淺談公文的解讀與修改處理問題

衛 世 平

公文處理是辦公室人員最基本的日常工作，通過一系列緊密銜接的程序，完成公文的擬制、處理和管理業務，實現信息的溝通，其根本目的在于推動工作的運轉，輔助領導進行科學管理和正確決策。而公文出臺必須符合上級組織的認知指向，也要符合廣大人民群眾的認知水準。制作部門在撰擬文本過程中，首先要考慮公文是否合乎實際，不但制作前要進行適當的調研與考察，而且發布后也要進行追蹤了解與信息反饋，使得公文解讀與貫徹執行達到既定的目標指向。一般說來，撰擬公文講究通俗易懂，清晰定位，使得下級組織能夠準確理解并且胸有成竹。撰擬文稿，還要注意信而有證，言必有中，使得公文更具有實效性與針對性。不能隨意走筆成章，生發渲染，進而影響公文所產生的公信力。下面，筆者就公文的解讀易懂、完善文本、把握分寸等方面問題淺談如下：

一、辭能達意，通俗易解

一份公文出臺面世，一定要考慮受眾者的解讀能力與認知程度，尤其是普發性周知文件，要考慮其涉及群體的廣泛性。不能過于專業化或術語化，讓普通群眾難以理解。建國初期，財政部曾經下發一些新稅制文件，讓人費解。毛澤東主席聽到反映后，閱讀一番親自批示給有關部門，指出：“此事我看報始知，我看了亦不大懂，無怪向明（向明同志當時任山東分局第二書記、山東省政府副主席）等人不大懂”。針對當時引發的爭議，毛主席要求財政部門拿出積極對策，并要求匯報處理結果。還指出：“下達通知，匆卒發表，毫無準備。此事似已在全國引起波動，不但上海、北京兩處而已，究應如何處理，請你們研究告我。”可見中央領導對文件表述的晦澀問題很重視，要求及時更正，以免造成不必要的思想混亂。時隔十年，類似問題仍有發生。據報載，在20世紀60年代初, 時任財政部副部長的吳波同志在一個晚上被叫到總理辦公室，周恩來總理把一份文件遞給吳波同志，詢問：“這份文件你看得懂嗎？”吳波同志不解，周總理繼續說：“我們這個文件是要給廣大群眾看的，可報告里面用詞這么專業，老百姓能看得懂嗎？”吳波恍然大悟，難怪周總理凌晨兩點打電話叫他急忙趕來。后來財政部黨組對文件給予重新修改。

文件的通俗易懂，可以讓“覽者會以意”，便于理解與統攝。當然也不能在文件闡釋中，各取所需，超常發揮。例如，建國初，中國公路運輸工會主席安力夫同志講話時引用毛主席的話，提出“生產長一寸，福利長一分”的口號。毛主席認為“福利長一分”是別人加上去的。如果引證，乃是政治上不嚴肅的表現。批語道：“‘生產長一寸，福利長一分’這種說法不甚確切，不要使工人們覺得今后好像只要生產，不要福利了，而要說明這句話不如‘在增加生產的基礎上逐步地改善工人的生活’這樣說較為確切些。”這就糾正了當時引用不當的問題。由此看出，講述人或者公文傳達者不僅話語要通俗易懂，還要辭能達意，讓人完整理解原意，不能強作解人，造成認知的曲解與困惑。

二、反復修改，完善文本

公文制作出來，并不是一勞永逸的事情，在層層轉發與執行過程中，要考察實際效果，看看是否合乎實際，是否理解到位。如果不進行審視或修正，往往會出現意外情況,甚至造成損失。

例如，過去農村推行走合作化道路，提出“三級所有，隊為基礎”的核算分配辦法。有的地方把“隊”理解為“大隊”，有的解釋為“小隊”。那么如何理解與執行呢？人們各執一詞。毛主席的秘書田家英有一次到浙江下鄉調研，走訪嵊縣時，得知該地區出現了亂砍桑樹的風波，原因是對文件解讀產生不同的理解與認知。有的社員認為，既然大隊為核算單位，那么小隊的財物將會統一歸屬大隊分配。各小隊的桑樹自然將會歸大隊所有，于是出現了“長在各個生產隊的桑樹一夜功夫全被砍光了”的現象。社員們認為“這些樹既然是你大隊的，長在我們田地里，遮了一大片陰，影響糧食產量，當然應該砍掉”。結果給那個地區的蠶業生產造成很大損失。當時田家英聽了很是痛心，他說：“領導機關發指示下命令一定要慎重”。由于文件的模糊性，沒有考慮到基層的問題復雜性，產生了歧義。這些樹原屬生產隊，但在理解上加了一個“大”字（歸大隊所有），一字之差，造成無可挽回的損失。事后田家英深有感觸說：“在中央工作更要慎重，一定要預計后果，下達一個文件稍有不妥，就會造成損失、死人。”田家英后來建議中央對文件進行補充解釋，避免繼續產生模糊認識。再如，有的地方下發文件，要求推行群眾戒煙運動，后來湖南省委感到強硬推行不合實際，阻力較大，要求修改或廢止文件。中央聞知此事，及時給予指示：“將群眾性的戒煙運動推遲執行。只要當地黨委認為有必要推遲進行，均可提出請求，推遲進行。此外，根據主觀主義設想根本不符合實際情況的任何上級的命令指示，必須加以廢止或修改者，地方黨政有權提出意見。遇見這種情況，地方黨政從實際出發提出意見，是正確的；不提意見，將不正確的命令指示，違反群眾意見，硬著頭皮往下推，則是不正確的。”這就要求趕緊廢止不切合實際的文件，以免產生對立情緒，把事情弄僵。

