建立高校修繕工程工作流程的粗淺探討

田春枝

近年來,隨著我國高等教育事業(yè)的快速發(fā)展,許多高校校園面積逐步擴大,在基本建設(shè)快速發(fā)展的同時,對校園、校舍和校內(nèi)水電網(wǎng)、道路等基礎(chǔ)設(shè)施的要求不斷提高,與此相應(yīng)的修繕改造經(jīng)費也逐年增加。如何建立合理的高校修繕工程工作流程,對搞好高校修繕工程管理,有效控制修繕工程的資金投入,提高資金使用效率是個有意義的探索。

1 高校修繕工程的主要特點

1)經(jīng)常性：高校修繕工程主要是針對已有的教學(xué)、科研、辦公用房和配套設(shè)施,由于自然原因,各建筑物、構(gòu)筑物中設(shè)施處于消耗毀損過程中,為了保障學(xué)校工作正常運轉(zhuǎn),必須隨時對屋面、水、電、暖、門窗等出現(xiàn)的問題進行及時維修。2)復(fù)雜性：修繕工程包括修繕、綠化、裝飾等多方面,需要維修的部位也各不相同,表現(xiàn)為施工點多、分布零散、工程施工通常無正規(guī)專業(yè)設(shè)計隨意性較強。3)突擊性：為了保證學(xué)校的正常教學(xué)、科研和師生生活不受或少受影響,修繕工程實施時間主要集中在寒暑假,時間相對緊張集中。4)矛盾性：擴招后各校對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入加大,用于維修的經(jīng)費相對縮小,加之近兩年來材料和人工費的迅猛增長,給本來就資金緊張的高校后勤修繕工作帶來了新的困難,如何使用有限的資金來提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)成了一個新的矛盾。

2 目前高校修繕工程實施流程存在的主要問題

1)沒有嚴(yán)格的立項審批程序。修繕項目大多是突擊性強、項目內(nèi)容凌亂、涉及地點廣,許多項目是領(lǐng)導(dǎo)一句話,相關(guān)部門就忙于操作。沒有落實資金來源,沒有施工圖紙,項目概算,施工單位按照業(yè)主口頭要求提供一個草圖或者一個簡單清單就開始施工。往往是項目施工完畢,還沒有落實資金,甚至沒有一個審批手續(xù)。

2)項目實施沒有嚴(yán)格執(zhí)行招投標(biāo)制度和程序。許多修繕項目,特別是20萬元以下的修繕項目,校內(nèi)幾乎沒有完善的招投標(biāo)制度。項目實施有的是部門自己決定,有的是個別領(lǐng)導(dǎo)決定,有的甚至是項目負(fù)責(zé)人自行委托施工單位,給領(lǐng)導(dǎo)打個招呼就執(zhí)行,有的施工單位在校內(nèi)幾乎常駐十多年不動,不管企業(yè)誠信如何、不管資質(zhì)高低,服務(wù)質(zhì)量優(yōu)劣沒有人關(guān)注。關(guān)注的是只要有人干活就行,此類現(xiàn)象,極易助長腐敗現(xiàn)象的滋生。

3)沒有嚴(yán)格的實行現(xiàn)場監(jiān)理跟蹤制度。對于大的建設(shè)項目,政府有強制性的監(jiān)理制度,而對于修繕項目,尤其是20萬元以下的項目是否監(jiān)理,政府沒有嚴(yán)格的規(guī)定。

4)沒有專業(yè)配套的、達(dá)到一定設(shè)計深度的圖紙,項目沒有編制完整的工程清單,隨意性較大。業(yè)主往往委托資質(zhì)較低的設(shè)計單位,或者掛靠設(shè)計單位的個人提供一個簡單的工程量清單(清單常常專業(yè)不配套,有土建、沒有水或者沒有電,漏氣、通風(fēng)等專業(yè)常常漏項,或者工程量少量),工程驗收完畢,結(jié)算時糾紛很多,大多數(shù)漏項情況出現(xiàn),往往最后由業(yè)主方買單。

5)項目概算不準(zhǔn)確,維修資金不夠,導(dǎo)致項目重復(fù)立項。有些修繕項目立項時,時間急,任務(wù)緊,工程概算時考慮問題不周,專業(yè)沒有綜合配套考慮,導(dǎo)致年內(nèi)計劃資金不足,只好第二年重復(fù)立項。

6)個別管理人員綜合素質(zhì)偏低,管理人員少。由于高校學(xué)校修繕項目都是在寒暑假期間實施,教職工回家度假的時候,基建人員卻是最繁忙的季節(jié)。基建技術(shù)人員在待遇上校內(nèi)把其等同于行政部門,可工作性質(zhì)屬于純技術(shù)性的,工作量上是超負(fù)荷運轉(zhuǎn)。個別管理人員相對學(xué)歷偏低,業(yè)務(wù)能力偏弱,加之他們沒有一定的歸屬感,流動性大,給工作連續(xù)管理帶來一些問題和難度。

7)現(xiàn)場簽證管理極不規(guī)范,甚至存在口頭簽證。修繕項目小而多、內(nèi)容繁雜、地點較廣、管理人員較少,往往簽證極不規(guī)范,不及時,隨意性較大,甚至采用事前口頭承諾,事后再補簽證,有些隱蔽工程根本無法核實。

