圖書館辦公室主任的作用及素質要求

南京師范大學(仙林校區)圖書館〔江蘇省南京市 210046〕 余堰萍

在圖書館的管理活動中,一般是將其內部的工作分為決策、執行、實施三個層次,分別對應著圖書館館長、部室主任與各具體崗位工作人員。規模較大的圖書館層次劃分比較明確;規模較小的圖書館可能存在著中間層次缺少或某一層次同時肩負著另一層次工作職責的現象,層次劃分不太明確。但是,三個層次的工作劃分仍然存在,圖書館工作人員也相應地在這三個層次的工作中有著明確的對應關系。在所有的圖書館工作人員中,只有辦公室主任在這三個工作層次中都有對應的責任,在三個層次工作中都發揮著重要作用。相應地,對圖書館辦公室主任的素質也就有著特殊的要求。

一、辦公室主任在圖書館決策過程中的作用

圖書館辦公室主任與館內其他業務部門的中層干部在業務或行政編制上是同級的,都是在館長的領導下、負責一個具體部門的日常工作。辦公室是從屬于決策層并為其提供必要的輔助服務的部門,它圍繞單位的中心工作,向領導提出決策建議并督促決策的落實,是決策層的延伸。辦公室作為本級領導機關、單位的一個綜合辦事機構,處在承上啟下、聯結左右的樞紐地位,而辦公室主任則是樞紐的中心。許多實事證明,一個辦公室工作的好壞、效率的高低、成效的優劣,關鍵在于有沒有一個合格的、稱職的辦公室主任。圖書館辦公室主任在館內管理決策過程中具有特殊責任,作為館長的直接工作助手,可以直接參與圖書館發展規劃和各項規章制度的制定與實施工作,在館長決策過程中的作用主要體現為信息作用、參謀作用和督察作用。

信息作用是圖書館辦公室主任在館長決策中的主要職責之一。館長決策直接決定著圖書館的發展,決定著全館工作任務完成的質量。館長正確的決策建立在充分的信息保障上,來源于上級領導部門,而館內各部室與工作人員、讀者及同行業的信息是館長做好決策的基礎。但是,這些信息又是煩雜瑣碎的,需要對它們進行分門別類、調研證實、去偽存真后,將經過嚴格篩選確認的、對當前決策有幫助的高質量的精選信息,及時、準確地提供給館長作決策參考。因此,提高信息能力,熟悉網上信息資源,收集與處理信息,分析與鑒別信息,積極傳遞信息,與時俱進,增強信息意識,提高信息能力,是圖書館辦公室主任開展各項工作的基礎。

參謀作用也是圖書館辦公室主任在館長決策中的主要職能之一。決策是一個過程,按照美國經濟組織管理大師赫伯特·西蒙的決策過程劃分理論,決策分為搜集情況階段、擬定計劃階段、選定計劃和實施階段、評價計劃階段四個步驟。在整個決策過程中,都存在有信息的不完全、預測的困難性和窮盡可行性的困難性,因此僅僅在決策前提供的信息對整個決策過程是不夠的,整個決策過程都需要反復的信息獲取與反饋,以便對決策方案作出調整,這可能需要一個較長的時期和階段。在圖書館決策中,辦公室由于對本館各個工作環節和相關工作環境的信息了解較為充分,因此就需要在這個過程中做好參謀工作,包括對決策過程不同步驟與內容提供自己的看法和建議,為館長決策提供不同的可選擇性方案,為每一種不同的決策方案預測施行預期,與館長決策進行深度的結合,有利于避免館長決策中出現偏頗,減少決策盲目性。

