PDCA循環在科研項目中的應用

李 飛

(長江水利委員會長江科學院,武漢 430010)

1 前言

過程方法是ISO9000族標準中八項質量管理原則之一,ISO9001:2008是以過程為基礎的質量管理體系模式,它鼓勵組織采用過程方法,建立、實施質量管理體系,并改進其有效性,通過滿足顧客要求,增強顧客滿意。

本文就過程方法在長江水利委員會長江科學院(以下簡稱:“長江科學院”)科研項目中的具體應用,來探討如何采用過程方法使組織的總體業績得到提高并不斷增強顧客滿意的。

2 ISO9000族中過程方法的簡介

2.1 過程方法

(1)過程方法的概念。為了產生期望的結果,由過程組成的系統在組織內的應用,連同這些過程的識別和相互作用,以及對這些過程的管理,可稱之為 “過程方法”。

“過程方法”是建立質量管理體系的具體方法,由此形成了以過程為基礎的質量管理體系模式。

(2)過程方法的目的。過程方法的目的是獲得持續改進的動態循環,并使組織的總體業績得到顯著的提高。它通過識別組織內的關鍵過程,隨后加以實施和管理并不斷進行持續改進來達到顧客滿意。

(3)過程方法的優點。過程方法最大的優點就是:對諸過程組成的系統中單個過程之間的聯系以及過程的組合和相互作用進行連續的控制。

采用過程方法的好處是由于基于每個過程考慮其具體的要求,所以資源的投入、管理的方式和要求、測量方式和改進活動都能互相有機地結合并做出恰當的考慮和安排,從而可以有效地使用資源,降低成本,縮短周期。

而系統地識別和管理組織所應用的過程,特別是識別過程之間的相互作用,可以掌握組織內與產品實現有關的全部過程,清楚過程之間的內在關系及相互聯結。

通過控制活動能獲得可預測、具有一致性的改進結果,特別是可使組織關注并掌握按優先次序改進的機會。

2.2 PDCA循環

PDCA循環適用于所有的過程,適合組織的質量管理體系的持續改進,持續改進使質量管理體系螺旋式提升。同時,PDCA循環也適合每一個過程的持續改進,它被不斷地用于我們的科研活動,無論多么簡單或多么復雜,都遵循如圖1所示永無終止的循環。

圖1 PDCA循環

P-Plan(策劃):根據顧客的要求和組織的方針,為提供的結果建立必要的目標和過程。

D-Do(實施):實施過程。

C-Check(檢查):根據方針、目標和產品要求,對過程和產品進行監視和測量。

A-Act(處置):采取措施,以持續改進過程業績。

3 PDCA循環在科研項目中的應用

長江科學院2000年率先在全國水利行業科研院所通過ISO9000質量體系認證,并一直保持有效運行,所有科研項目都采用PDCA循環的方法進行質量管理并持續改進,取得了顯著的效果。

這里的科研項目指長江科學院承接的科學 (試驗)研究、工程咨詢、儀器設備開發、工程監測、工程檢測的統稱。

長江科學院體系文件根據項目研究的難易和復雜程度將項目分為Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ三類,其中Ⅰ類項目為復雜程度高且技術難度大,涉及多個專業的項目;Ⅱ類項目為重點工程的專題、Ⅰ類項目的子題或一般科學 (試驗)研究項目等;Ⅲ類項目為常規監測、檢測、單一專業的試驗等項目,據此進行分類管理。長江科學院承擔最多的科學 (試驗)研究項目實現過程如下:

策劃→輸入→評審→驗證→輸出→交付→確認

下面以“跨流域長距離引調水工程系統風險分析和安全保障關鍵技術研究”項目為例,介紹PDCA循環的方法在科研項目中的應用。

3.1 P-Plan(策劃)即項目的計劃和安排

3.1.1 策劃的職責

該項目屬于水利部科技創新重點項目,按照院體系文件的項目分類,應屬Ⅰ類科研項目,必須由院總工親自任命項目負責人,項目負責人組織項目組成員對項目的資源、質量、進度、服務等進行全面策劃,策劃過程應滿足 《產品實現策劃程序》的要求,并負責編寫作為該項目策劃文件的 《科學研究項目實施計劃》。

3.1.2 策劃的內容

內容包括:項目組人員組成、分工和職責;項目研究的進度安排;有關組織的技術接口;試驗設備、計算機軟件、硬件及其它設施要求;輸入文件的編制、評審及下達時間;輸出文件的內容、深度、時間及格式要求等。此實施計劃須經分管院長審批后方可實施。

3.2 D-Do(實施)即項目的完成過程

3.2.1 科研輸入——項目的技術要求

項目負責人必須按照院作業文件 《科學研究開題報告編制規定》編寫作為該項目的輸入文件 《科學研究項目開題報告》,內容包括:

⑴項目的質量目標。

⑵研究目的和內容。

⑶擬解決的關鍵技術問題。

⑷技術路線和研究方法。

⑸計劃進度與預期成果。

⑹確定研究過程的評審、驗證、確認活動。

⑺項目參加人員的分工和職責。

⑻軟硬件條件和已有的工作基礎。

⑼確定成果交付方式和交付后的服務。

3.2.2 科研評審——項目重要階段滿足要求的評價

此項目按策劃文件的安排,開題報告必須經院總工主持召開會議評審,邀請有關專家參加,對科研過程滿足質量要求的程度進行評審,識別存在的問題,提出解決辦法,最終形成由院總工簽署評審結論的 《科學研究項目開題報告評審表》作為科研評審的記錄文件,其目的是避免在項目的早期,出現不合格和缺陷的情況。

