淺談公文的寫作特點(diǎn)

李 軍

公文是黨政機(jī)關(guān)施政的主要方式之一,是傳達(dá)政令、指導(dǎo)工作、管理社會的重要載體，在一定程度上代表著機(jī)關(guān)的對外形象,反映了機(jī)關(guān)的精神面貌和管理水平。機(jī)關(guān)工作人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，積極探索公文的體例格式、語言特征,把握其寫作特點(diǎn),對于轉(zhuǎn)變機(jī)關(guān)作風(fēng)、提高工作效率、密切黨政機(jī)關(guān)同人民群眾的聯(lián)系、發(fā)揮以文輔政的作用，實(shí)現(xiàn)公文寫作與處理規(guī)范化，具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。結(jié)合多年來從事公文審核工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，我認(rèn)為,行政機(jī)關(guān)公文的寫作具有以下三個特點(diǎn)：

一、立意明確,思路清晰

任何公文都是圍繞行政機(jī)關(guān)施政的某一目的而制發(fā)的,沒有目的性就沒有發(fā)文的必要。因此,公文的主題要明確,思路要清晰,立意要科學(xué),事實(shí)表述要客觀。切忌邏輯不清, 結(jié)構(gòu)混亂,東拼西抄,洋洋灑灑,言之無物,甚至成段地重復(fù)上級文件的內(nèi)容,而沒有結(jié)合實(shí)際工作,缺乏針對性和可操作性。同時,公文是為了便于行政機(jī)關(guān)之間了解情況、解決問題的,需要有關(guān)部門或人員盡快了解意圖,及時做出決策或認(rèn)真執(zhí)行的,因而要求結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、層次分明、語言表述準(zhǔn)確、反映問題開門見山、分析問題切中要害、提出措施切實(shí)可行。既要注重指導(dǎo)性,更要有針對性和可操作性,而不能將其當(dāng)成文學(xué)作品來欣賞。因此，要求每一篇公文力求做到中心突出、觀點(diǎn)鮮明、文字精煉、格式規(guī)范。同時公文宜短不宜長,一般不超過兩千字,最多不超過三千字。

二、內(nèi)容充實(shí),語言規(guī)范

一些政策性較強(qiáng)的公文,其本身就是政令,用語規(guī)范、準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)合理、層次清楚,邏輯性很強(qiáng),由淺入深,逐步深入。所謂內(nèi)容充實(shí),就是需要說明的事情,在公文中一定要說清楚、講明白,不需要說的一句話也不要多說，一個字也不要多寫。公文所用材料要翔實(shí)準(zhǔn)確, 數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確無誤,做到實(shí)事求是。講清楚“應(yīng)當(dāng)怎樣做”、“必須怎么做”就行，而“為什么這樣做”一般情況不必展開敘述。要重點(diǎn)闡明本部門的實(shí)際情況及采取的具體措施,少講大道理,更不必講套話、空話。至于那些重復(fù)原有文件、照搬照抄上級文件的內(nèi)容,更不必贅述。《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第25條第二款明確指出,公文語言應(yīng)當(dāng)“情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡短”。具體說，可以理解為“準(zhǔn)確、簡明、樸實(shí)、莊重”。“準(zhǔn)確”就是要用詞恰當(dāng)，句子之間邏輯關(guān)系緊密，能恰如其分地說明情況和闡述做法。用語要恰當(dāng),防止褒貶失當(dāng)，既不要使用過頭的形容詞,慎用“極”詞 ,如“ 最 ”、“ 第 一 ”、“ 首 創(chuàng) ”等，也不能使用模棱兩可的雙關(guān)語言。人名、地名、機(jī)關(guān)名稱、數(shù)字、計(jì)量單位、標(biāo)點(diǎn)符號等要規(guī)范使用,度量衡單位要使用國家法定計(jì)量單位,如公斤、公頃、千瓦時,不能使用斤、畝、度等。涉及政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的用詞,要注意與國家標(biāo)準(zhǔn)的表述相一致,避免因用詞不準(zhǔn)確而產(chǎn)生政出多門的現(xiàn)象;也不要使用尚未被群眾普遍接受的新名詞、新提法。“簡明”是指語言表達(dá)要簡潔明快、可讀性強(qiáng)、淺顯易懂，用最精煉的文字表達(dá)行文的意圖, 直接曉之以理,告之以規(guī),使人們明于行止;同時，避免用詞失當(dāng),防止拖泥帶水、冗繁累贅。“樸實(shí)”則指語言平實(shí)、質(zhì)樸。既不能使用帶有浪漫色彩的語言,也不宜使用夸張、比喻、擬人等修辭手法。不要使用生僻字,也不能用文言文或半白半文的詞語。“莊重”就是要求用語規(guī)范、嚴(yán)肅，使用書面語言和約定俗成的模式化用語，而不能使用口頭語和方言土語，也不需要刻意地形象描寫和浪漫抒情，更不宜追求語言的詼諧幽默。

