淺談鐵路工程的合同管理

周建榮

隨著鐵路項目市場競爭熾熱化,施工行業出現了許多困境,工程標價低、工程質量要求高、市場材料價格不穩定、工程成本不斷攀新、管理難度不斷加大等因素影響著施工企業的前景,特別這次世界的金融危機,更是風險迭出。鐵路建設項目經過規劃、勘察設計、施工到運營一般要經歷十年左右,有的甚至十幾年的時間。合同管理基本上貫穿于整個勘察設計、施工的全過程,合同管理是降低工程成本,提高經濟效益的重要途徑。

1 合同管理

合同確定工程項目的價格、工期和質量等,規定合同雙方的責、權、利關系,因此合同管理是工程管理的核心。合同管理貫穿于工程項目施工全過程和各個方面,對項目實施和投資起到制約和總保證的作用。沒有合同管理意識則項目目標不明確,項目管理難以形成系統,高項目目標難以實現。項目管理以合同管理為起點,它控制著整個工程項目管理工作;合同管理本身所具有的管理和工作過程,構成工程項目合同管理子系統,由分析、合同資料、合同網絡、合同實施控制和索賠等構成(見圖1);合同管理和其他管理職能密切聯系,這種關系既是工作流,又是信息流。

2 鐵路工程合同管理的特點

1)工程延續時間長,工程價值量大、價格高。在這個過程中合同是連續且不間斷地進行,從合同策劃直到合同完成為止。合同管理的好壞直接影響到工程投資成本和投資預算的執行情況,尤其是工程合同執行過程中投資價值量大,一個微小的偏差都可能造成極大的投資損失。2)內外干擾事件多,合同變更頻繁。合同實施必須根據工程建設的實際變化適時調整,所以合同管理就必須是動態的,合同控制和變更管理力度需要不斷加強。3)合同管理工作極為復雜、繁瑣。4)工程技術、質量標準高,要求相應合同實施的技術管理水平要高。5)合同條件復雜、合同條款多、所屬合同文件多,與主合同相關的合同多。6)合同參與單位、協作單位多,通常涉及總包、分包、材料供應商、設備供應商、設計單位、監理單位、運輸單位和保險公司等十幾家甚至幾十家。7)合同實施。過程復雜,從合同策劃到合同結束要完成很多過程。整個過程中稍有疏忽都會導致直接的經濟損失。在工程過程中各種合同文件和相關資料繁多,必須及時取得、認真處理、妥善保存。8)合同風險難以控制。從合同策劃、合同實施一直到合同收尾,這個過程無時無刻不存在合同投資風險,尤其在合同實施過程中,一些預期的合同風險若把關不嚴就會造成很大的隱患。

