基層企業(yè)文檔辦公與檔案工作

許洪閣

(大慶油田鉆三服務中心 黑龍江 大慶 163411)

吳寶森教授主編的《檔案學概論》明確指出:檔案是歷史的原始記錄，或說原始的歷史記錄，這是檔案的本質屬性。檔案在與其它事物相比較而存在的過程中，顯示的獨有的特性，就是原始記錄性。

以史為鑒知興替，以人為鏡知得失。基層企業(yè)檔案記錄的是最基礎的歷史，做好基層企業(yè)檔案工作具有重要意義。加強文檔辦公是做好基層企業(yè)檔案工作的基礎。

一、基層企業(yè)先進文檔辦公是正規(guī)化管理的重要體現(xiàn)

(一)文檔辦公的程序和內容

文檔辦公就是將上級來文(包括各項任務的下達)，本單位的工作計劃，本單位的領導臨時指派的任務，還有基層或個人在計劃中、計劃外所從事的重要工作，通過報告、計劃上報領導核準簽批后，再按計劃方案實施。這一切均由辦公室文秘人員入檔督辦。直到任務完成督辦人員予以講評之后，將計劃報告運行過程結果與評述交領導審核簽批后歸檔。

這期間，工作運行中出現(xiàn)的發(fā)明創(chuàng)造，優(yōu)秀決策管理，各類突出業(yè)績，也包括事故違章等問題，要完全真實地記錄下來。并將其歸入“文檔辦公”的“評述”中。重要的、影響較大的事件，單獨撰寫科研或調研報告，然后入檔。

(二)文檔辦公的載體形態(tài)和內容的具體要求

1.隨著知識經濟和信息化社會的到來，辦公自動化在基層企業(yè)也逐漸地推廣開來。如:通知和一般文件通過網絡；大量地可借鑒資料，通過網絡、光盤、U盤、照片、攝像、語音等載體進入基層。而本單位財務、考勤等也大多利用電腦來進行。2.文檔內容一定要全面、深入。就其規(guī)范而言，對文檔體系，即一套完整檔案應包括:計劃或報告——具體實施方案或細則，包括領導的批示——運行過程(遇到問題解決辦法和流程的科學性等)——結果與寫實性評述(屬發(fā)明創(chuàng)造、知識含量和社會經濟效益)。3.就某一具體材料而言，要有這些內容:標題→引言→主體內容→結尾→材料人和年月日。4.這期間不同載體形態(tài)的資料。根據可融性進行分類，且不可忽略檔案的完整性(如照片可復印、攝像可編互見號碼等)，在檔案學里稱其為“全宗”。

(三)具體的管理責任和相應的規(guī)程

1.文檔辦公的具體責任者，是基層企業(yè)的文書或秘書，他們持文檔上傳下達和督辦以及寫實性的歸納評述。歸納和評述必須有當事人和領導的簽字。2.具體的規(guī)程，可根據文檔辦公的數量來確定，一般情況可分三大類:上級來文；本單位文檔；資料文檔三大類。上級來文不必細述，本單位文檔也好理解；資料文檔則包括多方面內容，如發(fā)明開創(chuàng)的經驗、交通安全宣傳資料、學習實踐科學發(fā)展觀經驗，等等。

當年資料一般情況按三大類，和各類載體的文檔批辦單的時間和序號的順序存放即可，但在文檔運行過程中，可能發(fā)生已辦結和未辦結，或續(xù)辦等現(xiàn)象，可根據實際情況進行編號，以便于管理清晰和方便入手，如立已辦結檔案和未辦結檔案等。

二、基層企業(yè)的檔案管理

在文檔辦公的基礎上“到年末或次年的二三月份，就要把上一年的所有文件整理入檔。我們研究檔案的搜集，就從這里開始。可以說，文檔辦公是檔案“產品”的生產過程，年末是對文檔辦公的終結，也是“產品”的出爐。而搜集整序就是檔案工作的開始。

1.首先把單位所有的文件(除未辦結仍需繼續(xù)督辦的文件可暫緩)包括計劃、總結、報告、調研資料，特別事件資料、單位日志、基本情況和基本業(yè)績匯總表，并選擇一些個人工作記實資料。還包括搜集并整理成文的大事記等分門別類，經過審核、篩選之后裝訂立目，歸入檔案管理范圍。

