基層企業(yè)文檔辦公與檔案工作

許洪閣

(大慶油田鉆三服務(wù)中心 黑龍江 大慶 163411)

吳寶森教授主編的《檔案學(xué)概論》明確指出:檔案是歷史的原始記錄，或說原始的歷史記錄，這是檔案的本質(zhì)屬性。檔案在與其它事物相比較而存在的過程中，顯示的獨(dú)有的特性，就是原始記錄性。

以史為鑒知興替，以人為鏡知得失。基層企業(yè)檔案記錄的是最基礎(chǔ)的歷史，做好基層企業(yè)檔案工作具有重要意義。加強(qiáng)文檔辦公是做好基層企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)。

一、基層企業(yè)先進(jìn)文檔辦公是正規(guī)化管理的重要體現(xiàn)

(一)文檔辦公的程序和內(nèi)容

文檔辦公就是將上級來文(包括各項(xiàng)任務(wù)的下達(dá))，本單位的工作計(jì)劃，本單位的領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)指派的任務(wù)，還有基層或個(gè)人在計(jì)劃中、計(jì)劃外所從事的重要工作，通過報(bào)告、計(jì)劃上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)簽批后，再按計(jì)劃方案實(shí)施。這一切均由辦公室文秘人員入檔督辦。直到任務(wù)完成督辦人員予以講評之后，將計(jì)劃報(bào)告運(yùn)行過程結(jié)果與評述交領(lǐng)導(dǎo)審核簽批后歸檔。

這期間，工作運(yùn)行中出現(xiàn)的發(fā)明創(chuàng)造，優(yōu)秀決策管理，各類突出業(yè)績，也包括事故違章等問題，要完全真實(shí)地記錄下來。并將其歸入“文檔辦公”的“評述”中。重要的、影響較大的事件，單獨(dú)撰寫科研或調(diào)研報(bào)告，然后入檔。

(二)文檔辦公的載體形態(tài)和內(nèi)容的具體要求

1.隨著知識經(jīng)濟(jì)和信息化社會的到來，辦公自動化在基層企業(yè)也逐漸地推廣開來。如:通知和一般文件通過網(wǎng)絡(luò)；大量地可借鑒資料，通過網(wǎng)絡(luò)、光盤、U盤、照片、攝像、語音等載體進(jìn)入基層。而本單位財(cái)務(wù)、考勤等也大多利用電腦來進(jìn)行。2.文檔內(nèi)容一定要全面、深入。就其規(guī)范而言，對文檔體系，即一套完整檔案應(yīng)包括:計(jì)劃或報(bào)告——具體實(shí)施方案或細(xì)則，包括領(lǐng)導(dǎo)的批示——運(yùn)行過程(遇到問題解決辦法和流程的科學(xué)性等)——結(jié)果與寫實(shí)性評述(屬發(fā)明創(chuàng)造、知識含量和社會經(jīng)濟(jì)效益)。3.就某一具體材料而言，要有這些內(nèi)容:標(biāo)題→引言→主體內(nèi)容→結(jié)尾→材料人和年月日。4.這期間不同載體形態(tài)的資料。根據(jù)可融性進(jìn)行分類，且不可忽略檔案的完整性(如照片可復(fù)印、攝像可編互見號碼等)，在檔案學(xué)里稱其為“全宗”。

(三)具體的管理責(zé)任和相應(yīng)的規(guī)程

1.文檔辦公的具體責(zé)任者，是基層企業(yè)的文書或秘書，他們持文檔上傳下達(dá)和督辦以及寫實(shí)性的歸納評述。歸納和評述必須有當(dāng)事人和領(lǐng)導(dǎo)的簽字。2.具體的規(guī)程，可根據(jù)文檔辦公的數(shù)量來確定，一般情況可分三大類:上級來文；本單位文檔；資料文檔三大類。上級來文不必細(xì)述，本單位文檔也好理解；資料文檔則包括多方面內(nèi)容，如發(fā)明開創(chuàng)的經(jīng)驗(yàn)、交通安全宣傳資料、學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀經(jīng)驗(yàn)，等等。

當(dāng)年資料一般情況按三大類，和各類載體的文檔批辦單的時(shí)間和序號的順序存放即可，但在文檔運(yùn)行過程中，可能發(fā)生已辦結(jié)和未辦結(jié)，或續(xù)辦等現(xiàn)象，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行編號，以便于管理清晰和方便入手，如立已辦結(jié)檔案和未辦結(jié)檔案等。

二、基層企業(yè)的檔案管理

在文檔辦公的基礎(chǔ)上“到年末或次年的二三月份，就要把上一年的所有文件整理入檔。我們研究檔案的搜集，就從這里開始。可以說，文檔辦公是檔案“產(chǎn)品”的生產(chǎn)過程，年末是對文檔辦公的終結(jié)，也是“產(chǎn)品”的出爐。而搜集整序就是檔案工作的開始。