督察作用也是圖書館辦公室主任在館長決策中的主要職責之一。這是因為,圖書館所有的管理決策都要最終付諸于實施,在決策(包括規章制度和具體的工作指示)實施過程中需要認真地進行監督。然而,作為決策者的館長,不可能直接投入大量時間與精力進行全過程的監督,而具體實施部門的中層管理者的監督可能因工作領域的部門性和知識能力的專門性而存在一定的局限性,因部門自身利益關系而有意或無意地破壞工作的全局性,部門之間可能會在決策的執行上存在相應的銜接問題甚至會發生沖突。基于這些現實可能性的存在,圖書館辦公室主任在館長決策實施過程中的監督責任便具有了不同尋常的意義:通過對館長決策實施過程的縱向全過程監督與部門間協作的橫向指導,圖書館辦公室主任可以比其他人能更完整地了解館長決策的實際效果,從而能夠及時地發現決策中存在的問題,總結經驗后及時地反饋給館長。在我國很多高校圖書館中,辦公室主任的工作是貫串于館長決策整個過程的。

二、辦公室主任在圖書館管理過程中的作用

狹義的管理是圖書館通過對工作的調控,保證各項工作符合法規、政策和館長決策的完整過程,屬于決策的下一層次,是具體協調圖書館各崗位工作的活動。在圖書館的業務管理過程中,辦公室起著本單位對外聯系紐帶、上下溝通中樞、部門協調關鍵的作用,而辦公室主任具體負責辦公室工作的管理實施,在這三類工作中發揮著特殊的作用。

(一)對外聯系工作

在圖書館,除采編等部門的日常業務工作需要對外聯系外,圖書館辦公室要承擔更多的對外聯系工作,這包括與上級領導部門的聯系、與各相關職能部門的聯系、與其他兄弟單位的聯系、與各類有業務關系的社會單位的聯系等。在對外聯系的過程中,辦公室主任經常要代表圖書館處理各種外部關系,其個人綜合素質、學識、談吐和辦事能力在一定程度上代表了圖書館的形象。在圖書館,辦公室主任就是一個圖書館的外交名片,一個睿智干練的辦公室主任,可以讓館外單位能更容易地與圖書館實現溝通,擴大圖書館的影響,為圖書館建立一個和諧的外部工作環境。對外,圖書館辦公室主任的重要作用主要體現在以下幾個方面:

1.圖書館的發展需要外部的支持。因此,辦公室主任與館外各單位的良好聯系協作可以為本館營造一個良好的外部環境。圖書館辦公室主任經常與各職能部門聯系工作,經常與他們溝通,增加互相了解與互相信任,通過溝通使這些部門了解圖書館的性質并支持和協助圖書館的工作,減少協作過程中的困難。

2.加強與兄弟單位的協作。由于形勢的發展,圖書館要越來越多地參加各種協作網絡(如各地區、各系統的協作網),各圖書館之間也越來越多地開展文獻信息資源的共建、共知、共享。除文獻信息資源建設協作外,還在人力資源培養、技術建設、科研創新等領域進行越來越多的合作。這些合作交流協作活動很多都需要由各館辦公室進行協調。這項工作做得好可以使本館與各兄弟館建立良好的合作關系,通過工作聯系交流感情,溝通信息,取長補短,共同提高。

3搞好與業務協作單位的合作。圖書館在完成大量日常工作時,經常需要有關單位的配合,如辦公用品的采購需要涉及多種商業性公司,館內水、電、暖等固定配套設備的年度維護與應急修理,以及防盜、防水、防火等安全方面的工作需要與各類單位進行配合,計劃生育和職工醫療工作需要與醫院和計生辦協作,館務接待需要與餐飲住宿及旅游服務公司合作等。這些工作的開展都需要由辦公室主任來統一協調才能妥善完成任務。通過建立縱向和橫向的層層遞進的多層次服務鏈,才能夠充分保證圖書館整個系統正常運行。

