談公共圖書館年鑒的收藏與利用——以廣西壯族自治區圖書館為例

廣西壯族自治區圖書館采編中心

〔廣西壯族自治區南寧市 530022〕 梁 儉* 尹 睫**

所謂年鑒,是指逐年發行、概述一年內事物發展和記錄最新事實以及匯集統計資料的工具書。它集知識、信息、數據、資料等于一身,其豐富的內容和形象化資料(插圖)可以全面反映各個地區、各個領域的發展與變化。年鑒主要包括綜合性年鑒、行業性年鑒、專科性年鑒、地方性年鑒與統計性年鑒等。公共圖書館的服務對象主要是廣大社會讀者,讀者的信息需求就是圖書館的收藏重點。因此,如何廣泛、系統、完整地收藏年鑒,如何利用好年鑒為讀者提供全方位的文獻信息服務是公共圖書館所必須認真思考的一個問題。廣西壯族自治區圖書館作為本地區最大的省級公共圖書館,在多年的藏書建設中比較注重對中文年鑒的采選與收藏工作,并在地方性年鑒的收藏上達到了一定規模。在收藏紙質年鑒資源的同時,還加強了電子年鑒的收藏,使年鑒的形式與內容更趨豐富和完整。本文擬通過對該館年鑒收藏與利用情況的調查分析,了解讀者需求,提高讀者對年鑒的利用率。

一、廣西壯族自治區圖書館年鑒收藏情況

廣西壯族自治區圖書館收藏有全國各地各種中文年鑒218種、2400多冊(不含復本)。其中:由我國編譯的世界年鑒11種、全國各省市縣綜合性與專科性年鑒133種、各種統計性年鑒22種、國內其他地方性年鑒及港澳特區與我國臺灣省年鑒14種、本地區地方性年鑒38種。其館藏年鑒分類情況為:哲學、宗教類入藏2種、29冊,缺藏3冊,完整率為90%;社會科學總論類入藏11種、165冊,缺藏16冊,完整率為88%;政治、法律、軍事類入藏12種、172冊,缺藏16冊,完整率為91%;經濟類入藏88種、1022冊,缺藏216冊,完整率為79%;文化、科學、教育、體育類入藏16種、210冊,缺藏53冊,完整率為75%;語言、文學、藝術類入藏9種、95冊,缺藏36冊,完整率為62%;歷史、地理類入藏4種、61冊,缺藏16冊,完整率為74%;自然科學類入藏6種、66冊,缺藏26冊,完整率為61%;醫學、衛生類入藏11種、125冊,缺藏39冊,完整率為69%;農學、工業技術類入藏7種、43冊,缺藏18冊,完整率為58%;綜合性圖書類(包含除廣西外的全國其他省、自治區、直轄市的地方性年鑒)入藏14種、206冊,缺藏115冊,完整率為45%;廣西地方性年鑒類收藏38種、210冊,缺藏24冊,完整率為89%。上述分類統計合計:入藏種類共218種、2404冊,共缺藏582冊,完整率為76%。

二、年鑒收藏與利用中存在的問題

(一)年鑒采訪

從前文館藏年鑒分類統計數據可以看出,廣西壯族自治區圖書館對于年鑒采訪環節存在著入藏年鑒文獻不均衡、漏訂、重訂等情況。年鑒是具有工具書性質,但又有別于期刊的一種連續性出版物。有些年鑒既有書號(ISBN)又有刊號(ISSN)。在以往的采訪過程中,期刊采訪人員與中文圖書采訪人員疏于溝通,各自通過“書”與“刊”的途徑予以征訂,造成了重訂或漏訂。例如:(1)《中國統計年鑒(2000)》重復訂購了5本;(2)《中國圖書年鑒》1993年、2002年、2004年漏訂。館內收藏的國內各省、自治區、直轄市的地方性年鑒(包括港澳特區和臺灣省年鑒)中,缺藏達115冊,且沒有一種收藏完整。此外,中文年鑒具有很強的地域性,分布在全國各個地區。近年來,各省、自治區、直轄市與地、縣級行政單位以及有關鄉鎮的政府機構也出版了許多關于本地區的年鑒,記載了該地區發生的大事、要事等。許多地區的年鑒為非正式出版物,沒有中國標準書號,也沒有通過出版社出版。這種情況,使得年鑒采訪人員無法及時準確地了解一些地方年鑒的出版動態,給圖書館的年鑒采訪工作帶來了極大困難。

(二)年鑒編目

年鑒是一種提供事實數據和信息的權威性工具書,是內容逐年更新的連續性出版物,但因其有ISBN號,且通過圖書發行渠道發行,所以一直參照中文圖書格式著錄書目數據。在年鑒編目工作中,經常遇到的問題主要有:一是題名變更。題名變化是年鑒出版較常見的現象,如更名、分開、合并和停刊等,在年鑒編目工作中,如果未能如實反映出版情況,必然會對收藏與使用造成不利的影響[1]。例如,《中國商業年鑒》,1988年創刊,1994年改名為《中國國內貿易年鑒》,2004年以后又恢復原名,如不仔細查對內容,很容易造成題名的錯錄。二是同書異號。年鑒具有連續出版的性質,同書同號是讀者準確查找年鑒的保證,編目人員在著錄時如不重視查重及核對年鑒信息內容,極易導致同書異號現象發生。例如,《中國物價及城鎮居民家庭收支調查統計資料》,從2001年起更名為《中國物價統計年鑒》,該年鑒由“統計資料”改稱“統計年鑒”,容易錯分。具體著錄中,因文獻主體內容未改變,進行主題復分時可保留原有分類號,然后以互見號說明年鑒性質,統一索書號,保持年鑒著錄的一致性。

