圖書館推行精細化管理的思考★

東北林業大學圖書館

〔黑龍江省哈爾濱市 150040〕 周慶梅* 張曼玲**

精細化管理作為現代工業化時代的一個管理概念,最早是由日本企業在20世紀50年代提出的。這一概念引入中國企業已有20年左右的時間,現在已逐漸被各行各業、各類組織所接受,帶動了我國企業的發展,并逐漸成為當今企業管理改革的潮流。目前,國內對精細化管理的研究和應用主要集中在學校、銀行、房地產企業、醫院等領域。在這些領域,精細化管理已基本上形成了比較系統的理論體系和實施模型,進入了實施階段,并已取得了較好的效果。圖書館要想取得長足的發展,必須引進先進的管理理念,實施精細化管理,提高服務質量,提升自身形象。

一、圖書館精細化管理的含義

圖書館精細化管理是建立在圖書館常規管理基礎上,通過業務分工精細化、服務質量精細化,將“精細”引入圖書館的管理思想和管理模式。強化服務細節是圖書館提高核心競爭力的重要手段。要運用程序化、標準化和數據化手段,使圖書館各部門精確、高效、協同和持續運行。精細化管理要求每個工作人員都要盡職盡責,自己的工作日清日結,每天都要對當天的工作情況進行檢查,發現問題及時解決。精細化管理的核心思想包括:精益求精、準確定位、細化目標、嚴格考核。

“精益求精”是要求每個工作人員都要對工作高標準、嚴要求,做到由粗到細,由細到精,由精到優,由優到領先,盡善盡美,不斷達到“更好”,使管理工作處于一個永無止境、持續改進的創新過程。

“準確定位”是指對每一個部門、每一個崗位的職能與職責都要準確定位,將管理責任具體化、明確化,使每一種行為都有其合理的表現方式,對每一項工作的各道工序和各個環節都要規范清晰、有機銜接。

“細化目標”是指對每一項工作都要進行層層分解,指標落實到人。這是對圖書館各項工作分解細化和落實的過程,是提升管理執行能力的一個重要途徑。

“嚴格考核”是指對圖書館工作人員進行考核時做到定量準確、考核及時、獎懲兌現。用具體、量化的標準,取代籠統、模糊的管理要求,以量化的數據作為提出問題的依據、分析判斷的基礎和考核的尺度,從而使無形的管理變成有形的管理,使管理過程在控與可控。

圖書館精細化管理的本質就是對圖書館戰略目標分解細化和落實的過程,使戰略規劃能夠貫徹到每個環節并發揮作用。當圖書館確立了實施精細化管理目標之后,重要的就是結合自身現狀,按照“精、準、細、嚴”的思路,找準實施的關鍵問題,分階段進行。每階段完成一個體系,完善一個體系,并及時修改相關體系,精益求精。只有這樣,才能最終整合全部體系,實現精細化管理在組織發展中的功能、效果與作用。

二、圖書館實施精細化管理的必要性

(一)通過管理與服務工作的創新,可以促進辦館效益的最大化

隨著信息社會和知識經濟的發展,圖書館界無論在管理理念還是在服務理念上都發生了新的轉變,充分認識到了文獻信息服務職能的作用。但是,由于受圖書館管理體制和傳統觀念的影響,在圖書館管理上重投入、輕效益,重規模、輕管理的落后觀念仍然存在。沒有創新就沒有發展。圖書館精細化管理,不僅是管理手段的創新,更重要地是可以為服務創新提供必要條件和原動力,促進管理和服務的規范性與創新性相結合,增強圖書館自身的核心競爭力。因此,有必要將精細化管理理念引入到圖書館中來,從思想觀念上徹底摒棄經驗型管理,明確職責分工,優化業務流程,完善崗責體系,加強協調配合,實施精確計劃、精確決策、精確控制、精確考核,切實解決工作過程中“淡化效益”的問題。通過優化和細化管理與服務過程,降低成本投入,促進圖書館管理與服務效益的不斷提高。