3 加強鐵路工程合同管理的建議

1)制定完善的合同管理架構圖。合同管理架構是合同管理的基本規劃,在項目管理工作開始的前期,應詳細分析建設工程項目合同管理的一切影響因素,在與相關方充分溝通的前提下制定出科學合理而又符合建設工程項目實際情況的合同架構圖,使之成為進行建設工程合同管理甚至整個工程管理的綱領性文件和最具指導性的文件之一;同時,制定建設工程項目合同架構圖也是進行項目管理的基礎性工作,做好這項工作能為今后的管理工作創造非常有利的條件。在制定合同架構圖時,應結合建設工程項目具體情況注意以下要點：a.最大可能地將建設工程項目管理工作全部納入到合同架構圖中,以該合同架構作為理清項目管理關系、管理思路的基礎性工作;b.通過分析項目的特點及業主的管理需求,確定出科學的工程承包管理模式;c.通過分解項目管理工作內容,劃分各個工作的內容范圍及工作界面;d.通過對工程內容和設計文件的深入分析提出工程分項承包劃分建議;明確工程內容、分包工程范圍、供貨范圍,進而明確總包、分包、供貨商之間的合同關系或工程參建方之間的合同關系;e.合同架構圖的制定應保證：設計和施工充分銜接、各工作界面明確且充分銜接;f.合同架構圖的制定應具有可操作性,以減少工作界面、便于協調管理、利于降低成本為核心原則;g.在項目建設過程中,應根據項目的實際進展情況及時地對合同架構圖進行修改和完善,使之更加符合工程項目的實際情況且更具操作性。2)確定合同管理工作的重點。運用合同手段使所有項目參建方按照建設工程項目的質量、進度、投資目標的要求完成合同任務;通過合同手段處理各個設計單位、監理單位、施工單位內部的管理、配合關系及他們之間的協調配合關系,使他們既能夠得到其他單位的配合順利完成合同任務,又能夠嚴格地履行對其他單位的配合義務使其他單位也能夠順利完成合同任務。建設工程項目合同管理工作的重點有：a.針對建設工程項目的特點制定科學合理的項目合同架構體系,具體內容本文前面已有論述。b.結合項目特點,編制合法、完善、嚴謹的合同文件,從而建立起科學的合同文件體系。c.建設工程項目合同履行管理。合同履行管理是督促建設工程項目各參建方嚴格按照合同約定履行合同義務,順利完成建設工程項目建設任務的階段。3)制定完善的合同管理制度。制定出完善可行的一系列合同管理制度,如合同評審會簽制度、合同交底制度、合同文件資料歸檔保管制度等。4)開展合同風險管理,加強索賠管理工作。事實證明,合同成本的虧損,其直接因素主要是法律意識淡薄、相關經驗和知識缺乏所造成的。很多案例都說明如果事先進行有效的風險預測、引入相關機制、簽訂明確有效的合同,大部分建筑施工中出現的問題都是可以被預見和避免的。施工合同的簽訂,不但可以明確雙方所具有的權利和義務,還可以作為索賠的重要依據。在具體的施工過程中,施工單位不應僅僅把合同當成自己身上的“緊箍咒”,而是應該認真研究合同,利用合同來保障自己的合法權益,同時結合法律進行分析研究,采取最有效的管理和索賠策略。5)合同管理人才的培養。企業最有效的提高自身對于合同問題處理能力的方法莫過于加大對專項人才的培養和招聘的力度。一個優秀的合同管理人員不但要具備合同管理的相關專業知識,更應該具備整個工程中各種技術的相關知識,并且熟練的掌握各種法律和法規,只有這樣,在合同的訂立、修改和解釋的過程中才能夠做到游刃有余。同時,好的合同管理人員還應做好工程的索賠管理以及翻譯外文合同的工作。但是在我國這方面的人才大量缺乏,各個企業也沒有培養這類人才的意識。6)營造良好的合同管理法律氛圍。市場經濟首先是法制經濟,加強施工合同管理,保證建筑市場正常健康發展,離不開有效的法律機制作后盾。7)建立合同文檔。合同文檔是工程進行的重要參考,也是合同出現問題時的重要證據。隨著工程項目牽扯的問題越來越多,工程項目的相關合同檔案越來越復雜,要對合同文件進行有效的管理,就必須建立一個行之有效的系統和現代化的管理手段。事實證明,通過互聯網和計算機技術進行合同管理是一套行之有效的方法。

[1] 任漢波.工程項目成本管理與控制[M].北京：中國建材工業出版社,2001：26-29.

[2] 劉長濱.土木工程概預算[M].第2版.武漢：武漢理工大學出版社,2003.

[3] 周曉靜,李 敬.施工項目成本控制體系的建立[J].哈爾濱商業大學學報(自然科學版),2004(4)：21-26.

[4] 于 炳,從加甄.工程造價成本控制[J].農電管理,2005(7)：34-36.

[5] 孟淑鉀.施工企業成本控制應處理好六個關系[M].北京：機械工業出版社,2001.

[6] 李海彬.工程成本控制要做好合同管理工作——秦山核電合同管理雜談[J].建筑科學,2008(1)：20.

[7] 韓秀媛.鐵路建設合同管理的重要性[J].鐵道建筑,2008(15)：17-19.

[8] 王雪葉.淺談鐵路工程項目管理[J].企業管理,2008(22)：25-28.

[9] 吳麗萍.建設工程合同管理方法探討[J].工作交流,2009(9)：7.