(二)館內上下溝通工作

在圖書館的內部管理過程中,上下級之間的上情下達和下情上達是保證圖書館工作正常開展的基本條件。辦公室職能之一就是發揮信息雙向溝通的管道作用,其中辦公室主任的作用是關鍵性的。有效地實現館內信息的全方位溝通,做好上傳下達工作是辦公室主任的當然職責。上情下達,是指辦公室主任在全面掌握和深刻領會館長決策意圖的基礎上,將各種決策傳遞給各部門,使全館了解與理解館長決策的意圖并達成共識,形成貫徹執行圖書館辦館方針和施政政策的合力。下情上達,是指對各業務部門在督導、檢查的基礎上,將各部門對館長決策與有關規章制度的意見和建議、員工在工作實踐中提出的問題集中起來,進行加工、整理后及時準確地反饋給館長,對館長快速了解掌握全局,進行科學合理指揮和作出正確決策具有重大的作用。

(三)部門橫向協調工作

圖書館工作是一個整體,館內各部門、各工作崗位間通過密切配合與協作共同完成工作任務。但是,由于現代圖書館文獻信息種類和數量的增加、工作崗位的細分、對提高工作效率的追求,使部門間、工作崗位間和工作流程間按制度進行區分成為必然,必須通過充分協調和綜合管理,引導各部門的工作服務于整體效能的最優化。辦公室工作相當大的一部分就是要通過協調,促進各部門的相互溝通、相互了解、相互支持,更好地貫徹執行館長決策與規章制度。這就要求辦公室主任要在日常工作中與各部室充分交流溝通,準確把握各部門的工作動態,了解其工作需要,向其提供其他部門的相應信息,協助各部門解決工作中的實際問題,并將部門和崗位協調中難以解決的問題及時反饋給館長。要在遵循圖書館服務大目標的前提下,樹立為各業務部門服務的意識,協調各業務部門的工作,做好后勤服務工作,保障業務工作的順利開展。

三、圖書館工作對辦公室主任的素質要求

圖書館管理具有綜合性、依附性、協調性、組織性、變革性、科學性、藝術性、經濟性等特點,圖書館辦公室是一個綜合了組織、管理、服務職能的辦事機構,在圖書館管理活動中處于承上啟下、溝通內外的樞紐地位。作為館長決策的參謀、助手和主要承辦人與執行人,圖書館辦公室主任比其他部室主任更能在全局上影響全館工作,所以其素質也因為工作的特殊性而具有了更高的要求。

(一)政治素質要求

圖書館是社會文獻信息服務體系的具體形式之一,它在總體上是一種制度的安排,具有強烈的時代特征。一方面,圖書館制度提示圖書館發展過程和實踐活動中的規律,約束和規范與之相關聯的人們的實踐活動;另一方面,圖書館制度又是在所處環境的政治制度、經濟制度、文化制度、科技制度、教育制度體系中形成的,圖書館工作的各個方面都要體現這種政治與特征。例如,在我國的圖書館事業實踐中,在館際協作、館內工作、業務管理及人員管理等活動中,都要體現時代的政治要求,要能夠協助館長貫徹落實黨和國家的各項方針政策,搞好圖書館的思想建設、組織建設,做好員工的思想政治工作,加強對群眾的思想政治領導。一位具有良好政治素質的辦公室主任,在開展業務活動中要能較完整地掌握鄧小平理論、“三個代表”重要思想和科學發展觀,能較完整準確地了解黨和國家的方針政策,能準確地把握不同時期的政治工作重點。這樣,就能保證做到處理各種工作事務時方向準確,做到看事無惑、做事清醒。

