淺談檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

何曉明 劉鳳娟

（1.伊春林業(yè)勘察設(shè)計(jì)院 黑龍江 伊春 153000；2.伊春市廣播電視局 黑龍江 伊春 153000）

隨著改革開(kāi)放的深入和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案事業(yè)面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。為確保檔案事業(yè)向著健康的方向發(fā)展，我們必須正確處理好檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，概括起來(lái)說(shuō)就是進(jìn)行文檔一體化改革和建立文件中心。

所謂文檔一體化，就是將目前檔案工作現(xiàn)實(shí)中的各機(jī)關(guān)相對(duì)分散獨(dú)立的文件管理和檔案管理，統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體進(jìn)行管理。而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機(jī)關(guān)和檔案館之間的一種過(guò)渡性文件保管機(jī)構(gòu)。國(guó)內(nèi)學(xué)者一致認(rèn)為它們的理論依據(jù)是文件生命周期理論。

文件生命周期理論告訴我們，文件從其產(chǎn)生、形成到最終銷(xiāo)毀，或作為檔案永久保存，是一個(gè)完整的生命過(guò)程。這一過(guò)程可分為若干階段。由于各階段有其不同的價(jià)值、作用和特點(diǎn)，各階段文件存在著與之相對(duì)應(yīng)的保管地點(diǎn)和存放方式。

文件生命周期理論強(qiáng)調(diào)，文件從始至終都是一個(gè)完整的、動(dòng)態(tài)的、連續(xù)的生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程。而我國(guó)檔案工作通過(guò)歸檔口的設(shè)置，將文件的第一、二階段作為文件，將第三、四階段作為檔案并采取非統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行管理，使文件運(yùn)動(dòng)的不同階段相對(duì)獨(dú)立。因此，造成了文檔分離的不正常現(xiàn)象。要解決這一實(shí)際工作的難題，必須實(shí)現(xiàn)文檔一體化，將文件和檔案即將原來(lái)分離的二、三階段揉合起來(lái)，這種揉合是符合文件運(yùn)動(dòng)的特點(diǎn)的。這兩個(gè)階段的文件都處于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段，都具有不穩(wěn)定性、中間性和過(guò)渡性的特點(diǎn)，都主要是為產(chǎn)生文件的機(jī)關(guān)、為發(fā)揮其原始價(jià)值服務(wù)的。從本質(zhì)上四個(gè)階段都是文件，只是其價(jià)值、特點(diǎn)、存放地址不同。因此文檔一體化在現(xiàn)實(shí)中主要是對(duì)二、三階段文件的一體化管理。

依據(jù)文件生命周期理論，文件運(yùn)動(dòng)的不同階段需要不同的管理方式、保管場(chǎng)所。其中暫時(shí)保存階段文件尤為特殊。這一階段的文件要經(jīng)受時(shí)間的考驗(yàn)，有的可能沒(méi)有價(jià)值可以銷(xiāo)毀；有的一段時(shí)間內(nèi)有價(jià)值然后再銷(xiāo)毀；有的具有永久保存價(jià)值將來(lái)還需要進(jìn)館保存。因此需要一個(gè)過(guò)渡性的中間機(jī)構(gòu)來(lái)專(zhuān)門(mén)對(duì)其進(jìn)行整理、保管和利用。于是文件中心這一機(jī)構(gòu)便應(yīng)運(yùn)而生了。國(guó)內(nèi)外學(xué)者對(duì)文件中心的實(shí)踐范圍各說(shuō)不一，但其管理的對(duì)象、內(nèi)容是一致的。

文檔一體化和建立文件中心具有理論依據(jù)，在理論上是成立的，在實(shí)踐中是否切實(shí)可行？是否確有必要呢?回答是肯定的。

文檔分離帶來(lái)大量的弊端，造成大量失控的具有重要價(jià)值的賬外文件。檔案部門(mén)由于館藏質(zhì)量降低，進(jìn)而導(dǎo)致不能很好的發(fā)揮參考服務(wù)作用，導(dǎo)致檔案部門(mén)信息服務(wù)功能降低，也導(dǎo)致了檔案部門(mén)地位的降低。

隨著我國(guó)高新技術(shù)的發(fā)展，文件檔案的計(jì)算機(jī)管理提上了議事日程。文件檔案的計(jì)算機(jī)管理克服了以往工作環(huán)節(jié)、工作程序的重復(fù)雷同，將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程，加強(qiáng)文件管理的超前控制，保證了檔案的質(zhì)量，從而充分發(fā)揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期，從信息源頭做起的思想在世界范圍內(nèi)受到一致歡迎。這種思想主要來(lái)源于為解決文檔分離，使電子時(shí)代檔案工作從根本上動(dòng)搖而提出的也是解決現(xiàn)實(shí)文檔分離的根本辦法。

檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)。在搞好硬件建設(shè)的同時(shí)，做好文書(shū)處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。日益豐富的工作實(shí)踐表明，雖然文書(shū)處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對(duì)的獨(dú)立性，但由于文書(shū)是檔案的來(lái)源，檔案是文書(shū)的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹(shù)立文書(shū)處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，在實(shí)際工作中，把住文書(shū)處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。

一、公文制發(fā)是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提

公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)。可以說(shuō)公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也是影響日后檔案的質(zhì)量，決定檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的問(wèn)題。因此，我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。

首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫(xiě)橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無(wú)日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長(zhǎng)久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡(jiǎn)稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。

二、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

相近公文的重復(fù)與立卷組合的無(wú)序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的最大問(wèn)題。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)，就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問(wèn)題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國(guó)文書(shū)立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來(lái)的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。它要求我們?cè)趯?shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷(xiāo)毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個(gè)問(wèn)題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒(méi)有完成的，則不能立卷或歸檔。否則，將會(huì)給檔案管理造成無(wú)序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問(wèn)題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類(lèi)并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問(wèn)題的完整性，反映同一問(wèn)題的全部處理過(guò)程及來(lái)龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

三、提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證

不斷深化的工作實(shí)踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價(jià)值的因素，而立卷方法問(wèn)題與案卷裝訂質(zhì)量問(wèn)題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問(wèn)題，以便有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類(lèi)和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂的質(zhì)量問(wèn)題，以有利于檔案規(guī)范化管理。