1.首先把單位所有的文件(除未辦結(jié)仍需繼續(xù)督辦的文件可暫緩)包括計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、調(diào)研資料，特別事件資料、單位日志、基本情況和基本業(yè)績匯總表，并選擇一些個(gè)人工作記實(shí)資料。還包括搜集并整理成文的大事記等分門別類，經(jīng)過審核、篩選之后裝訂立目，歸入檔案管理范圍。

2.有關(guān)人事檔案的整理。改革開放以后，我國由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)槭袌鼋?jīng)濟(jì)，又由于知識經(jīng)濟(jì)的到來，現(xiàn)代化自動化的影響，人事檔案與人力資源管理等也隨之發(fā)生了變化。如今的人事檔案更多的應(yīng)搜集本人的實(shí)際業(yè)績和學(xué)識以及技能的寫實(shí)性記錄，以便為單位、社會提供人才資料，并且對于人才的整合、利用、布局提供相應(yīng)的有用的資料。就一個(gè)鉆井公司的綜合服務(wù)部門而言，就要將其全年每人的工作日、出車公里數(shù)、貨運(yùn)噸數(shù)、成本與消耗匯總立表。同時(shí)對于突出業(yè)績簡要寫實(shí)性地記錄在案，然后裝入檔案。作為領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人要記錄其當(dāng)值時(shí)間，處理問題數(shù)量內(nèi)容，開拓性決策，創(chuàng)造性的管理方式方法和有效的指揮，綜合協(xié)調(diào)事件結(jié)果及一切領(lǐng)導(dǎo)管理產(chǎn)生的效果等。總之，單位的事跡業(yè)績一定準(zhǔn)確地表現(xiàn)在個(gè)人檔案里，文檔辦公決不允許單位的業(yè)績在個(gè)人檔案無記載，這不符合基層業(yè)績是員工、領(lǐng)導(dǎo)者創(chuàng)造的這一事實(shí)。

3.企業(yè)基層一般不設(shè)專職檔案室，需要按規(guī)定上繳相關(guān)檔案。我們這里論述的內(nèi)容就是開拓檔案管理。需要基層企業(yè)設(shè)立檔案室。這樣，所有上繳檔案，都要復(fù)制一份，將正本上繳，復(fù)本留在本單位檔案室。要求毀掉的檔案也留下目錄，長期保存。特別是人事檔案，一般均控制在上級單位，所以，企業(yè)基層單位的人事檔案可稱其為個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，或者學(xué)識技能和業(yè)績檔案。這樣與上級人事檔案就不雷同了。

4.檔案目錄，或檔案數(shù)字化問題。就目前而言，上級在管理上還沒有基層單位必須建專職檔案室的明確規(guī)定。因此，在經(jīng)費(fèi)、編制等方面都得不到支持。因此，做好企業(yè)基層檔案工作也要將實(shí)事求是，量力而行。

5.檔案的著錄，編目按國家檔案法的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。特別情況，可根據(jù)需要設(shè)立便于檢索的方式。

三、檔案的利用

首先，檔案是企業(yè)決策管理的重要參考。歷史往往非常出奇地巧合。因此，以史為鑒，成了千古名言。一個(gè)企業(yè)的生存發(fā)展離開了這一切，前進(jìn)中肯定會遇到一定的困難。反之，可能就要順利許多，而且還有著相應(yīng)的推動作用。

其次，企業(yè)檔案與企業(yè)文化的關(guān)系。企業(yè)文化是企業(yè)的靈魂所在，而企業(yè)檔案為企業(yè)文化提供了大量的可借鑒參考的歷史文獻(xiàn)，反之，企業(yè)文化又影響企業(yè)檔案收集范圍和價(jià)值及鑒定工作。企業(yè)的檔案工作對人力資源管理文化，開發(fā)企業(yè)誠信文化，建立企業(yè)形象系統(tǒng)，都有著無可替代的作用。因此說實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的文化價(jià)值，也是企業(yè)檔案的重要作用之一。二者是相輔相成的關(guān)系。

基層企業(yè)檔案管理部門可收集企業(yè)榮譽(yù)檔案，編制歷年來單位業(yè)績表格，還可搜集有意義的實(shí)物和個(gè)人突出業(yè)績等資料等等，建起本單位的展室，表現(xiàn)一個(gè)單位的歷史和健康發(fā)展的榮譽(yù)(當(dāng)然，重大失誤和事故也不回避，這是警示人們不犯或少犯錯(cuò)誤的重要方式。也要人們從中汲取教訓(xùn)，把失敗作為成功之母)，以鼓勵(lì)人們開拓進(jìn)步的信心和決心。

與此同時(shí)，編寫企業(yè)史志，編寫先進(jìn)人物宣傳冊，還可以以此為題材，編寫各類宣傳作品，這一切均說明檔案與企業(yè)文化的緊密關(guān)系。

再次，檔案工作為領(lǐng)導(dǎo)決策管理、員工工作提供借鑒和參考。這是企業(yè)檔案無可替代的功能。實(shí)踐證明，重視檔案的收集和利用的單位，其開拓發(fā)展與不重視這項(xiàng)工作的單位有著明顯區(qū)別。