對文件加以修改，應在不改變原意的原則下，使之具有政策的穩定性與靈活性，以便更好地適應形勢。例如，在改革開放初期，允許農民進城務工，當時中央出臺有關農業的一號文件，提出“允許農民自帶口糧”進鎮干活。可是試行一段時間卻遇見了新的問題，農民短期干活完，還得返鄉去拿糧食，因為在城市沒有糧票，無法取糧。這樣就給農民工造成很大的被動，生活極不方便。當時起草文件的杜潤生與吳象以及姬業成同志再三思考，既要改動字句，又要避免爭議，后來琢磨出一個字：把“自帶口糧”改為“自理口糧”，“帶 ”字換成了“理”字，這一字之改，可謂畫龍點睛。使得文意豐富起來，概念寬泛起來，“理”的解釋可以多樣化：“可帶，可買，可借，就多了法子，活了路子”。這樣的修訂與完善，破解了難題，更具有可行性。可見用妥一個字熬夜一幫執筆人，在集體討論中，撰筆人要嘔心瀝血去琢磨語意，求得妥帖。古人曾云：“吟安一個字，捻斷數莖須。”正好說明了推敲語句的難處。

三、撰稿吃準，注意分寸

文件的制作，要考慮事情的復雜性，不能言過其實，定論過早，以免造成工作上被動。報紙媒體配合文件搞宣傳工作，也要注意分寸，不能言過其實，言語浮夸。針對一些不冷靜的輿論，毛主席在審閱宣傳部報批的文件，對《中央關于目前報刊宣傳工作的幾項通知》代擬稿著意指出：“在宣傳中要繼續保持謙虛的態度，不要隨便宣傳超過國際水平，在宣傳科技成就時不得貶抑兄弟國家”。這就要求，宣傳中既要“注意科學分析，力戒浮夸”，但也要注意“鼓足干勁”，把握好宣傳度數，以免輕慮淺謀，失之偏頗。

老一輩革命領袖歷來重視公文制作的嚴謹性，不但要求用語講究準確，而且要求標點符號也要合符規范，甚至彌補文稿中的錯漏。中央辦公廳原主任楊尚昆同志曾起草了一份信函，由于在標點符號上不太規范，還受到毛主席的批評指正。毛主席寫給劉少奇等領導人的信中提到：“尚昆寫的信，自己就沒有遵照中央那個指示(注解：《關于糾正電報、報告、指示、決定等文字缺點的指示》)，有許多缺點，我已做了修改，請注意。”由此可見中央領導人審閱文稿，一絲不茍，并且親自修改，匡其不逮。

另外，毛主席對于別人的審核文稿的意見也很重視，凡是有利于改進工作的，他會給予支持，凡是不利于工作的，他會謹慎言論。例如，在1953年中央準備召開一個會議，工會有些文件處于審定階段，毛主席的秘書胡喬木同志當時審閱了工會的四個文件，其中認為一份工會報告缺點太多，需要重新修改。胡喬木提出意見：“工會報告有一個重要的缺點，就是對目前工作中的具體問題說得不多，只是一般的綱領性的說明，對工作中有哪些要推廣的好的經驗，有哪些需要批評的錯誤的傾向，有哪些需加以澄清的爭論，或者說得過于簡單抽象，或者簡直沒有說，因此減少了應有的力量。”毛主席審閱后非常贊同胡喬木的意見，給當時的組織部長批語說：“我同意胡喬木同志所做的修改，請你和工會負責同志再加斟酌。喬木在這封信上所指的缺點，我也有此感覺。現在距開會尚有一段時間，是否可加以補充，亦請你們考慮酌定。”這就指出了工會報告的文稿沒有吃準下情，也沒有摸準上情，有空洞感覺，要求去粗取精，去偽存真，給予修改，理在其中。再者，遇見爭議性問題，沒有弄清，不宜領導人出面表態，也會婉拒各種請求。例如，復旦大學歷史教授周谷城，出版了一部專著《形式邏輯與辯證法問題》，想要中央領導人寫序，毛主席接到兩次來信請求，就回復道：“谷城兄：兩次熱情的信，都已收到，甚謝！大著出版，可資快讀。我對邏輯無多研究，不敢有所論列；問題還在爭論中，由我插入一手，似乎也不適宜。作序的事，不擬應命，可獲諒解否？敬復。順頌教安！毛澤東。”可以看出，當時的領導人出語非常謹慎。由于學術探究，爭議在所難免，當時馬特和周谷城爭論形式邏輯問題，屬于學術圈內的事，如果政要人登高一呼，極易留下貽人口實的話語。一般說來，在沒有吃準的情況下或爭議不休的狀況下，領導人不做表態，把握分寸，本身就是一種領導智慧的高超表現。

總之，要讓公文通俗易懂，就要朝著有利于掌握與認知的方向努力，防止理解偏差；完善文本，就要根據社會實踐矛盾進行修訂，情隨境變，因時施宜，防止陷入思維峽谷；把握分寸，就要根據現實環境與表述妥否進行字句斟酌，不能貿然行文，更不能肆意渲染，防止舉措失當，工作被動。這是公文處理的依循常理。