淺談企業文檔工作一體化建設

李曉玲 劉玫

（1齊齊哈爾市第一醫院 黑龍江 齊齊哈爾 161000；2齊齊哈爾市住房公積金管理中心 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

通過信息化實現文秘工作與檔案工作一體化，是現代企業科學管理的必然趨勢。隨著社會的發展、企業的進步，在管理工作中新理念新技術逐步的推廣和普及，文書檔案成為綜合檔案里的重要組成部分，它的管理模式和方法也將發生進一步的變化，從提高文秘工作的質量和文書檔案的計算機數據化處理以及快速、準確的利用文書檔案信息等方面，從而體現了文檔一體化的優越性和科學性，給文秘和檔工作者帶來一個新的定位。

一、實現文檔一體化建設的好處

通過信息化實現文檔一體化，必須用OA與檔案數據庫管理系統去工作。將辦公系統中的文件內容用OA系統直接導入檔案數據庫管理系統中來，直接變成檔案，對不能導的個別文件采取掃的辦法。既方便又省時、省力，還能達到減人提效的目的。避免綜合檔案管理員只知其表象，重復低質勞動。但要十分注意做好檔案利用權限的管理工作，我們所說的“方便檔案利用者利用檔案”，是有特定含義的，是指在一定的時間內為某一部分人在可利用的某一部分檔案盡可能地提供方便，而對另一部分人要利用這部分檔案不僅不能提供方便而且要加以阻止，采取一定的辦法，用系統設置的可借閱和不可借閱、查詢范圍、歸還日期等功能來實現，通過信息這條“高速公路”，來實現文秘工作與檔案工作一體化目標，充分發揮企業文書檔案信息資源的作用。

二、文檔一體信息化服務向縱深發展的障礙

1.從思想觀念上分析。目前，文檔一體信息化服務并沒有取得理想的效果，辦公過程中引入計算機管理系統，必然會對現行的體制產生影響，尤其是現行的手工文件處理方式已經運行多年，也有一套完善制度和方法，機關工作人員也習慣了這種公文處理模式，一下子改變原有的工作方式和習慣，應用計算機進行公文處理，會對某些領導干部和工作人員之間產生疑問，妨礙辦公管理系統的應用，因此做好宣傳工作，轉變觀念統一認識，是推行辦公自動化的必要條件，而有的企業單位雖然投入計算機不少，但對于辦公自動化概念的宣傳和理解產生了誤區，過于片面強調辦公過程的自動化，這是不可取的。

2.從實踐理論上分析。到目前為止，許多企業的文秘工作與檔案工作還在實行分快管理制。這種體制從某種程度上卻有意無意的拉大了文秘工作與檔案工作的距離。負責文秘工作的人員檔案意識淡薄，只考慮當前的工作，檔案工作人員墨守成規也很少考慮文秘工作，導致二者在銜接過程中出現許多脫節，出現諸多不規范的現象，這直接影響了企業文書檔案的建檔質量。下面筆者談一下好多企業檔案建檔過程中遇到的種種問題。

一是版面記錄不全，附件不規范。在日常檔案管理中常常遇到歸檔文件只有主題詞而無抄送抄發單位，不標明印發部門和發文時間，甚至沒有版記，尤其是主題詞的選用不準確或自擬自編，給文件歸檔擬寫案卷標題增加了操作難度。有的“附件”字樣標識不當，正文和附件的名稱、序號不一致，附件單獨裝訂時不標識正文字號和排列序號，嚴重影響著公文的規范立卷和規范歸檔。二是原始稿件不全，編號不規范。歸檔時發現只有定稿，缺了原稿或修改稿，公文編號差錯，鉛筆或圓珠筆撰寫，不經過復印就用傳真原件歸檔，短期內字跡就變得模糊不清，既不符合立卷歸檔的要求，又影響了檔案的質量和存檔價值，使檔案的真實性難以保障。三是紙張不達標，裝訂不規范。相當一部分單位還在繼續延用過去的16開型紙。大小16開混用現象尤為突出，搞的文件大小還不一致，造成裝訂中發生掉頁、漏頁、壓字等問題，使檔案的美觀性和完整性都受到一定影響。四是文種使用不當，辦理程序不規范。出現“決定”和“意見”不分，“通知”和“通告”混用，“請示”和“報告”不分，“報告”中夾雜著“請示”的內容，有的甚者把兩個文種合二為一為“請示報告”，越級行文，越級簽發，有校對無復核，不登記就印發等無序現象，從而為正確歸檔留下了后患。

