中國人民大學：“數字迎新”全面服務新生

文/葛泓

中國人民大學校園“數字迎新”的建設工作開始于2007年，是中國人民大學“數字人大”建設工程總體規劃應用項目建設的內容之一。其宗旨是用信息化手段建立一個規范和完善的迎新業務流程，為校內各個部門搭建一個協同工作的迎新平臺，為新生提供一條快速開始校園生活的通道，充分體現全方位服務學生的理念。

目前，中國人民大學校園“數字迎新”從錄取通知書的發放開始，涉及招生管理、學籍管理、后勤住宿管理、財務繳費管理、校園卡管理、餐飲管理、圖書借閱管理、洗浴管理、門禁管理、教務管理、校園網絡服務等多項管理職能業務和校園服務業務。

招生錄取與報到和繳費

每年招生錄取工作期間，下發錄取通知書是分批進行的，這個時期還沒有生成統一學號。招生與就業處和研究生院在錄取通知書上打印錄取通知書號和錄取通知書號的條碼，該條碼會在新生報到時發揮很大的作用。同時，財務處已經為每個錄取的學生提前辦理了銀行卡，隨錄取通知書一起下發給新生。

招生工作結束后，招生信息傳送給“數字人大”電子校務平臺，通過學籍管理系統，生成統一學號，并生成學號和錄取通知書號的對照表和新生信息表，全校各個應用系統將共享統一學號和新生信息。

教務處、研究生院和各院系共享到新生信息后，通過“數字人大”電子校務系統為新生排課表，學生工作處為新生安排減免學費，助學貸款，并將減免貸款信息共享到財務處繳費系統。

后勤宿管科共享到新生信息后，在宿管系統中確定宿費標準，為各個院系的新生分配宿舍區域。院系學生科根據本院新生的住宿區域按照統一學號將新生分配到具體的宿舍和床位。

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新生報到后，后勤宿管科掃描錄取通知書上條碼，通過錄取通知書號和學號對照表，確認新生住宿信息，在幾秒鐘內完成住宿登記。宿管科最后生成新生住宿信息表和新生宿費表，共享給財務處、學生管理處、保衛部和各個學院。

財務處根據新生宿費信息以及學費信息，開展收繳費工作，并生成新生繳費信息表。招生就業處學籍科根據繳費信息表以及獎懲等條件，確定是否允許學生注冊。

保衛部根據新生住宿信息在新生報到當天開展辦理戶籍相關工作。

校園卡與餐飲、圖書借閱和注冊

新生錄取通知書下發后，校園卡中心開通新生照片上傳系統，按照錄取通知書號和身份證號進行認證。要求上傳照片的文件名為錄取通知書號，大小不小于30K。這樣，在新生報到前采集到部分新生照片，并與學號匹配，挑選出不符合要求的照片文件。有將近一半的新生校園卡已經在新生報到前制作好，并與銀行卡綁定，開通校園卡儲存、轉賬和自助查詢功能。新生在到院系報到時就可以拿到校園卡。

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新生報到時，校園卡中心按照共享的新生信息，針對未上傳照片的新生開展現場照片采集工作，照片采集后24小時內制作完成校園卡并生效。校園卡中心最后生成新生校園卡信息表。

圖書館借閱系統、后勤餐飲系統、洗浴系統和門禁系統以及校醫院刷卡就醫系統共享到新生校園卡信息后，為新生開放各自系統的使用權限，新生拿到校園卡的同時就可以使用這些系統。

“數字人大”門戶和應用平臺共享校園卡新生照片，用于輔助學生管理等。

中國人民大學學生電子注冊系統是一個典型的業務協作系統，特別是校園卡系統和財務系統都具有獨立的數據庫和私有專網，共享數據和流程化的業務處理是系統實現的關鍵。

招生就業處學籍科給出需要注冊的學生名單，學生工作處給出學生的獎懲信息、減免助貸信息，財務處給出學費繳納信息，學籍科生成允許注冊的學生名單。允許注冊名單傳給校園卡系統，學生在校園卡自助終端上進行刷卡注冊，注冊后的信息返回學籍管理系統做注冊標志。特殊原因不能到校的學生，可以在網上進行注冊。需要注冊但是不滿足注冊條件的學生進行注冊時，系統會提醒。新生拿到校園卡后，就可以刷卡注冊。