(三)數字資源

由于紙質年鑒價格較高,有限的購書經費很難收藏到多地域、多行業、多專業,且連續完整的年鑒,需要用電子年鑒來彌補收錄不完整的現狀。目前,廣西壯族自治區圖書館引進的全文年鑒數據庫有:《中國年鑒網絡出版總庫》、《中國年鑒資源全文數據庫》等,其中,以《中國年鑒網絡出版總庫》的利用率較高。《中國年鑒網絡出版總庫》在全國已經出版的2000多種國家年鑒、地方綜合性和專業性年鑒中,已入編各種年鑒1590種,所收錄的年鑒冊數和文獻條目數的完整率為99%,目前全國仍在繼續出版發行的1170種年鑒中,已經有90%在《中國年鑒網絡出版總庫》中完整回溯連續出版,并遴選回溯收錄了476種已經停刊的年鑒[2]。從2007年引進年鑒數據庫后,進入該館網站查閱全文年鑒的讀者較多,點擊量逐年提高,利用情況良好。但是,電子年鑒由于收集、整理周期較長,瀏覽全文電子年鑒需要等待較長的時間,對于需要查找最新統計信息的讀者來說,紙質年鑒目前仍然是最快的檢索途徑。

(四)利用現狀

在調查中發現,廣西壯族自治區圖書館的年鑒分多個地方入藏。2001年以前的年鑒大部分收藏于樣本庫,2001年以后的年鑒收藏于參考咨詢室,本地區的地方性年鑒收藏于地方文獻室。因此,讀者需要查閱年鑒資料時,往往不知去哪個借閱口查找,或讀者需要查找跨年限較長的年鑒時,需往返于多個借閱口,往往要耗費大量時間,有時還是找不到。這種情況,既浪費了讀者寶貴的時間,又影響了讀者的查閱情緒,從而對年鑒利用失去耐心和信心,影響了年鑒的使用。此外,從統計數據看出,該館入藏的年鑒品種不夠齊全,現有的218種年鑒中,大部分為政治、經濟類年鑒,而且90%的年鑒收藏不夠完整。例如,《中國區域經濟統計年鑒》,1994年創刊,而該館竟缺藏1994年～1999年、2001年～2004年,共10卷之多;《中國電器工業年鑒》,1998年創刊,而該館竟缺藏1998年～2004年,共7卷。特別是最能體現年鑒作用的統計類年鑒,缺藏率最高,導致查閱相關對比材料與數據的讀者,往往無法找到自己所需的資料。年鑒不完整現象嚴重影響了讀者的查閱需要,這也是該館綜合性年鑒、行業性年鑒與專科性年鑒利用率不高的原因之一。近幾年,隨著館領導對年鑒工作的重視,年鑒的補缺工作也得以順利開展,使得部分年鑒做到收藏連續與完整。同時,廣西壯族自治區圖書館還收藏有較豐富的本自治區地方性年鑒,擁有地方綜合年鑒11種、60冊,地方統計年鑒9種、72冊,專科性年鑒18種、78冊。其中,以具有本地明顯特征的《廣西年鑒》、《中國——東盟年鑒》、《南寧年鑒》、《南寧統計年鑒》、《桂林市年鑒》等年鑒的入藏最為齊全,完整率達到了100%;本自治區其他許多地區年鑒的入藏完整率也在80%以上,如《梧州年鑒》、《柳州經濟統計年鑒》等,在一定程度上滿足了讀者查閱本自治區年鑒的需求。

三、加強年鑒收藏與利用的一些建議

(一)找準定位,明確藏書體系,加強編目管理

公共圖書館不同于專業圖書館,要依據自身特點,協調好年鑒收藏與一般文獻收藏的關系,明確年鑒在館藏中的重要性。為使年鑒的收藏質量得到有效提高,應制定與完善相應的采訪制度和工作規范,明確采訪工作流程,加強采訪人員與閱覽室的溝通交流,收集讀者信息,建立征訂目錄及訂購檔案,多渠道、多途徑采集優質年鑒,并及時跟進及定期檢查年鑒到館情況。在充分了解讀者需求的情況下,有針對性地入藏一些重點學科的年鑒文獻,如把讀者經常查閱的《中國統計年鑒》、《中國經濟年鑒》、《中國文化年鑒》、《中國標準化年鑒》等實用性、綜合性較強的年鑒納入重點收藏范圍,保持其文獻的完整性與連續性。此外,應有計劃、有目的地精選權威性、實用性、資料性較強的新出版的年鑒,在完善原有年鑒特色的基礎上,不斷補充新、精、專的年鑒,豐富年鑒的館藏。同時,在完善采訪體系的前提下,應加強編目工作的管理。要解決編目工作中常常出現的不規范問題。首先,要統一編目人員對連續性出版物的認識,年鑒出版發行無論是用ISBN號、ISSN號還是CN號,都需要在MARC中詳細著錄反映出來;其次,對于補缺回來或更名的年鑒,要仔細查重,規范標引,讓一些在內容和時間上一致的年鑒能統一歸類,集中入藏;第三,對隨書附光盤的年鑒要做好標注說明,明確光盤的入藏地址。

