工程公司材料管理策劃

吳朝江

(四川華西集團有限公司,四川 成都 610081)

建筑材料在工程項目建造成本中一般占 70%左右,由此可見材料管理是工程施工項目成本控制中的一個重要組成部分,材料管理水平的高低將直接影響到施工企業的成本和經營利潤。在企業管理科學化、規范化、經濟利益最大化的新形勢下,企業間的競爭日趨激烈,對材料管理也提出了更高的要求。要搞好材料管理工作,首先應做好材料管理策劃。所謂材料管理策劃,就是根據工程建設特點、所處地理環境和現場施工情況,制定出科學合理、有針對性且切實可行的材料管理方案,建立和逐步完善材料采購、運輸、驗收、保管、發放和回收利用等管理制度,有效地進行材料的“采購、供應、生產耗用”三大環節的過程控制,為企業預定目標的實現奠定基礎。

1 實施適應施工特點的材料計劃管理模式

要做好材料管理工作,首先要強調材料的計劃管理。工程公司各施工項目經理部應該根據工程進度,提出各個施工階段的總體用料申請計劃。要以年度、半年度計劃為預測,季度、月度計劃為依據,遇有設計變更、停工等要立即編報追加或核減計劃為補充的階段性管理方式。同時,為適應施工生產變化多,材料計劃具體實施時縮短編制周期,增加編制次數,實施動態管理。為提高計劃的準確性,要求計劃人員注意收集各方面信息,分析、預測材料市場情況,提高企業的調控能力和快速應變能力,密切部門間協作。材料計劃的編制是技術部門、計劃部門、工程部門、成本管理部門以及項目經理部協作配合的結果。因此,要實現材料計劃的全面性、準確性、及時性和預見性,項目部應加強與技術、計劃等相關部門之間的協作。材料計劃要以施工計劃為基礎,施工技術部門提供的備料計劃為依據,及時掌握施工進度和工程信息,及時變更調整材料計劃,建立責任制,誰提計劃誰對工程材料計劃的及時性和準確性負責。材料計劃的名稱、規格、數量、質量標準、進場時間及生產廠家應詳盡列出。

2 建立歸口的采購管理體系

2.1 完善材料管理制度

為適應市場變化的需要,工程公司應頒布《材料管理辦法》、《材料采購招標投標辦法》、《周轉料具管理辦法》等規章制度。強化材料的歸口管理,分類分級負責材料運行各個環節,使得材料管理在實施過程中,有章可循,有據可依。

2.2 建立合理的材料采購預算計劃

工程公司的材料部門、工程技術部門、成本部、項目經理部應該經常溝通協調并及時傳達信息,制定出合理的工程階段性的材料耗用量。為工程公司進行科學的采購計劃提供數據;為合理地選用供應商提供資料;為工程及時對材料的生產耗用進行前饋控制和后饋控制提供依據。

2.3 嚴格規范材料采購審批制度

一般來說,材料采購審批制度的完善對企業做好目標管理工作有著積極的影響。工程公司對采購業務審核分以下步驟進行:

(1)采購前的審核。采購員在編制材料采購計劃時,注明每種材料的規格名稱、供應商情況、材料單價等內容,交相關部門。相關部門根據所掌握的信息,對材料的價格、技術性能、質量標準、采購計劃量進行認真平衡比較。經相關經理審批后,公司主管領導批準,與供方簽訂合同后執行。

(2)供方貨到后的查驗。保管員負責核對材料采購計劃、合同、質量證明、票據等憑證。發現品名不對、質量不當、數量短少、實際到廠價高于審批價格等情況時,有權拒收并匯報。對達不到質量要求的材料,按規定實行退貨。對符合計劃和合同要求的產品,辦理入庫驗收單。

(3)企業采購員,對自己經手的業務包括供貨單位名稱、材料名稱、價格、付款方式等都應一一詳細記錄,一旦發現問題,可以追溯到責任人。

2.4 加強材料采購機制的內部牽制

內部牽制是指部門與部門、員工與員工及崗位之間所建立的互相驗證、互相制約的關系,屬于牽制企業內控制度的一個重要組成部分。分為體制牽制、程序牽制和責任牽制。

(1)體制牽制。組織機構控制是內部控制的基礎控制,是其他各項控制能否成功和有效的關鍵。(2)程序控制。注重程序控制,其關鍵是注意內部牽制組織的設計,不相容職務的分離,以防止差錯,特別是舞弊的發生。(3)責任牽制,內部控制承擔的相應責任。加強材料采購機制的內部牽制就是要從體制牽制、程序牽制、責任牽制這三方面明確各級各類人員的權限與義務,杜絕各種暗箱操作。

2.5 采用科學合理的采購管理方式

工程公司在實施采購過程中應該實行兼職的雙采購員采購制度。質量責任制度與采購核查制度相分離,采購與定價制度相分離。形成符合本企業特點的追求效益最大化的價格自控、聯合和監控機制。

