芻議財務共享服務在電信企業的應用

李春鳴

一、財務共享服務的含義

布賴恩·伯杰倫在《共享服務精要》中，對共享服務給出了準確的定義，“共享服務是企業將一部分現有的經營職能集中到一個新的半自主的業務單元的合作戰略”，“目的是提高效率、創造價值、節約成本以及提高對內部客戶的服務質量”。

二、電信企業實施財務共享服務的必要性分析

1.有效提升財務人力資源的使用效率，為財務組織轉型提供基礎條件。電信企業傳統分散的財務組織架構使得絕大部分財務人員都在從事基礎性會計核算工作，從而導致決策支撐等方面人力資源投入的必然不足，出現財務人員整體冗余但卻結構性缺員。實施財務共享，通過發揮共享服務的規模化效益，可極大地節約企業基礎性會計核算工作的人力投入，以筆者所在的企業為例，實施財務共享后，基礎性會計核算人員減少達45%。節約的人力資源可以更多的投入到企業預資源配置、決策支撐、風險管控等方面，實現財務組織由核算型向決策支撐型轉型。

2.可極大提升對企業內外部客戶的財務服務質量。這主要表現在兩個方面：①顯著提升基礎性財務服務質量。共享服務通過標準化的流程作業，與業務系統高度集成的IT支撐系統，實時結算的銀企系統，統一、規范化的服務界面，極大的提升財務基礎工作的服務質量和效率。②提升對業務前端支撐性需求的響應速度和服務質量。以筆者所在的企業為例，實施財務共享后，各業務單元原有的絕大部分財務人員通過崗位調整或派駐業務前端的形式轉向業務決策支撐（包括稅務、風險、效益評估等方面），從而不但顯著改善對前端服務的響應速度，而且在支撐質量、范圍上也較以前有較大提升。

3.為企業強化集中運營力度提供基礎保障。受地域因素影響，國內電信企業分支機構較為分散，傳統分散型管理和決策模式越來越難以適應市場競爭和強化運營管理的需要，急需實施省級甚至集團級的集中運營。實施財務共享，可有效提升對企業總部財務服務（包括基礎服務和決策支撐）的響應速度和服務質量，為企業集中化運營提供基礎保障。目前，國內各電信企業都以財務共享為契機，強化業務集中運營管控力度，如實施省級維護、IT、采購等等業務的集中化管理，在有效提升企業資源集約化運用水平和效益的同時，實現對市場前端的快速反應和高質量服務。

4.有效提升財務對企業精確化管理的支撐能力。這主要表現在兩個方面：①有效提升決策信息質量和服務水平。共享實施前，受標準化建設程度等因素影響，企業內各業務單元基礎會計信息口徑的一致性、可比性較差，從而影響決策特別是總部決策信息的可用性。財務共享，通過統一、集中的會計信息處理，標準化信息處理口徑及時點，保證了會計基礎信息的可比性、一致性及時效性，極大地提升信息的決策支撐價值。同時，通過建立統一的信息發布平臺，由共享中心面直接面向各業務單元統一提供決策基礎性信息，較大的提升企業基礎信息服務水平。②強化財務的決策支撐力量。共享的規模化效益節省的財務人力資源通過崗位調整或派駐到業務前端的形式，為企業決策提供財務支撐，從而極大的提升財務的決策支撐能力。

5.強化企業風險的集中控制能力。①通過強化業務/財務系統集成度，高效實現數據的全程不落地處理及系統間數據的交叉驗證；同時通過標準化共享環節稽核要點，實現風險稽核的標準化管理。②共享服務為企業資源的集中使用提供基礎保障，強化企業總部對資源使用風險的集中控制度。以筆者所在的企業為例，通過財務共享促業務集中，實現采購、工程建設、合作業務、重大營銷及維護成本省層面的統一使用和結算，從而有效控制企業資源的使用風險；③實施財務共享，將基礎會計業務從各業務單元剝離出來，集中由財務共享中心統一處理，可以使共享中心較以前各業務單元財務更獨立的身份參與到經濟事項中來，從而在一定程度上強化經濟事項的風險控制。