3.2.3 科研驗證--項目的質量檢驗

按 《科學研究項目開題報告》中的規定,對該項目的輸出 (成果或報告)進行驗證,以保證輸出滿足輸入的要求。長江科學院在質量管理體系作業文件 《科研報告 (成果)質量控制規定》中明確規定,驗證方法采用校審法,Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ三類報告分別采用不同的審批流程,項目不同類別進行不同級別的審批程序。

此項目按Ⅰ類項目報告的審核、審定、批準3級審批程序進行驗證,在 “科技報告 (成果)審批表”中分別由所長簽署審核意見、院總工簽署審定意見、院長簽署批準意見。各級審批人員對審批簽署的報告質量承擔相應責任。

院總工就對此項目提出5條意見和建議:

⑴將本報告完成了合同中的哪些內容,在總體研究中的作用,以及與其他報告的關系在概述中說明清楚。

⑵第一章的背景介紹要突出本報告工作的研究基礎,以及這一部分研究工作對調水工程風險分析的意義和必要性。

⑶第二章的 “風險構成研究”比較空乏,希望更深入的分析研究后充實本章內容。

⑷其余各章應補充說明本章內容的貢獻,成果及其對總體研究的意義。

在報告中適當的地方按編號予以注明。

按照院質量管理體系文件要求,院總工提出的這些審定意見,是必須進行認真修改的。修改完成后,必須經審批人對修改進行驗證并簽署后,方可進入下一級批準程序。若對提出的審批意見有不同看法時,應與審批人一同商定。當協調不一致時,應提交高一級程序審批人員裁定。報告由批準人做出最終的終審決定后才能輸出。

3.2.4 科研輸出--項目的批準和交付

科研項目的輸出為科研報告,此項目的輸出為Ⅰ類科研報告。為保證院成果報告的編制質量及對外形象的統一,確保向顧客提供優質滿意的科研成果,按院質量管理體系作業文件 《長江科學院成果報告編制格式規定》執行。

根據文件規定,此項目應由院科研處向水利部國際合作與科技司交付。

3.2.5 科研確認——項目驗收或結題

科研項目的確認 (如項目驗收),根據策劃的安排進行。

該項目屬于Ⅰ類項目,按國家有關規定,由水利部國際合作與科技司組織項目驗收。驗收專家組意見認為:該項目成果豐富、質量較高,圓滿完成了合同規定的任務,達到了預期的目標,驗收組專家一致同意通過驗收。鑒于跨流域長距離引調水工程系統的復雜性,建議繼續立項,進一步深入研究,盡快應用于生產實踐。至此,該項目得到確認。項目負責人向科研處返回驗收意見,以此作為確認的依據。

3.3 C-Check(檢查)

質量管理體系的每一過程都直接或間接地影響到項目最終成果的質量,因此必須采用適當的方法對這些過程進行監視和測量、評價過程的業績,證實過程是否保持其實現預期結果的能力。檢查活動具體措施如下。

⑴每年至少進行一次對本院在質量管理體系運行過程中的狀況和相關職責的管理效果的抽查。

⑵不定期由院總工主持,質管辦參加對有關(特殊)項目的產品實現過程進行檢查。

⑶質管辦運用適宜的統計技術對檢查 (抽查)的結果進行分析,對發現的不合格,責成有關質量責任人組織糾正和實施糾正措施;對發現的潛在不合格制訂預防措施并實施;對于在檢查中發現的有關體系文件的不適宜或不完善,由質管辦對其進行必要的修改,經管理者代表批準后發布更改通知。

⑷有關抽查的結果和分析結論,在院有關質量工作的會議上、質量管理網上公布。

3.4 A-Act(處置)

持續改進是一個組織永恒的主題,由于組織要以顧客為關注焦點,而顧客的要求是不斷變化的,所以一個組織要想提高顧客滿意的程度,就必須開展持續改進活動。

長江科學院一向重視持續改進活動,并在質量管理體系的質量手冊文件中明文規定。

持續改進活動包括:

⑴質量方針的評審和更新。

⑵質量目標的定期考核和調整。

⑶質量體系審核活動。

⑷管理評審。

⑸數據分析。

⑹糾正措施和預防措施的實施。

⑺日常改進,執行 《糾正措施與預防措施程序》。

自長江科學院質量體系建立以來,迄今已進行了10次內部審核,共發現不合格150余項。院體系文件規定,不合格項必須分析原因后制定糾正措施,通過對不合格項的整改和驗證,方可關閉,這對質量管理工作的促進作用是顯而易見的。

針對內審發現的問題,作為輸入文件在管理評審時進行了討論,并就此做出了改進的決定,由院質管辦逐一下發 “質量改進措施表”,確定責任人、限期完成整改,其效果需經管理者代表驗證。

對于監督審核 (外審)指出的問題,責成責任部門立即整改,且杜絕此類問題再次發生。

4 結 語

今天的質量就是明天的市場,單位的信譽是無形的市場,顧客滿意是永恒的市場,不斷完善質量管理的過程方法,盡可能地預先把顧客的 “不滿意”因素在項目的策劃 (P階段)和實施 (D階段)去除,把 “目標明確、創優策劃、過程管理、各級校審、持續改進”的創優機制貫穿于項目運作的各個階段,不折不扣地有效運行。真正做到以顧客為關注焦點,提供優良成果、提升顧客的滿意度,進而獲得顧客的忠誠度,從而贏得更加的競爭優勢,最終擴大市場份額,樹立質量信譽。

參考文獻

[1]中國認證人員國家注冊委員會編.質量管理體系國家注冊審核員預備知識培訓教程.天津社會科學院出版社,2001.04

[2]全國質量管理和質量保證標準化技術委員會秘書處,中國質量體系認證機構國家認可委員會秘書處編著.2000版質量管理體系國家標準理解與實施.中國標準出版社,2001.04