3 建立完善的材料合格供方備選庫

3.1 合理選擇供方

為確保供應商選擇的合理性,應該建立供應商具體情況的檔案。檔案內容應該包括以下內容:供應商的地理位置、經營能力、財務能力、設備與技術狀況,產品交貨能力、產品質量、行業聲譽與地位、服務水平等。根據建立的檔案,合理地對已有的信息進行運用,建立起適合本企業的指標體系,對供應商進行科學、綜合的評價。由于這些指標的重要性,企業平時要注意合理的維護供應商檔案,定期的對供應商檔案進行更新。

3.2 采用 ABC分類方法,對供應商進行分類管理

建立供應商檔案后,工程公司可根據供應商與本企業進行業務往來的資金額度和相關資料,對供應商進行分類。對不同類型的供應商采用不同的管理方法,這樣有利于節約企業的人力、物力、財力。

3.3 優化本企業供方結構

每年對供方進行評價審核,供方備選庫名單(A類)與長期合作、信譽良好的企業建立穩固的合作伙伴;對 B、C類供應商,采用適當引進新的供應商,保持適度的競爭。這樣,有利于把握到市場的動態,保證材料優質優價的供應。企業對評審合格的備選庫名單,定期在企業內部進行發布。

4 建立完整的價格信息庫

(1)工程公司應該建立自上而下的采購體系。材料采購部門要具備材料采購信息中心的功能。能夠廣泛收集市場信息,并及時向工程公司下屬的項目部發布信息,從而使企業的資源得到共享。

(2)各項目部也要在當地進行廣泛深入、細致的資源調查,摸清當地的材料供給能力、需求情況、價格、運距、運輸能力及季節性變化對供給能力的影響及價格浮動規律。

(3)可通過網絡信息、刊物及其他媒介收集信息,以充實采購部門的信息中心資料庫。

(4)由本企業派駐人員到重點項目工地,反饋施工地區的價格變動信息和有關優惠政策。

經多方采集的信息資料匯入資料庫,提供給價格論證小組,經篩選論證和綜合平衡確定出當期的采購價格,供各項目采購人員和相關部門使用。這樣采購供應工作就能在占有可靠消息的基礎上避免盲目采購,也為采購與定價制度機制的分離奠定了基礎。

5 建立現場材料消耗管理制度

現場材料的消耗管理制度,是材料消耗管理的依據,實行材料消耗的限制領料制度,杜絕敞開式耗料,有效地控制材料消耗,將施工消耗降低到最低點,對超限額耗料要追究原因。確需增加耗料,要經有權限批準的人員簽字后才準允領料。在施工過程中對材料的浪費要及時地制止,按規定進行處罰。對可重復利用的物資,在竣工時要進行回收利用,降低成本。建全建立材料進場后的原始記錄、臺帳和憑證,向相關部門報出材料消耗月報表。竣工后做出完整的工程材料的節超分析,進行認真總結,利于改進今后的工作。

6 建立考核激勵機制

在工程公司的材料管理過程中,應建立嚴格的考核機制和激勵機制,定期進行總結考核。根據材料管理各個環節中易出現的問題,制訂材料管理考核辦法和考核標準,主要包括材料基礎管理、材料計劃管理、材料現場管理、回收利用修舊利廢、指標完成、管理創新等七個方面,實行百分制,可按考核側重點不同賦予不同的權重。考核實行定期考核兌現制度,定期考核后兌現獎勵或處罰,對發現的違規行為要嚴肅處理。根據對各單位材料考核得分情況,對照獎懲標準進行考核兌現,與基層管理人員浮動工資掛鉤、與機關材料主管部門浮動工資掛鉤、與整個公司效益工資掛鉤,進一步增強全體員工的節約意識,促進降低材料成本從而保證企業預定目標的實現。

7 實 例

2009年元月某建筑公司承擔都江堰市、崇州市災后重建的 18所學校,建筑面積約 20×104m2,工程合同造價約 4.2億元。兩市的災后重建學校,工期短,屬基本同時開工同時竣工的項目,全部學校必須在 2009年 9月 1日達到開學條件,在 2009年 8月以前全部竣工。

在此條件下,該公司組建了 8個精干的項目經理部,進行周密部署,精心組織,設置相關部門分工協作管理。公司為使項目能保質保量按期完成任務,對材料供應管理進行了詳細策劃。

項目工程中使用的鋼材,由公司統一組織分散供應,集中到生產廠或規模大的供方進行采購,減少項目的壓力和流通環節,這樣運作很好地控制了鋼材的采購成本,比分散采購取得了更多的效益。

對鋼材以外的材料采購,按照招標比選的方式,在合格供方中由項目部進行選擇供方和組織供應,先由項目部與供方初簽合同報送公司對合同進行評審通過,再簽訂正式合同正式實施。在供需雙方運行過程中,公司職能部門對運行過程實施過程監控管理,較好控制了采購成本。

在實際運行中,各所學校先提出各種材料的總計劃,按照工程進度,提出分階段的需用計劃。物資部門按總計劃組織訂貨,并按階段有序有組織進場,既保證了施工,又避免了一次性進貨產生的資金壓力。在工程竣工后,做到了基本無剩余的原材料,對可重復利用的材料,均進行有序轉移和利用。

新承建的 18所學校最后都按時交付使用,得到了政府及相關單位的表彰,在成本控制中也取得了好的效果。