管理時間五大法則

張漢宜

每天超時工作，卻總是無法好好處理最重要的事?在不同會議間疲于奔命，還得忙著應付下屬的問題?管理便利包教你掌握五大法則，讓你輕松處理工作，變身聰明主管!

別再忙得像無頭蒼蠅!許多主管常抱怨，自己每天超時工作、忙得要命，但重要的工作事項卻沒什么進度，不曉得時間究竟都花到哪里去。

管理大師彼得·杜拉克曾說：“時間是最匱乏的資源，若無法管理時間，就絕對無法管理其他任何事。”

要懂得管理時間，首先必須了解自己的做事習慣與行為模式。有些人做事隨性，沒有規劃；有些人有規劃，但規劃不切實際；有些人有切乎實際的規劃和時間表，但從來做不到。修練以下五項法則，從內到外做好時間管理和有效利用時間。

法則一分辨緊急和重要

許多人常覺得自己忙得暈頭轉向，但一段時間下來檢討進度，卻落得個“無事忙”的結論，因為大部分的時間，都奉獻給了緊急卻不重要的事情。

生活和工作上的大小事，其實都可以以“緊急”為經，“重要”為緯，分為4個象限：一、重要且緊急，二、重要但不緊急，三、緊急但不重要，四、不重要也不緊急。

仔細思考上述4類事情對你的意義，來安排工作的優先順序。這4個象限，正應該是時間和精力分配的優先順序。

1，列一張表。將年度、季度及每月的工作目標列出。

2，訂出上述工作目標的進度。

3，根據重要工作目標的進度。分配每天的工作，將大部分的時間分配給“重要且緊急”和“重要但不緊急”的事。

4，用零碎時間和出外用餐時間。處理“緊急但不重要”的事。

5，盡量不要去做“不重要也不緊急”的事。

法則二管理“被打擾”

一名媒體視覺總監外號叫“丁董”，他既不姓丁，也非“董”字輩，而是他因應“被打擾”定下每天下午3點，有事找他的人，可以到他辦公室外按“叮咚”，其余時間，除非既緊急又重要，否則一律“不準打擾我”。“叮咚”，于是成了他的外號。

“被打擾”是主管的天職，每一天，每個做主管的人，不管你多忙，都會面臨部屬找你請示、討論、求救。和部屬協調出一套模式，一樣按照“重要”與“緊急”的分類，請部屬運用不同的工具和時間和你互動，比方重要又緊急的事，當然最好當下、當面溝通；重要但不緊急，則用電子郵件或固定例會溝通。

1，預留“被擾”時間，讓其他人知道什么時候可以去找你談事情。

2，要求部屬按事情的輕重緩急，搭配使用不同的工具和時間來“打擾”你。

3，訓練部屬把問題一次問完，讓你可以一次回答所有的問題。

法則三在同一空間和時間盡量做愈多事愈好

常看到有些人經常在不同空間之間跑來跑去，浪費很多時間移動。訓練自己，要移動到下一個空間前，先想一想，有沒有什么事情，是可以一并處理的?有哪些事情，是要用到同一空間、同一工具，這些事情，最好集中處理。

譬如設定每天某個時段來統一處理回復電子郵件，或一次把該打的電話全部打完。

檢視一天的工作表，看看自己除了在辦公室之外，是否還必須到其他單位接洽或開會。是否有些需要溝通的人與事正好在同一個地方，可以順便一次解決，省下再跑一趟的時間。

1，以“同一時間可處理”、“同一地點可處理”將工作分類。

2，明確掌握在那段時間內要處理多少事，將時間妥善分配運用。

3，打破“完美主義”迷思，別固執在某件事上。必要時加快速度。

法則四記錄管理整合時間

先從整體的角度來了解你的時間都用在哪里：從一天、一周、一個月不同的層次來檢視，你的時間是如何用掉的。

而后抓出浪費時間的魔鬼：量化比較之后，你會驚訝地發現，原來自己竟然在某一件不重要的事情上花了那么多的時間。找出浪費時間的癥結，就能思考如何改進。

最后了解你的“生理時鐘”：熟悉自己精力與腦辦的巔峰時段。決定把這些不同層級的精力花在哪里，在工作效率最佳的時段做最重要的事，把低潮時段用來做較不重要的事。人不可能整天發狂似地高速工作。

1，把時間列表管理，弄清楚平常都把時間用在哪些地方。

2，把零碎時間整合為完整時間。

3，哪些工作今天應做完而未完成。列入明天的工作計劃中。

4，每周固定留一點不被打擾的時間、空間給“思考”。

法則五重要事項設凍結點

100分的決策，但時機延誤，比不上80分的決策，但及時決斷。很多主管斷事拖拖拉拉，又喜歡部屬凡事請示。小事授權，大事設決策凍結點，也就是訂定最后決策的期限，期限一到，便不可再推翻原來的決策。

1，依事情的輕重緩急，訂定授權部屬自決的界線。

2，重要事項必須設定下決定的最后期限。