比 如， 據(jù)2009年4月8日《重慶晚報(bào)》報(bào)道，××縣××局由于在《處理意見》中對當(dāng)事人盧先生使用了“耍賴”、“像泡了8年的酸菜—酸過了味”、“所到之處雞犬不寧”等侮辱性的語言。當(dāng)事人盧先生見到《處理意見》后，將××縣××局告上了法庭。重慶市第二中級人民法院終審判決××縣××局名譽(yù)侵權(quán)，賠償受害人精神損失費(fèi)2萬元。這件事表明，行政機(jī)關(guān)在嚴(yán)肅的公文中夸大或縮小事實(shí)，隨意描述，不僅違背了國家行政機(jī)關(guān)公文的嚴(yán)謹(jǐn)性，而且會影響公文的權(quán)威性和約束力，損害黨和政府的公信力。因此，公文寫作一定要用嚴(yán)謹(jǐn)而樸實(shí)的詞語表述事實(shí)，以嚴(yán)肅而準(zhǔn)確的語言表達(dá)本機(jī)關(guān)的意見。

實(shí)踐中,公文語言逐步形成了不同于其他文體的風(fēng)格以及只有公文才使用的詞語,如“望遵照執(zhí)行”、“請結(jié)合本地本部門實(shí)際認(rèn)真貫徹執(zhí)行”、“××文收悉”、“妥否,請批示”、“以上報(bào)告如有不妥，請指正”、“專此報(bào)告”等等。根據(jù)實(shí)際情況靈活地使用好公文專用語言,會使公文顯得莊重文雅、簡潔明快。

三、協(xié)商會簽,合理合法

行政機(jī)關(guān)公文有兩個最基本的要求,一是必須符合法律法規(guī)和國家的方針政策,二是行政機(jī)關(guān)擬制的公文涉及其他部門職責(zé)的，必須有相關(guān)職能部門的會簽意見,這也是確保公文質(zhì)量和執(zhí)行力的手段之一。做好公文協(xié)商會簽工作是轉(zhuǎn)變黨政機(jī)關(guān)工作職能和方式的重要體現(xiàn)，也是提高行政效能的重要措施之一。《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第26條明確要求草擬公文時，涉及其他部門職責(zé)的要主動協(xié)商會簽，特別強(qiáng)調(diào)公文主辦部門負(fù)責(zé)人必要時要出面協(xié)調(diào); 如協(xié)商后仍未取得一致意見,在向上級機(jī)關(guān)行文時要說明協(xié)商情況,列明各方意見及理據(jù),請上級機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)解決;部門之間和相關(guān)職能部門未協(xié)商一致時，不能各自向下行文，如擅自行文，上級機(jī)關(guān)有權(quán)責(zé)令糾正或撤銷。在公文審核中經(jīng)常遇到這樣的問題,有的部門認(rèn)為,部門有不同意見,只要上級機(jī)關(guān)發(fā)了文件,涉及的職能部門就會遵照執(zhí)行。其實(shí)不然，實(shí)際工作中，由于某些公文事前沒有征求涉及職能部門的意見，公文的執(zhí)行力就會大打折扣，甚至出現(xiàn)無法落實(shí)的現(xiàn)象。有的公文內(nèi)容涉及相關(guān)部門職責(zé)，但是個別部門不與相關(guān)部門協(xié)商會簽，而直接去掉需要會簽的內(nèi)容,草草應(yīng)付,形成“以文件落實(shí)文件”的現(xiàn)象。有的部門把發(fā)多少個文件作為衡量工作成績大小的尺度，至于對推動工作能夠起到多大的作用就不管了,形成事實(shí)上的文牘主義,不僅影響了機(jī)關(guān)的工作效率，而且在某種程度上也是造成“文山”的主要原因之一。

擬制公文時要熟悉法律法規(guī)和國家的方針政策,防止公文中有違背法律法規(guī)、國家方針政策和超越政府權(quán)限的內(nèi)容。現(xiàn)實(shí)生活中，由于個別行政機(jī)關(guān)在公文審核時把關(guān)不嚴(yán)，管了許多不該管的事情，公文中出現(xiàn)了一些以行政命令干預(yù)市場經(jīng)濟(jì)活動和以權(quán)代法等濫用行政權(quán)力的問題，影響了黨和政府的公信力，損害了黨政機(jī)關(guān)同人民群眾的關(guān)系。如,據(jù)新華社2007年6月報(bào)道:近日,內(nèi)蒙古自治區(qū)×××旗人民法院竟然收到了所在地政府的“說情書”—《關(guān)于對××××旗峰××××有限責(zé)任公司法定代表人××減輕處罰的建議書》。“以政府紅頭文件的形式”為違法者說情,顯然違反了我國“法律面前人人平等”的原則,出現(xiàn)了以權(quán)力干涉法律的“怪事”，不僅降低了公文的執(zhí)行效力，而且損害了當(dāng)?shù)卣男蜗蟆?/p>

總之,行政機(jī)關(guān)工作人員只有努力把握公文的寫作特點(diǎn)，并積極實(shí)踐應(yīng)用，才能體現(xiàn)公文的實(shí)用性、指導(dǎo)性和權(quán)威性，發(fā)揮其在管理政務(wù)和社會事務(wù)中應(yīng)有的作用。