三、電信企業實施財務共享的基本架構分析

考慮運營效率、金融服務、IT、稅務等因素，目前國內電信企業財務共享主要以省為單位組織實施。下面筆者就以省級電信企業為例，分析實施財務共享的基本架構。

1.電信企業財務共享的基本內容分析。目前省級電信企業財務管理的內容主要包括預算管理、資產運營、風險管理、財務分析及決策支撐、基礎會計業務等方面。根據財務共享的含義，筆者認為，實施共享后，電信企業各級財務組織的職能應做如下調整：（1）財務共享服務中心：遵從簡單、標準、重復的基礎性會計工作歸屬于共享服務中心的原則，應將會計核算、資金結算、會計報告、票據及會計檔案及基礎會計信息服務工作從原來各級財務組織中剝離出來，劃歸共享服務中心。（2）省公司總部財務：主要負責公司整體層面財務管理工作，包括戰略支持、資源配置管理、績效管理、風險管理、決策支撐等，并對各業務單元財務組織和共享服務中心進行管理指導。（3）業務單元財務：主要從事屬地化的業務支撐工作，包括預算管理、資產運營、風險管理及決策支撐等，并對總部財務和共享服務提供支撐。

根據實施共享后財務管理職責劃分，調整后的財務組織架構及支撐管理關系如下圖所示：

2.電信企業財務共享運營的基本架構分析。根據前述分析，實施財務共享服務后，基礎性會計業務將劃歸共享中心統一運營，要實現共享運營的高效率和服務的高質量，結合企業實際，合理搭建共享運營架構就顯得十分關鍵，結合國際共享運營最佳實踐，筆者認為，共享運營架構的搭建應遵從以下原則：（1）適應企業運營架構，確保與企業運營的高度協同；（2）實現流程標準化、效率最大化和質量最優化的建設目標；（3）實現財務人力資源的高效運用和成本最優化原則；（4）清晰的角色定位和職責分工以確保高效的服務響應效率。

根據上述原則，筆者搭建了省級電信企業財務共享服務的運營架構，具體如下圖所示：

根據該框架，財務共享服務包括兩大模塊，交易處理模塊和質量控制模塊，兩大模塊的具體構成如下：

1.交易處理模塊。該模塊負責經濟事項的基礎會計處理工作，直接服務于企業內外部客戶，主要包括會計核算、資金結算、會計報告等。為提升共享運營效率，基礎會計核算單元內除差異較大的應收、資產、總賬（稅務）會計可作適當區格外（如采用小組的形式），應盡量適用“大會計”的概念，即通過標準化建設和培訓使每一會計都能熟練處理所有會計業務，從而實現由系統根據每人的業務處理狀況實現自動分發派單，提升共享人力資源的使用效率；同時，資金結算和會計報告應與基礎會計核算單元進行有效隔離，以實現交易處理的牽制稽核和質量控制。

2.質量控制模塊。該模塊主要包括共享優化建設、共享運營質量控制、IT、共享培訓及共享服務支持等單元，主要為共享服務高效率運行提供支撐保障。為提升運營效率，共享優化建設、質量控制和培訓等部分可以采用跨專業、跨科室工作團隊的形式運作，而共享服務支持如服務熱線等則可以采用外包的形式以節約人力成本。

四、電信企業成功實施財務共享服務的關鍵要素分析

1.加強宣貫，取得業務單元的認同和支持。財務共享是一個系統工程，各級業務單元認同和全力支持是共享服務成功推進的基礎條件，故在共享建設推進過程中，應高度重視對各級管理層和員工的宣貫，盡可能爭取他們的認同和全力支持，為共享服務的成功推進奠定良好的思想基礎。