8)簽訂施工合同不嚴(yán)密,合同條款不規(guī)范。正是因為修繕項目偏小,管理人員忽略了合同的規(guī)范和工程款的支付風(fēng)險,合同簽訂環(huán)節(jié)沒有設(shè)置監(jiān)督關(guān)卡。

9)跨部門項目決策缺乏透明度,監(jiān)管力度不到位,難以問責(zé)。非專業(yè)技術(shù)人員穿梭幾個部門之間,事后缺乏監(jiān)督機制,多個部門管理往往最后管理都不到位,責(zé)任追究很難落實到個人。

10)工程質(zhì)量問題把關(guān)不嚴(yán),沒有嚴(yán)格的驗收制度和程序。修繕項目實施完畢驗收時往往有管理方、施工方、使用方,但是對于使用方提出的問題整改以后,就沒有嚴(yán)格的驗收程序。

11)沒有嚴(yán)格的審計制度。修繕項目的最后結(jié)算只有管理部門的審核,沒有建立嚴(yán)格的審計制度和機制。

12)沒有嚴(yán)格的歸檔制度,出現(xiàn)問題查無此據(jù)。重修理,輕管理,這種現(xiàn)象在修繕工程中極為普遍,許多項目什么檔案都沒有歸檔,有的甚至合同都不存在了,給后續(xù)管理工作帶來極大的困擾。

13)保修制度不嚴(yán)謹(jǐn),保修金退還沒有監(jiān)督機制。修繕項目往往是修繕完了,對于保修期間的保修工作不太重視,直到保修期滿時,施工方要求退還保修金時,沒有任何監(jiān)督機制,甚至出現(xiàn)保修金退了,施工方的水電費卻沒有交納。

3 建立修繕工程流程

高校修繕工程流程圖見圖1。

1)修繕項目立項程序。修繕項目的立項程序主要是解決資金來源。修繕項目的資金主要來源于兩個方面：一方面是當(dāng)年來自市財政(稱之為年度內(nèi)計劃資金);另一方面是來自于學(xué)校、部門自籌或者下一個年度的計劃(稱之為無年度計劃資金),此項工作主要由使用部門填寫立項審批表,報給立項部門審批。2)修繕項目招標(biāo)前期工作。此項工作內(nèi)容主要包括現(xiàn)場查勘施工內(nèi)容,制作設(shè)計招標(biāo)書、施工招標(biāo)書、造價咨詢招標(biāo)書,與各合作單位進行協(xié)調(diào)溝通,將審查后的施工圖紙、施工清單提交使用部門認(rèn)可,此項工作主要由基建部門負(fù)責(zé)落實。3)修繕項目招標(biāo)工作。此項工作的內(nèi)容是由基建部門編制設(shè)計、施工、咨詢招標(biāo)文件,將編制好的文件報送校內(nèi)(或者校外)招投標(biāo)中心,招標(biāo)中心將招標(biāo)結(jié)果以書面方式通知基建部門。4)修繕項目合同簽訂。基建部門根據(jù)中標(biāo)通知書與招標(biāo)文件規(guī)定的內(nèi)容和中標(biāo)單位洽談合同,達(dá)成一致意見后,分別簽訂設(shè)計、施工、監(jiān)理、咨詢等合同。5)修繕項目實施階段工作。合同簽訂后,中標(biāo)方按照合同中規(guī)定權(quán)利和義務(wù)進行工作,基建部門除了組織并參與施工圖紙會審?fù)?還將對項目施工全過程的質(zhì)量、進度、成本進行控制和監(jiān)督管理,進行合同管理,并對合作單位進行協(xié)調(diào)。6)修繕項目的驗收工作。項目完成后,基建部門項目負(fù)責(zé)人要組織施工方、使用方、設(shè)計方、監(jiān)理方進行各專業(yè)驗收。驗收不合格,要求施工單位進行整改,整改完畢后,再次組織相關(guān)單位進行驗收。7)修繕項目的結(jié)算審計工作。竣工驗收完畢,基建項目負(fù)責(zé)人要將竣工結(jié)算書、施工圖紙、施工合同、簽證單、中標(biāo)通知書、工程量清單等一并送給審計單位,由審計單位對修繕項目進行竣工結(jié)算審計。基建部門在收到結(jié)算通知書以后方可支付工程尾款。

修繕工程雖然繁瑣而又零碎,但是涉及的資金累積起來并不少,所以在實施的過程中,還需要有多個部門之間的協(xié)調(diào),這樣方可起到相互制約和監(jiān)督的作用。

總之,對于修繕工程過去許多設(shè)計院校和教科書都不予重視,能夠提供可參考的資料十分有限,所以專業(yè)技術(shù)人員沒有可以參考的標(biāo)準(zhǔn)。只要我們在制定好的工作流程下把握住“實用、經(jīng)濟、合理、安全”的原則;修繕工程不破壞工程主體的原則;修繕必須服從建筑主體風(fēng)格的原則;修繕為用戶服務(wù)的原則,就一定能夠高效、廉潔的做好修繕工程。

[1]惠云寧,郝挺宇.建筑物的結(jié)構(gòu)修復(fù)[M].北京：中國建筑工業(yè)出版社,2008.

[2]陸云主.房屋修繕與預(yù)算[M].北京：高等教育出版社,2003.

[3]劉 群.房屋維修與管理[M].北京：高等教育出版社,2003.