(二)專業素養要求

圖書館工作具有較強的專業性,文獻的采訪、分編、典藏、利用、咨詢和現代信息技術在圖書館工作中的應用,都具有較強的專業技術要求和理論要求。現在,許多圖書館都是由“集成了信息數字化、數據組織管理、多媒體數據檢索、Internet信息傳輸、通信安全和知識產權管理等多項技術”的數字圖書館和傳統圖書館而形成的復合圖書館。在這樣的復合圖書館工作,需要更專業化的知識技能。但是,現在的圖書館辦公室大多數只能算作“收發室”、“傳達室”或“勤務室”。辦公室主任的工作也不過是帶著一班人做一些跑腿打雜的工作。在煩瑣的辦公室事務性工作外,要求辦公室主任能夠協助館長正確進行管理決策、協調各業務部門的工作、溝通全館的工作信息、實現全館事業的準確管理。是否具有對館內業務工作的全面性了解,是否具有一定的專業知識,都影響著辦公室主任開展工作的質量。例如,辦公室主任如果具有一定的采編專業知識和技能,在和采編部門溝通時便會減少許多障礙;如果自身具有一定的圖書館學理論修養、在圖書館界具有一定的知名度和影響力,在與其他的圖書館進行聯絡時,無疑也會增加和同行聯系的能力,并提高本館在專業領域的聲望。

(三)情商素質要求

情商(EQ)素質又稱情緒智力,是近年來心理學家們提出的與智力和智商相對應的概念。它主要是指人在情緒、情感、意志、耐受挫折等方面的品質。情商素質直接決定著人的社會能力,情商素質高的人能夠對社會事務具有敏捷的觀察能力和高超的應對處理能力。若社交能力強,外向而愉快,不易陷入恐懼或傷感;若對事業較投入,為人正直,富于同情心,情感生活較豐富但不逾矩,無論是獨處還是與許多人在一起時都能怡然自得。圖書館辦公室這樣的綜合功能部門,不但具有一般黨政管理部門的行政事務性質,又具有圖書館事業的專業管理性質,對辦公室主任的要求更高。具有較高情商素質只是辦公室主任應具備的一個基本條件,作為辦公室主任,還需要有意識地培養鍛煉自己其他方面的能力,在日常管理活動中,要做到“以人為本”,堅持一切從人出發,以調動和激發人的積極性和創造性為根本手段,以提高管理效率和人的不斷發展為目的。一個具有較強人際交往能力、性格陽光開朗、待人接物禮貌得體的辦公室主任,會使辦公室工作充滿活力和生機,提高圖書館的社會影響力。辦公室主任所具有的良好的人格形象,會使圖書館與外界的接觸變得順暢簡單。

(四)學習能力要求

圖書館辦公室主任要想履行好自己的工作職責,就需要有敏銳的觀察能力和獨立思考能力,有超前意識和創新精神,不斷豐富自己的知識儲備。現代圖書館事業發展的主要特征之一,就是圖書館工作的技術含量越來越高,對員工理論知識、技術能力和服務意識的要求越來越高,這就要求圖書館辦公室主任在工作中要有進取精神,不但要能夠結合工作需要不斷學習相應的專業技能,還要不斷跟蹤信息科學的新發展,有選擇地學習各種相關知識和技能,在緊張的工作過程中持之以恒地提高自己,以適應辦公室工作不斷出現的新情況和新要求,并能在學習中聯系實際、深入思考,能提出自己的見解和設想。

(五)勤政要求

圖書館辦公室工作具有輔助性、服務性、綜合性等特點,辦公室的很多工作都是瑣碎的、突發的、不重復的,對圖書館整體工作的完成影響很大,對辦公室工作完成的質量和時效性要求很高,但這些工作往往又很難以被統計、被總結,一些工作甚至會小到被忽視,但這些極為平凡而瑣碎的工作卻來不得半點疏忽,它需要有高度的責任心和耐心,需要有豐富的工作經驗和大量的時間投入,需要事無巨細地親身投入和身體力行,需要縝密的計劃和不斷的階段性總結。在圖書館中,職稱高、學歷高的高級專業技術人員不一定能做好辦公室主任的工作。辦公室主任工作的德能勤績要求中,“勤”是外在的,更是內在的,勤政是圖書館員工對辦公室主任的一般印象,也是做好辦公室工作首先要達到的,這就要求圖書館辦公室主任在工作中要具有較強的主動意識、超前意識、責任意識、質量意識和服務意識。