三、提高企業文書檔案質量的對策及建議

文秘工作和檔案工作銜接的主體主要是公文，公文是文秘工作的主要產品，檔案資料又主要來源于公文，公文是檔案的前身。公文質量的好壞直接影響著檔案的質量，換句話說沒有高質量的公文就不會有高質量的檔案。高水平的檔案管理是建立在規范處理公文的基礎之上。下面筆者結合自己多年的工作實際，提出幾點建議。

一是組織機構合并，培養文檔工作者。“文檔一體化”的實質是把現代文秘工作和檔案管理工作從組織制度中真正交融在一起。文秘人員的頭腦中必須要有“檔案意識，同時要站在對歷史負責高度上來保證檔案的質量，來減少檔案部門工作程序，避免無謂的重復勞動，使文檔工作流程科學化、合理化。二是明確部門職責，檔案立卷前移。“文書部門立卷”是《中華人民共和國檔案法》已經明確了的基本制度。文秘人員要按照《國家行政機關公文處理辦法》的要求，對辦理完畢的文件材料，應由文秘人員集中統一保管，根據立卷的原則和方法及時編寫“案卷類目”，“及時整理（立卷)、歸檔”，使文件的立卷工作日常化。會議文件應該在會前收集材料，會后及時立卷歸檔，切忌拖拉積壓。聯合辦理的公文，原件由主辦單位進行分門別類的管理，要及時收集歸檔，協辦單位只保存復印件或副本，既方便平時查閱，又利于年終立卷。當遇到工作人員因故調離工作崗位時，主管單位要負責將本人暫存、借用的公文材料，按照有關規定全部及時進行清交，確保檔案材料的完整性。三是強化制度建設，實現全過程管理。建立有效的管理制度和工作程序，嚴格按照規范程序辦理公文，要樹立質量管理意識，這是“全過程管理”的前提。文秘人員要有質量第一觀念。要嚴格執行公文行文規則，嚴格審核簽發制度，審核簽發手續是否完善、附件是否齊全、格式是否規范，印制后發送前應再次進行復核。制定嚴格的質量標準。對要修改實質內容，則應該按程序復審。在公文用紙紙型、幅面尺寸、裝訂要求等技術指標上也要嚴格按《國家行政機關公文格式》標準把握。要正確選用主題詞，自覺保存原稿或修改稿，不用鉛筆或圓珠筆撰寫或修改公文，傳真件要經過復印后再歸檔，保證檔案文件的質量和存檔價值。四是適當投入，提高人員裝備和技術水平。在建立一支有較強的政治覺悟和專業技術水平的優秀文檔工作者隊伍的同時，要配置“文檔一體化”計算機管理系統，這是實現“全過程管理”的關鍵。依靠這一系統，一次輸入，多次輸出，從而會使文檔實體生成一體化，管理一體化，利用一體化，規范一體化，用信息化實現文秘工作與檔案工作一體化，從源頭上提高煤炭企業檔案質量。

四、積極爭取領導重視和工作人員的支持

信息化雖然成為整個社會的共識，但要實現文檔一體化必須要上下達成共識才能實現，因為較高的費用、相關知識的匱乏等，都會造成和產生文檔一體化的盲區。所以要采取積極有效的措施，通過媒體的宣傳，轉變領導及辦公人員的觀念，從而才會使現代文檔工作有一個便捷的信息化平臺和暢通的互聯網環境，及早實現辦公自動化。

總之，隨著社會信息化建設步伐的不斷推進，企業文檔工作也要不斷發展，為了更好的做好企業文檔工作，盡早實施文檔一體化，借助文檔一體化會十分方便地查到所需要的文檔目錄原文，改變以往利用者必須到檔案室才能查閱檔案狀況。因此，企業黨政辦公室應抓住當前有利機遇，克服畏難情緒，努力工作，積極創造條件，早日實現文秘工作與檔案工作一體化，從源頭上來提高文書檔案質量。