務要貫徹執行的文件材料。因為上級主管部門下發的重要文件材料，主管機關已進行數字化、網絡化處理，紙質檔案已經永久保存，在網絡上可以查到，下屬機關沒有永久保存的必要，長期保存即可。長期保存檔案的內容調整為：本機關一般工作問題的文件材料，一般會議的主要文件材料，人事管理工作形成的文件材料，下級機關報送的重要總結、報告和統計報表等文件材料。而直屬上級機關頒發的屬于本機關主管業務并需要貫徹執行的一般文件材料（實際效用一般都不長），在網絡條件下不需長期保存，短期保存即可。短期保存的檔案是在較短時間內有利用和參考價值的文檔。重心應該調整到針對本單位主管業務形成的文件材料上來，不應該再把與本單位業務有關，但又不屬于本單位主管業務的文件材料也作為歸檔的重點保存。永久檔案應堅持誰制發誰主存的原則，以避免各一級立檔單位之間重復保存大量文件材料。所屬二級立檔單位的檔案不接收進館、不接收進檔案室，因為二級立檔單位擁有的文件材料大多數屬于主管部門下發的文件材料，主管單位已經保存。即使是二級立檔單位形成的重要文件材料，按照規定，二級立檔單位也要上報上級主管部門，主管單位必然將其隨同相關材料一并整理歸檔，若再進館、進檔案室，必然造成重復。再說，二級立檔單位大部分在基層，信息化程度低，檔案保存在二級立檔單位檔案室可以方便基層利用。長期保存的檔案應以主辦機關為保存重點，其他有關單位則作短期保存。普發性文件和有利用價值的參考性文件材料短期保存（參考性文件材料也可以作為資料保存3～5年后銷毀）。明確了單位歸檔重點，可以避免檔案重復，延緩各檔案館、單位檔案室檔案數量膨脹、庫房爆滿現象，檔案數字化工作也就有了重點。

2.檔案信息化需要調整地縣檔案館保管檔案的重心

檔案工作網絡化后，長期保存的紙質檔案應由機關檔案室保存，地縣檔案館只接收永遠保存的紙質檔案和長期保存檔案的磁盤供查找利用。這樣做，一是因為查找檔案更多的是通過檔案網絡查找，地縣級檔案館已沒有保存長期紙質檔案的必要；二是方便機關利用；三是減輕檔案館保管工作壓力；四是檔案館可以利用現有的較好條件更好地保管好永久紙質檔案；五是可以騰出時間、精力、資金加速檔案信息化建議，不用在管理大量玉石不分的檔案上長期消耗大量的人力、物力、財力，造成資源浪費。

3.改變檔案信息化建設滯后狀況

從對我省各地考察了解情況看，各地縣檔案館現代化建設步伐緩慢，檔案數字化工作才起步，利用檔案還停留在手工操作上，跟不上現代工作發展的步伐，與先進地區相比較差距較大，主要原因是：①認識不到位。檔案人員要充分認識檔案工作現代化建設的重要性和必要性，把檔案信息化建設作為重要的基礎業務來抓，要從根本上盡快轉變思想觀念，提高思想認識；②資金不足。要多渠道爭取資金投入，解決檔案設備嚴重缺乏問題；③檔案人員計算機基礎水平有待提高。檔案人員普遍缺乏計算機基礎知識也是影響檔案信息化建設的又一原因，檔案信息化建設并非只靠少部分人就能夠完成，需要全體檔案人員的共同參與，因此檔案人員要通過各種途徑參加培訓或自學，提高計算機基礎理論水平和應用能力，才能加快檔案信息化建設。

4.制定統一規范標準、使用統一軟件

4.1 要有統一的規范和標準

檔案數字化建設，各級檔案館、檔案室逐步在做，但是沒有統一的輸入規范標準，往往是各地檔案館（室）所存檔案不分級別、年代、效用，不看效果，全部錄入，錄入沒有側重點，利用較多的檔案不能及時錄入，迅速提供利用，上級統一下發文件重復錄入，影響信息化建設速度，造成不必要的大量資源浪費。因此上級主管部門要制定統一的規范標準，規范檔案錄入工作。各級檔案館應將本地區制發的文件材料作為錄入首選，再根據本地區工作實際選擇輸入其他文件材料，使錄入有計劃有步驟地進行，早日實現檔案全面網絡化。

4.2 檔案系統軟件使用要統一

現在檔案系統軟件各省都在開發，各家軟件各有優勢。各省、各地使用多家軟件，不統一，勢必造成部分檔案館走彎路，影響檔案信息化建設速度，影響網絡條件下提供利用。檔案信息化建設需要統一的檔案系統軟件，不能各行其事，才能加快檔案信息化建設，提高利用率，查找準確率。

5.檔案價值的實現，檔案作用發揮的程度如何，取決于一定的條件

一般說來，其基本條件有4個方面：

①檔案利用實踐。檔案在日常存放的靜態中，其價值處于潛在階段，只有在人們利用的過程中才能表現出檔案的價值，并校正和提高人們對檔案價值的認識。

②社會發展水平、社會制度和檔案管理政策，對于檔案利用的需要和可能提供利用的程度，有很大的制約作用。社會進步程度愈高，愈能為檔案的開放利用提供更多的條件，充分實現檔案的價值。

③社會檔案意識，特別是人們對檔案的認識水平、重視程度和利用動機等因素，都影響檔案發揮作用的狀況。人們的檔案意識越強，檔案價值愈能實現得充分；檔案價值的實現，又促進人們檔案意識的加強。

總之，調整傳統檔案保存價值對于檔案信息化建設來講，只是其中的一部分，傳統檔案管理、利用與信息化檔案管理、開發利用等等問題還有許多值得我們探索、改進和完善之處。檔案信息化建設是一項艱巨的工作，需要全體檔案人員長期共同努力才能實現。

[1]陳兆祦.談加強檔案保存價值鑒定工作的若干問題[J].山西檔案2004（6）