淺談項目建設單位如何做好工程檔案管理工作

卜凡坤 侯仰增 陳 凱

（江蘇省徐州市水利局 221018）

徐州市故黃河市區段河道綜合整治工程是徐州市2006年度和2007年度重點工程，工程總投資9078萬元。工程建設工期長，于2006年初開工，2007年10月完工，歷時近兩年。工程建設內容多，包括9.8km河道疏浚、沿線污水管道改造、景觀建設、綠化、亮化、文化工程。工程建設過程復雜，共進行了設計招標5次、監理招標1次、施工招標10次，參建單位70余家，共進行了4次驗收和移交。工程建設中形成了大量的資料。筆者結合該工程檔案管理工作的一些做法，談一下對建設單位如何做好工程檔案管理工作的認識。

1 高度重視工程檔案的管理工作

水利工程檔案是水利工程實體實現過程中所形成的各種文字、圖紙及聲像資料，做好工程檔案的管理工作，不僅對工程順利通過驗收和工程審計具有重要的意義，而且對工程后期管理維護和其他工程設計也有重要的作用和參考意義。

建設單位作為工程建設的組織者和現場管理者，不僅直接承擔工程檔案的收集、整理、歸檔的任務，還同時負責其他工程參建單位工程檔案管理的監督和協調職能。要切實做好工程檔案管理工作，必須從認識上高度重視。建設處成立伊始，處領導就高度重視工程檔案管理工作。專門成立工程檔案管理室，配備了專人負責工程檔案管理工作，購置了電腦、打印機、復印機、傳真機等檔案管理設備，購置了檔案皮、檔案盒、卷內目錄、備考表等檔案管理材料，建立健全了檔案收集制度、檔案借閱制度、檔案監督制度、檔案驗收制度等檔案管理各項規章制度。

2 明確檔案管理責任

水利工程一般工期較長、投資較大，工程參建單位多，涉及到建設單位、設計單位、監理單位、施工單位和設備供應單位等。各參建單位在工程建設中承擔不同的任務，在工程實施過程中形成了大量不同的資料，因此，必須按照水利工程驗收規程的有關檔案收集整理規定的要求，明確各單位的檔案管理責任，各負其責，共同做好工程檔案管理工作。

徐州市故黃河市區段河道綜合整治工程投資較大，工期較長，涉及單位多，工程項目復雜、檔案資料多。為切實做好檔案管理工作，建設單位在招標文件中明確了監理單位、設計單位、施工單位各自的檔案管理范圍、管理職責、管理費用和移交的時間要求、質量要求、份數要求。在合同中明確規定檔案管理質量合格與否作為工程資金支付的必要條件，對于工程檔案管理質量和時間不符合要求的單位，不支付工程資金。從而在合同層次上保證了工程檔案管理的責任和義務。為工程檔案質量保證提供了有力的保障。

3 建立健全檔案管理制度

工程檔案管理工作任務重、責任大、要求高，建立健全工程檔案管理制度，明確工程檔案管理的目的、內容、要求，不僅有利于工程檔案的管理，而且便于考核工程檔案管理工作的質量，切實提高檔案管理人員的積極性和主動性。為切實做好工程檔案管理工作，建設處具體制定了以下制度。

3.1 培訓制度

檔案管理人員的業務素質直接決定了工程檔案管理工作的成效。檔案管理人員不僅要具備一定的工程技術能力，熟悉工程建設的程序和要求，還要具有一定的檔案管理知識和高度的責任心。不斷提高工程檔案管理人員的綜合業務素質，對切實提高工程檔案管理質量具有至關重要的作用和意義。

在建設處成立伊始，建設處即安排檔案管理人員熟悉工程情況和工程檔案的管理規定，邀請局檔案管理室、局基建處技術人員到建設處主持專題講座。監理單位和各施工單位進場后1個月內，工程檔案管理人員必須參加由建設處組織的檔案管理培訓和考核。

培訓內容包括：工程檔案管理的目的和意義，使工程檔案管理人員充分意識到工程檔案管理工作的重要性；工程檔案管理的內容和要求，使工程檔案管理人員明確工程檔案管理的作業程序；工程檔案管理的注意事項，使工程檔案管理人員在實際工作中避免不必要的重復勞動和損失。通過一系列的培訓，使檔案管理人員的業務能力得到了較大的提高，為做好各自的檔案管理工作，打下了堅實的基礎。

3.2 檔案收集制度

檔案收集的內容包括建設前期批文、招標投標文件、設計資料、施工過程記錄、驗收資料等。按照檔案管理和水利工程驗收規定的有關要求，結合該工程的具體情況，建設處將《徐州市故黃河市區段河道綜合整治工程檔案管理暫行辦法》發放到各工程參建單位，明確建設單位、設計單位、監理單位、施工單位和設備供應單位檔案收集的具體內容和歸檔時間、件數、標準等具體要求，使各工程參建單位的檔案管理工作具有可操作性。

3.3 定期交流制度

每月組織工程各參建單位檔案管理人員參加檔案管理交流專題會議，就檔案管理工作的經驗進行交流。通過交流，進一步理解了檔案管理的有關規定，解除了檔案管理中的困惑，明確了檔案管理的操作規程和要求，提高了檔案管理工作的質量和檔案管理人員的積極性，加強了工程各參建單位之間的溝通，促進了工程各參建單位之間的和諧。

3.4 不定期監督檢查

建設處不定期邀請水利局檔案室技術人員、基建處技術人員參加對監理、施工等單位的檔案管理工作進行集中檢查。檢查主要內容包括：檔案管理制度是否健全、檔案管理設備是否齊全、檔案收集是否及時、檔案資料是否完整、歸檔材料裝訂是否符合規定等。對不符合要求的單位及時下達書面整改通知，限期整改，并對相關單位落實情況進行核實。

4 進行工程檔案預驗收

工程驗收前，組織工程檔案的預驗收。按照江蘇省水利工程驗收規程中有關檔案驗收的有關規定，組織專門的檔案驗收。要求施工單位對工程檔案先進行自驗，自驗合格后，報監理單位復驗；監理單位復驗合格后，報建設單位終驗。建設單位負責對監理單位、設計單位和材料供應單位的工程檔案驗收。邀請局檔案管理室和基建處對建設單位工程檔案進行驗收。驗收內容包括：案卷名稱是否規范簡潔準確，歸檔資料是否完整，卷內資料有無重份，圖像資料歸檔標是否完整、準確，案卷份數是否符合要求，案卷保存質量是否合格等。通過工程檔案三道驗收程序把關，工程檔案質量得到了最大程度的保證，為工程驗收做好了檔案資料上的準備工作。

5 工程檔案資料的移交

工程驗收合格后，在規定的時間內，要求施工單位將各自的工程檔案資料按照合同約定的份數分別移交給監理單位，監理單位要對施工單位的工程檔案資料逐卷進行驗收；監理、設計、設備供應單位將各自負責的工程檔案資料按照合同約定份數分別編制工程檔案移交目錄移交給建設單位。建設單位檔案管理人員對責任單位所移交的工程檔案資料進行抽檢，抽檢合格后統一登記、歸檔，建立檔案總目錄。建設單位收集檔案資料完成后，按照有關規定及時移交給相關單位，并辦理移交手續。

5 結語

通過以上工程檔案管理工作措施的落實，徐州市故黃河市區段綜合整治工程不僅順利通過了驗收，而且工程檔案管理工作也獲得了驗收委員會的高度評價，為其他工程檔案管理工作的開展提供了借鑒。■