2.高度重視共享流程體系建設。流程體系是共享運營的基礎，共享流程建設應充分體現高效率、標準化的原則，為此，共享流程建設過程中應重點把控好以下幾個方面：①流程建設應充分體現業財協同的原則。通過強化業財協同，不僅可以剔除部分過渡性環節，而且通過強化業務端控制，可在一定程度上簡化財務稽核環節，提升流程運作質量和效率。②標準化流程各環節操作、稽核規范，包括統一表單格式及填寫規范、標準化各環節處理和稽核要點、標準化會計處理方法等等，通過標準化建設，不僅可有效提升共享流程運作效率和質量，而且還可以嚴格各環節的風險控制。③流程運作的電子化。通過實施原始單據的遠程掃描和影像化處理，可實現共享全流程處理和稽核的電子化，從而極大地提升流程運作效率。為節約共享運營成本，對原始單據與影像的一致性稽核則可采用集中化、外包的形式完成。④流程設計應遵循循序漸進的原則。在共享建設初期，為確保共享運營質量和風險的有效控制，在財務稽核環節可暫采用業務單元財務/共享中心會計的兩級稽核模式，待共享運營穩定后，可將財務稽核逐步上收到共享中心，實現共享一級稽核。

3.強化IT支撐系統建設。IT是實施財務共享服務的技術基礎，在進行共享IT支撐系統規劃和建設時，應重點關注以下幾個方面：①與業務系統的高度集成。在規劃和建設共享IT支撐系統時，應盡可能實現與業務系統的直聯，這不但可以實現數據提取和處理的全程不落地，從而極大地提升數據處理效率，有效降低手工處理條件下的數據錯漏或篡改風險，而且高度集成的系統還可以實現系統間數據的交叉驗證，實現風險的有效控制。②界面的友好性。為改變傳統匯總的報賬模式，實現業務經辦人根據經濟事項的處理狀況適時啟動報賬流程，IT開發時應特別注意界面的友好性，包括操作的簡單、便捷性；盡量使用通俗易懂的詞匯表述，避免使用專業詞匯等等。③業務規則的系統固化度。為避免人為操作可能帶來的錯誤風險，對表單填制規則、各審核環節的稽核規則、會計制證邏輯規范、銀企資金結算規則等等方面應盡量實現系統固化，以提升流程運作效率、質量，實現良好的風險控制。④銀企互聯。要滿足共享實施后大批量的資金結算需求的，必須實施銀企直聯。在建設銀企互聯系統時，應重點關注好以下方面：確定結算規則并予以系統固化；重視與外圍系統的接口建設與監控，包括銀行系統、共享輔助支撐系統、財務核心系統（如SAP等）；實現高效率的資金對賬功能，以確保相關資金結算風險的及時發現。

4.強化對業務單元培訓。實施共享后，報賬人由共享前的匯總報賬人或財務人員調整為各業務單元的業務經辦人，為確保共享運營效率和經濟事項財務處理的及時性，在共享啟動前，強化對各業務單元業務經辦人的培訓就顯得十分重要，培訓內容包括共享IT系統操作、業務規則及時限要求、業務處理及稽核方法等等。培訓應持之以恒，共享運營中，還應根據各單位共享支撐情況進行針對性培訓。

5.建設完善的共享服務體系。共享服務體系的建設包括三個方面，即共享運營保障體系、客戶服務體系和第三方服務保障。其中共享服務運營保障體系用來約束共享雙方的權利義務，確保共享運營質量，實踐中主要是員工報賬信用管理和服務水平協議（SLA）；客戶服務體系主要面向共享服務對象，對其需求進行快速響應和服務，為確保服務標準的一直性和高質量，服務界面應該統一，實踐中主要是服務熱線和網站平臺，為節省成本，可采用外包的形式運營；第三服務保障主要包括票據速遞服務和金融服務，應通過協議明確雙方的權利職責，確保第三方服務的高效率。

6.共享團隊建設。主要包括三個方面：①共享團隊崗位體系建設和人員的選用。根據共享中心承擔的職責確定相應的崗位體系及崗位人員匹配標準；對各崗位人員可采用競聘、選聘等方式進行。②人員培養和職業發展通道。具體包括專業知識、業務知識的培訓規劃，崗位輪換及晉升機制以及職業發展通道建設等方面。③績效考核體系建設。可借助平衡記分卡理念，從業務處理效率、質量，學習培訓、客戶滿意度等方面設置具體的量化質量標進行考核評價。