(二)是圖書館管理與先進管理理論相結合的必由之路

長期以來,我國圖書館界一直在孜孜不倦地探索圖書館管理的新理念、新方法,作了許多有益的嘗試。例如,實行知識管理、目標管理、人本管理等。這些方法的應用對提高圖書館管理水平起到了積極的作用。但從整體上說,我國圖書館管理仍然是一種粗放式管理。管理浮于表面,停留在理論或制度層面,缺乏對具體管理方法和手段的研究,針對性、可操作性和穩定性不強,管理中存在眾多交叉和盲點,滿足于“差不多、過得去”,遠未達到精確、量化和規范的要求,一些工作看似做了、實際沒做,有的做了、但細處沒做。理論研究和實際工作之間形成了一條不可逾越的鴻溝,沒能從根本上解決圖書館管理和服務的質量問題。而精細化管理正是對戰略目標分解細化和落實的過程。秉承“精、準、細、嚴”的管理理念,從細節中將管理理論一點一滴地滲透到實踐中去,將時髦的名詞落到實處,從小事做起,實現理論和實踐的結合。因此,筆者認為,精細化管理是現代圖書館管理的必由之途。

(三)有利于落實“以人為本,服務第一”的宗旨

實施精細化管理,就是要從精細化管理的內涵出發,改變過去固有的管理模式,細化和規范各項管理與服務過程。堅持精心是態度,精細是過程,精品是成績。要求每位工作人員都要把平時看似簡單、很容易做的事情用心做好,認真精心地把事情做對、做好,全面提升服務質量。要緊緊圍繞讀者對文獻信息需求和利用的特點,設計和優化服務模式,開展多層次、多樣化、全方位的個性化服務。要大力提升圖書館工作人員服務的精品意識,滿足讀者對文獻信息的多樣化需求,提高讀者的滿意度。

三、圖書館實施精細化管理的措施

(一)統一精細化管理思想認識,樹立精細化管理的圖書館文化

精細化管理首先應該成為圖書館全體工作人員的工作態度、工作作風、價值導向和精神追求,只有在精細化管理的內容被各級領導和全體工作人員所接受與認同、形成共識的情況下,工作人員的積極性和創造性才能最大限度地得到發揮,精細化管理的意識、目標、方法才能較好地得到貫徹與落實,從而獲得較好的管理成效。因此,統一全體工作人員的思想、態度、觀念,解決精細化管理的意識問題是實施精細化管理的首要問題。為此,應從圖書館文化建設的制高點出發,使精細化管理思想貫串于圖書館管理的各個層次,把精細化管理的思想滲透到圖書館每位工作人員的心中,為圖書館的精細化管理營造良好的氛圍,最終達到提高認識、轉變觀念、自覺行動的目的。

(二)注重過程和細節,以計劃先行為前提,以制度建設為保障

在精細化管理思路確立以后,接下來最重要的就是要結合自身現狀,按照“精、準、細、嚴”的思路,細分工作目標、工作標準、工作任務、工作流程。每開展一項活動,每做一件事情,都必須預先制定全面、詳盡、周密的計劃,要考慮到細節,并要將目標細化到可以實施的具體目標,然后各部門和個人再依此制定相應的計劃。精細化管理是一種方法,為了確保這一方法有效運作,需要建立規范化、流程化的管理制度框架。一整套精細、可行的制度可以引導工作規范,約束工作行為,明確獎懲措施,保障政令暢通,會對圖書館的發展起決定性作用。對此,應從以下三個方面入手:一是建立責任制度。要按照圖書館工作目標的總體要求,把工作職責和任務分解到各部門和各工作崗位,將圖書館每一個崗位的工作細分,責任到人。二是建立工作運行制度。要根據工作職責和目標要求,制定各項業務和服務工作實施的具體細則、流程規范,量化工作考核標準,形成程序化文件,運用程序化和數據化手段,使每一項工作內容都轉化成看得見、摸得著、說得準的具體任務,保證各項工作有序進行、有機協調。三是建立激勵制度。其目的在于彰顯圖書館特色,以激勵為主,使每個工作人員的發展都具有個性特色和活力,把工作人員的注意力引導到為圖書館整體發展盡心盡力上來,使個人的發展與圖書館的發展和諧共進。

(三)循序漸進,持之以恒

精細化管理本身就是過程管理,它貫串于一個組織活動的始終,其生命力與組織共存亡。圖書館精細化管理同樣也是一項系統工程,是循序漸進,持之以恒的管理模式。要樹立不斷改進、不斷完善和長期發展的過程觀念。要在實際工作中,及時發現問題與解決問題,循環往復,持續不斷。通過一次循環解決了一些問題,工作就能前進一步,服務質量和管理效益就會有所提高。從一個循環到下一個循環,不斷解決服務和管理工作過程中發現的問題,就會使各項工作不斷邁上新的臺階。從這個角度來講,精細化管理工程能把圖書館引向成功。

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