淺議工作分析在圖書館人力資源開發與管理中的應用

江蘇科技大學圖書館

〔江蘇省鎮江市 212003〕 張鳳武*

21世紀管理工作的重大戰略之一是人力資源的開發與管理。工作分析是人力資源開發與管理的基礎,其主旨是科學高效地獲取有關組織內各種工作的信息,保證人力資源開發與管理決策的正確有效及其目標的全面實現。通過工作分析可以達到人和職的完善匹配。圖書館人力資源的開發與管理,是指通過各種途徑獲取合格的人力資源,開發其潛能,調動其積極性和創造性,在圖書館的各項工作中發揮其應有的作用。因此,將工作分析應用于圖書館的人力資源開發與管理中具有重要的意義。

一、工作分析的概念和內容

(一)工作分析的概念

1911年,“科學管理之父”泰勒(F.W.Taylor)在其重要著作《科學管理原理》中發表了著名的“時間動作研究”方法。所謂“時間動作研究”,就是將工作分解成若干組成部分,并對每一部分進行計時。通過分析,對各種工作活動的時間及其順序重新進行規劃,從而制定出標準化的工作程序與方法,在從事該工作的所有工人中進行推廣,以達到提高生產效率、科學確定勞動定額與工資報酬的目標。泰勒認為,要對組織進行科學的管理,就必須對組織中的每一份工作進行系統研究,從而科學地選拔、培訓工人,達到管理效率的最大化。泰勒的理論被認為是現代工作分析的發端[1]。工作分析又叫崗位分析或職位分析,是人力資源開發與管理在短時間內,用以了解有關工作信息與情況的一種科學手段。具體地說,就是分析者采用科學的手段與技術,直接收集、綜合、比較有關工作的信息,為組織特定的發展戰略、組織規劃,為人力資源開發與管理以及其他管理行為服務的一種管理活動。

(二)工作分析的內容

工作分析的客體是工作崗位,工作分析的對象是與工作崗位相關的因素及其相互關系。工作分析的內容就是分析對象內涵和外延的具體形式與范圍的總和,即分析對象的載體形式或表現形式[2]。其主要內容包括工作的目的、職責、任務、權限、業績標準、職位關系及工作的環境、條件和工作的負荷等。工作分析涉及到兩方面的工作:確定工作的具體特征與找出工作對任職人員的各種要求。前者稱為工作描述,后者稱為任職說明。

(三)工作分析的方法

工作分析的方法有很多,根據工作分析的目的以及不同的人員和職位可以選擇不同的方法。一般來說,工作分析主要有觀察分析法、主管人員分析法、訪談分析法和問卷調查分析法等基本方法[3]。觀察分析法是由職位分析師在現場通過實地觀察、交流、操作等方式收集工作信息。主管人員分析法是由主管人員通過日常的管理權力來記錄與分析所管轄人員的工作任務、責任與要求等因素。訪談分析法是分析師通過對工作人員的訪問,了解他們的工作內容以及為什么這樣做和怎樣做,由此獲得工作分析的資料。問卷調查分析法是采用問卷的形式來獲取工作分析的信息,實現工作分析的目的。

二、工作分析在圖書館人力資源開發與管理中的作用

(一)工作分析是圖書館工作人員績效評價的依據

圖書館工作的職位說明書,詳細說明了每個職位的責任、目標、工作標準、工作內容等,可以明確界定職位的職責與權限,消除職位之間職責的相互重疊,從而盡可能地避免由于職位邊界不清導致的扯皮推諉現象[4],并且可以防止職位之間的職責真空,使圖書館的每一項工作都能夠得以落實。同時,圖書館可以根據職位說明書來評價工作人員的工作完成情況和存在的問題,做到有理有據,增強透明度。

(二)工作分析是圖書館進行人員招聘及競聘上崗的基礎

通過工作分析,可以提供各種職位的任職資格要求(如知識、技能、經驗、個性以及體格等),從而為圖書館工作人員的招聘、甄選決策提供依據,避免盲目性,大幅度提高人員甄選的效度和信度,提高圖書館工作人員的整體素質與工作適應性。

(三)工作分析是圖書館工作人員培訓與開發的基礎

一方面,工作分析可以提供關于做好該項工作所需知識和技能的信息,從而為分析任職者的培訓需求提供前提,有利于提高整個培訓活動的效果與效率。另一方面,圖書館可在工作分析的基礎上,根據人力資源規劃進行人力資源的開發與培訓,這樣可以適應圖書館未來發展對人力資源的要求。