2.有關人事檔案的整理。改革開放以后，我國由計劃經濟逐漸轉變?yōu)槭袌鼋洕钟捎谥R經濟的到來，現(xiàn)代化自動化的影響，人事檔案與人力資源管理等也隨之發(fā)生了變化。如今的人事檔案更多的應搜集本人的實際業(yè)績和學識以及技能的寫實性記錄，以便為單位、社會提供人才資料，并且對于人才的整合、利用、布局提供相應的有用的資料。就一個鉆井公司的綜合服務部門而言，就要將其全年每人的工作日、出車公里數、貨運噸數、成本與消耗匯總立表。同時對于突出業(yè)績簡要寫實性地記錄在案，然后裝入檔案。作為領導者個人要記錄其當值時間，處理問題數量內容，開拓性決策，創(chuàng)造性的管理方式方法和有效的指揮，綜合協(xié)調事件結果及一切領導管理產生的效果等。總之，單位的事跡業(yè)績一定準確地表現(xiàn)在個人檔案里，文檔辦公決不允許單位的業(yè)績在個人檔案無記載，這不符合基層業(yè)績是員工、領導者創(chuàng)造的這一事實。

3.企業(yè)基層一般不設專職檔案室，需要按規(guī)定上繳相關檔案。我們這里論述的內容就是開拓檔案管理。需要基層企業(yè)設立檔案室。這樣，所有上繳檔案，都要復制一份，將正本上繳，復本留在本單位檔案室。要求毀掉的檔案也留下目錄，長期保存。特別是人事檔案，一般均控制在上級單位，所以，企業(yè)基層單位的人事檔案可稱其為個人業(yè)務檔案，或者學識技能和業(yè)績檔案。這樣與上級人事檔案就不雷同了。

4.檔案目錄，或檔案數字化問題。就目前而言，上級在管理上還沒有基層單位必須建專職檔案室的明確規(guī)定。因此，在經費、編制等方面都得不到支持。因此，做好企業(yè)基層檔案工作也要將實事求是，量力而行。

5.檔案的著錄，編目按國家檔案法的相關規(guī)定執(zhí)行。特別情況，可根據需要設立便于檢索的方式。

三、檔案的利用

首先，檔案是企業(yè)決策管理的重要參考。歷史往往非常出奇地巧合。因此，以史為鑒，成了千古名言。一個企業(yè)的生存發(fā)展離開了這一切，前進中肯定會遇到一定的困難。反之，可能就要順利許多，而且還有著相應的推動作用。

其次，企業(yè)檔案與企業(yè)文化的關系。企業(yè)文化是企業(yè)的靈魂所在，而企業(yè)檔案為企業(yè)文化提供了大量的可借鑒參考的歷史文獻，反之，企業(yè)文化又影響企業(yè)檔案收集范圍和價值及鑒定工作。企業(yè)的檔案工作對人力資源管理文化，開發(fā)企業(yè)誠信文化，建立企業(yè)形象系統(tǒng)，都有著無可替代的作用。因此說實現(xiàn)企業(yè)檔案的文化價值，也是企業(yè)檔案的重要作用之一。二者是相輔相成的關系。

基層企業(yè)檔案管理部門可收集企業(yè)榮譽檔案，編制歷年來單位業(yè)績表格，還可搜集有意義的實物和個人突出業(yè)績等資料等等，建起本單位的展室，表現(xiàn)一個單位的歷史和健康發(fā)展的榮譽(當然，重大失誤和事故也不回避，這是警示人們不犯或少犯錯誤的重要方式。也要人們從中汲取教訓，把失敗作為成功之母)，以鼓勵人們開拓進步的信心和決心。

與此同時，編寫企業(yè)史志，編寫先進人物宣傳冊，還可以以此為題材，編寫各類宣傳作品，這一切均說明檔案與企業(yè)文化的緊密關系。

再次，檔案工作為領導決策管理、員工工作提供借鑒和參考。這是企業(yè)檔案無可替代的功能。實踐證明，重視檔案的收集和利用的單位，其開拓發(fā)展與不重視這項工作的單位有著明顯區(qū)別。