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網絡服務與“電子校務系統”

新生報到后就可收到校園網服務手冊和學生上網客戶端安裝光盤，詳細說明了學校提供的校園網服務內容和使用方法。學生可以在學校的各個地方使用校園網，室外可以使用校園無線網。學生上網的計費方式為按流量計費，分成5元、10元、15元和60元四個檔次，需要安裝計費客戶端。新生可以通過校園卡轉賬的方式預交所選檔次的網費即可注冊使用校園網。

新生可以通過學號和身份證號登錄校園電子郵件系統，注冊自己的電子郵箱。郵箱容量為300M，郵箱網絡存儲空間為100M。

新生可以通過學號和身份證號登錄“數字人大”電子校務系統查詢教學計劃和課程信息，可以登錄校園vpn系統在校外遠程訪問圖書館資源，可以登錄IT服務管理平臺service.ruc.edu.cn申請服務、使用自助服務知識庫。

“數字迎新”建設和實施中的問題和經驗

中國人民大學啟動“數字迎新”的一個現實切入點是：“數字人大”電子校務系統建立和運行了學生宿舍管理系統，在新生報到前就為他們分配好了宿舍，報到后只需登記確認一下，但是新生在辦理住宿登記時仍然在烈日下形成排隊長龍。這件事引發學校思考：學校已經建立了相對完整的電子校務系統，包括招生管理、學籍管理、校園卡管理、學生工作管理、宿舍管理以及財務繳費管理、圖書借閱管理都已經在運行，基本實現了全校數據共享。然而，新生報到后進行住宿登記，學生不知道自己的學號，而宿舍分配時按照學號進行的。所以還是需要現場填寫住宿卡片、填寫住宿信息。新生報到后辦理校園卡，從采集照片開始，校園卡中心投入大量人員和設備也不可能在一天之內完成幾千新生的照相和制卡工作，新生往往在一周后才能使用校園卡。如果單從宿舍管理和校園卡辦卡業務上看，都沒有問題。以往的應用項目建設也都是以業務為主體，圍繞業務來開展的。然而，校園信息化的最終目標是服務于師生的，師生是主體。因此，學校改變以往的建設思路，用“以學生為主體”的思路來設計實現“數字迎新”，為迎新建立一個聯動的業務流程，為迎新做最充分的準備工作，讓新生在最短的時間內開始正常的校園生活和學習。

本著這樣的建設思路，學校在實施中還是遇到了兩個問題：

1.數據傳輸以實現數據共享的問題。由于校園卡管理和財務管理系統都有各自的數據庫和專網，圖書借閱系統也有獨立數據庫。學校使用數據傳輸工具來實現數據的共享，雖然做不到實時共享，但是要力爭盡可能短的同步時間。開展“數字迎新”的前兩年，傳輸工具總是不能穩定地運行，需要工程師進行大量的手工干預，使迎新工作總是出現一些磕絆。之后通過優化傳輸數據項，改善傳輸方式，升級工具，幾乎不再需要人工干預。

2.涉及迎新的業務部門之間在流程、時間上的協作問題。起初，業務部門習慣于只關注自己部門的業務處理，沒有流程的概念和全局協作的意識，只要一個部門的業務處理延遲或出現差錯，導致整個迎新流程無法運行。網絡與教育技術中心作為“數字迎新”系統的開發者，需要不斷提醒出在各個環節上的業務部門及時完成相應的業務處理。經過幾次磨合，業務部門也從“數字迎新”中釋放了自己的業務處理壓力，認清了流程，自覺形成了協作的習慣。

中國人民大學“數字迎新”工作的開展，是建立在校園網平臺和“數字人大”電子校務平臺的成熟運行之上的，也是建立在學校教育管理流程整合和協同工作之上的，還是建立在全校數據共享之上的，所以它是以人為本，數字化、網絡化、高效率的實現模式。