(六)廉政要求

辦公室是圖書館的關鍵部門,參與館內大多數日常工作中人、財、物、事的管理,因此工作中的廉政制度建設和辦公室主任的自身清正廉潔便是必然的要求。廉政制度建設包括強化廉政制度意識、制定科學合理的廉政制度、嚴格的執行制度,按照黨的十六屆三中全會確立的“以教育為基礎、以法制為保障、以監督為關鍵”的教育、制度、監督有機統一的懲治和預防腐敗體系的要求,認真貫徹黨的十六屆四中全會提出的“堅持標本兼治、綜合治理、懲防并舉、注重預防”的十六字方針,從制度上杜絕各種超越規范行為的發生,從自身要求自覺做到在履行公務、處理問題的過程中廉潔而公正、廉潔而正直,不貪污、不受賄、不枉法,錘煉清廉無私的品德節操。

(七)管理技能要求

總攬一個事務性部門的工作并且完成得比較好,對于任何一個主管人員都是一種挑戰。然而,對身體、心理、專業能力、社會能力的考驗,可以通過其管理效能反映出來。圖書館辦公室工作千頭萬緒、煩雜瑣碎,很多辦公室主任都是在疲于奔命的狀態中履行自己職責的,能將工作做得得心應手,大小事務應付自如,處理事務時舉重若輕,這是很多辦公室主任多少年來都在追求的目標,但并不是每個人都能輕松地做到。管理是一門科學,是一種技能,更是一種素質,做好管理工作對一個人的智商和情商都具有極大地挑戰性。要做好圖書館辦公室主任的工作,既要求有較豐富的相關管理知識,又要求有較高的調研能力、協調能力和化解各種矛盾的能力,這就要求圖書館辦公室主任建立科學的管理制度,包括制定分工明確的崗位責任制、規范工作流程和工作方法、建立監督檢查制度、提高辦公室工作人員的素質等。

(八)技術能力要求

隨著數字化建設的不斷加快與加深,圖書館工作中越來越多地應用現代技術是圖書館發展的主要特點之一。辦公室工作也逐步實現了信息化,傳統的文書工作、人事管理、物資管理、考勤管理等都實現了計算機管理。辦公室主任作為圖書館辦公室工作的管理者,需要全面掌握這些工作的計算機操作技能。除此之外,還需要對圖書館工作的自動化管理系統和圖書館數字文獻信息資源建設情況和使用方法有全面的了解,以期對全館現代化服務有全面的掌握。對一些傳統型的需要專門技能的工作,如水電、設備、辦公設施的使用與維護也應該具有一定的相關知識。

總而言之,辦公室是一個組織(單位或部門)內直接為領導和中心工作服務、承上啟下、協調左右的綜合辦事機構。辦公室參與政務、協調事務、做好服務,是組織(單位或部門)運轉的樞紐,是對內、對外的窗口。作為一個圖書館的辦公室主任,是館長指揮全局、溝通上下、聯系各方的橋梁,同時也是館長決策的參謀、助手和主要承辦人與執行人,是圖書館各業務部門的中介和協調者,是圖書館辦公室日常工作的主持者。作為綜合性工作崗位,辦公室主任需要承擔不同的職責,在不同的工作環境和工作場合中能清楚認識自己所承擔的職責,對所要處理的工作能有清醒的思路,在復雜的工作中能迅速理清思路,以最有效率的辦法迅速調度人力和各種資源解決問題,減少對工作的不利影響,將圖書館人、財、物的效益發揮到極致,對圖書館辦公室主任的自身素質自然有非常高的要求。這一方面要借助于建立健全規章制度,實現制度創新;另一方面要充分發揮辦公室主任的個人能動性,以高素質保證高水平的工作,保證圖書館各項工作的順利開展,提高圖書館的工作效益和服務水平。

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