(四)工作分析可以為圖書館的績效考核提供大量基礎性材料

工作分析所獲得的有關職位內容的大量信息,可以為圖書館績效考核提供一個明確的績效標準,從而使績效評價有據可依,大大減少績效評價的主觀性和隨意性,使其能用于圖書館工作人員的報酬決策和人員晉升、調派、獎懲。并且,績效標準的明確還可以為任職者設立一個標桿,使其能夠有目標地改進自己的工作,提高工作績效。

三、工作分析在圖書館人力資源開發與管理中的實施

工作分析是一項技術性很強的全面評價工程。工作分析過程大致可分為四個階段:準備階段、調查階段、分析階段與完成階段。

(一)準備階段

首先,由圖書館領導及有關專家組成領導小組,了解圖書館的基本情況,確定樣本,建立聯系,設計調查方案并明確調查方法,確定工作分析的目標和任務。然后,再由館領導、職位分析專業人員、各部門主管及對圖書館工作崗位比較熟悉的工作人員代表組成工作小組,其成員必須經過工作分析內容及具體步驟和方法的培訓,以保證信息收集工作的順利進行[5]。最后,對圖書館所有工作崗位的基本情況進行了解,掌握相關數據和資料,分解工作為工作元素和環節,逐項完成信息收集任務。

(二)調查階段

這一階段是以工作崗位為對象,采用科學的調查方法,收集各種與工作崗位有關的信息和資料的過程。其主要任務是對圖書館各項工作的業務流程、工作強度、所需時間、所需技能、工作內容和工作人員等各個方面做一個全面調查。其目的在于廣泛深入地收集各種有關數據和信息,以便系統、全面地對崗位進行描述;為工作崗位的設計提供信息,為崗位規范、工作說明書的制定提供資料,為崗位評價提供必要的依據。在這一階段,工作小組成員要根據調查方案編制調查問卷和提綱,對工作人員進行面對面的訪談和問卷調查,并對各種工作崗位進行實地調查,有針對性地收集工作崗位的特征及所需的數據,重點收集工作人員必須的特征信息。

(三)分析階段

這是工作分析中十分重要的一個階段,主要任務是對不同崗位的工作特征、人員特征的調查結果進行全面的分析和總結。要以創新的思路對調查階段所收集到的信息和現狀進行深入分析,找出工作中存在的問題;歸納總結出工作分析的要點,包括崗位的職責、任務、工作關系、職務范圍等;創造性地提出各工作崗位的主要成分和關鍵因素。根據最初確定的目標和任務,針對出現的問題,提出改進建議,重新劃分工作范圍、內容和職責,確保所有問題得到解決。

(四)完成階段

這一階段是工作分析的最后階段。其任務是根據所收集到的信息和調查的分析結果,提出工作描述和工作規范,并對工作分析的初步結果進行反饋和修正,最后制定工作說明書(或職務說明書、工作標準、崗位描述),將工作分析的結果轉化為正式和規范的人事文件,完成對每一個職位的辨析、定義和描述。作為整個工作分析的文字結果,所撰寫的工作說明書要充分體現出客觀性和科學性。

四、結束語

工作分析在人力資源開發與管理中起著關鍵性的奠基作用[6]。可以為圖書館人力資源的優化配置和崗位評價、績效考核等項工作打下良好基礎,其相關工作操作性、程序性比較強。因此,工作分析要做到客觀、公正、具體、詳細、得當,避免以后可能出現的推諉、扯皮等現象。

[1]彭劍峰,張望軍,朱興東,等.職位分析技術與方法[M].北京:中國人民大學出版社,2004:20～40.

[2]肖鳴政.工作分析的方法與技術[M].北京:中國人民大學出版社,2002:53～73.

[3]韓炎濤.工作分析:人力資源的基石[J].鄭州鐵路職業技術學院學報,2008,(3):37～38.

[4]張西亞.圖書館人力資源管理中的崗位分類和崗位分析[J].圖書館理論與實踐,2006,(5):50～51.

[5]陳斌.基于工作分析的圖書館崗位描述:以西安交通大學圖書館為例[J].圖書館建設,2006,(3):85～88.

[6]趙紅軍.HR管理中的工作分析方法[J].浙江工商職業技術學院學報,2002,(1):35～39.