(二)加強合作,為年鑒征訂創造有利條件

近年來,本自治區許多市、縣、鄉鎮陸續出版了一些本地區具有年鑒性質的文獻。該類型年鑒能客觀地反映本地區的區域特色、功能作用、自然生態、經濟特點等特征,最能反映出本地區發展現狀。要加強對此類型年鑒的收藏力度,采訪人員可打破傳統采集方式,積極與本地區各市、縣、鄉鎮圖書館及相關單位建立密切合作關系。要盡力掌握年鑒最新出版發行動態,及時派專人對出版年鑒的單位或個人進行聯系與走訪,力求做到本地區出版發行的年鑒不漏訂與漏買,盡量做好新年鑒的征集與采訪工作。在做好對新出版年鑒征訂的同時,要及時對館里漏訂、重訂的年鑒進行補充與調整,確定所需補充和調整年鑒的種類和數量;對讀者使用率較低或已經停刊,或復本過多的年鑒要進行調整,以提高年鑒的利用率。

(三)綜合開發利用特色年鑒

地方性年鑒是各級領導、科研人員和其他人員查找資料數據、完善決策、研究本地情況必不可少的工具書,同時也為外商和社會各界人士了解本地區提供重要依據,具有很高的實用價值。隨著“中國—東盟博覽會”永久在廣西壯族自治區南寧市召開,年鑒信息的需求量將會日益增大,年鑒的重要作用也將會日益突顯。在此環境下,廣西壯族自治區圖書館不應滿足于原有的地方性年鑒資源建設現狀,應注意結合自身的服務特點和本地區社會經濟發展熱點的需要,有針對性地建立年鑒書目數據庫或進行年鑒的專題信息開發,注意開展對特定讀者的服務,實行典藏、借閱、咨詢、檢索、復印一體化的開放式特色管理,為讀者利用年鑒提供最大的方便。

(四)提高讀者獲取年鑒信息資源的能力

應注意采取多種形式,如宣傳欄、網絡課程,或利用該館的“八桂講壇”品牌講座,宣傳年鑒知識,讓讀者真正了解年鑒的特殊價值,并向廣大讀者介紹有關年鑒文獻檢索與利用的方法、手段以及各種數據庫的內容與特點等,努力提高讀者利用年鑒的技能和對年鑒的興趣與信心[3]。同時,應有重點地介紹本地區的地方性年鑒。對重點年鑒,如對本地區最新統計年鑒收錄內容進行必要的詳細介紹,以吸引讀者關注地方經濟,利用地方年鑒。此外,可借鑒電子期刊的做法,建立館藏年鑒檢索目錄,并把目錄信息和各種隨書光盤的電子版年鑒信息集中起來,將其按類歸入各檢索口,并鏈接到館內主頁上讓讀者及時了解年鑒到館情況及入藏地址,方便讀者檢索與利用,最大限度地提升隨書光盤的利用率。

(五)建立與電子年鑒網絡的鏈接

今天,社會已步入快速發展的時代,年鑒出版已不限于單一的紙質品種,而是朝著經濟、方便的電子年鑒方向發展。目前,我國出版的電子年鑒具有B/S體系結構,具有同質性、可擴展性、可移植性和兼容性等特點。并且,在全文檢索、目錄檢索等方面保留了原版瀏覽的功能[4]。由于網絡年鑒信息資源豐富多彩,能滿足讀者多變的、個性化檢索需求,可抽出一定的人力,針對日益更新的各種類型年鑒網站的年鑒信息進行收集、整理。例如,可將“中國年鑒網”、“科技年鑒網”、“中國統計年鑒網”等網站與該館網站鏈接,為讀者搭建一個方便檢索年鑒、了解年鑒動態信息的平臺。

綜上所述,公共圖書館作為信息行業的重要部門,應充分利用自身的有利條件,發揮其文獻信息資源的優勢,為地方的經濟與社會發展提供全面的、多方位的優質服務。這樣,才能使公共圖書館傳播知識與信息的職能得到充分發揮,也可促進地方經濟與社會的快速發展。

[1]翟迅.談年鑒的收藏管理與利用[J].圖書館界,2003,(3):42～45.

[2]李志明.我國兩大年鑒全文數據庫比較研究[J].圖書館學研究,2009,(1):66～69.

[3]王紅.年鑒信息資源的開發與利用[J].圖書館工作與研究,2000,(3):45～48.

[4]平保興.圖書館年鑒收藏中存在的問題及其對策研究[J].貴圖學刊,2008,(1):17～18.