關于智能化門禁管理系統在高校圖書館工作中的應用與思考

西藏民族學院圖書館〔陜西省咸陽市 712082〕 寧沛林

一、智能化門禁管理系統的含義與功能

(一)智能化門禁管理系統的含義

智能化門禁管理系統(IntelligentAccess ControlManagementSystem)是近幾年迅速發展起來的一種現代化電子安全防范管理系統。它集計算機自動識別技術和現代安全管理系統為一體,是應用了電子技術、機械技術、計算機技術、通信技術、光學技術、生物技術等多類別技術的一項綜合性新型技術產品。其主要功能是對各種重要場所出入口進行控制,是對重要部門出入口實現安全防范管理的一項有效措施。作為一種環境安全防范系統,智能化門禁管理系統已越來越受到人們的重視。它不僅可以取代傳統的鑰匙及人工采集出入記錄的功能,更是多元化管理的一種工具。一套功能齊全的智能化門禁管理系統,在對各類場所出入口實行管理的同時,還可透過簡單的操作程序,建立內部的有序化管理機制與模式。同時,它可隨時記錄各類人員的出入情況,控制不同人員的出入區域及出入時間,對外還可禮貌地拒絕不速之客,能有效地保護控制區域內各項財產不受非法侵犯。

高校圖書館引入智能化門禁管理系統,首先是為了提高高校圖書館工作的現代化管理水平,充分發揮高校圖書館現代化設備和各種資源的作用,為讀者創造一個寬松、便利、快捷的借閱環境,這也是與高校圖書館推行藏、借、閱一體化的大開放式管理格局緊密相聯的。其次,是為了引入國外圖書館開放式管理、自助式服務的最新管理理念,以尊重和信任讀者為基礎,給讀者以充分的自由,最大限度地減少讀者獲取文獻信息資源的成本,把讀者從繁雜的手續和規定中解放出來,并能增加圖書資料的安全性,減輕工作人員的工作強度、提高工作效率、降低運行成本,從而大大提高高校圖書館的管理效率,提高圖書館的服務質量。

同時,智能化門禁管理系統也是圖書館一卡通管理系統的一部分。一卡通管理系統主要采用的是非接觸式 IC卡技術,主要功能是將讀者管理、圖書管理、門禁管理、消費等以一卡的方式綜合起來。通過此卡,讀者可到館內享受圖書館提供的各類服務,如借閱書刊、上網檢索、打印復印、參加講座培訓、欣賞視聽資源等,其子系統包括門禁系統、檢測系統和服務系統等。目前,在我國的近 3000家 ILAS系統(即圖書館自動化集成系統)用戶中,應用“一卡通”的圖書館已有近百家,圖書館的業務管理和服務功能在 ILAS系統均可得到實現,即利用借還書功能實現書刊借閱管理;利用專項閱覽服務功能實現普通閱覽室管理;利用電子閱覽室管理功能實現電子閱覽室管理;利用特殊收費處理功能實現復印及其他特殊收費服務。目前,一卡通管理系統在我國發達地區的各類圖書館中已被普遍使用,都是采用“門禁監測總借總還”管理模式進行設計的。在這些圖書館里,讀者刷卡進入館門后,可以隨意瀏覽和自由取閱書刊,各樓層、各功能區對讀者不加任何限制。在如此寬松、便利的環境里學習研究或娛樂休閑,讀者確實得到了極大方便。

(二)智能化門禁管理系統的主要功能

1.新卡注冊。在授權器上分配員工或讀者卡號,將隨機生成的卡號顯示出來,并填寫員工或讀者相關信息完成注冊。

2.檢查卡的有效性。讀卡后,門禁控制設備判斷是否為本系統注冊卡,以及是否有進入權限,自動識別人員身份,防止外來人員進入。

3.多級數據管理。通過計算機可以很方便地實現多級數據管理功能,可設置每張卡的進出門權限、時間范圍、節假日限制等。例如,所有本校讀者均可進入大門,特定讀者方可進入特定閱覽室,只有工作人員才能進入辦公區,工作證或借閱證可分長期使用和臨時使用等。

4.記錄及報表。智能化門禁管理系統可詳細記錄每次開門時間、日期、進出人員卡號、姓名、隸屬部門、職務等資料,協助管理查詢,并且所有數據資料均可生成所需報表、輸出打印。

5.目視核實及監視報警。門禁點感應到卡時,計算機上可顯示該卡所有人的姓名、照片等個人資料,工作人員對照核實無誤后放行,可防止將卡借給他人使用。該系統還可探測到異常開門情況,如有人非法將門打開(破壞)或“套用”低級別卡進入重要部門,將立即報警,將警情傳輸至控制中心并提示案發地點,同時記錄在案。

二、智能化門禁管理系統在高校圖書館應用的必要性

(一)體現“讀者本位”的管理理念

讀者本位(Reader-oriented),就是以讀者為中心開展圖書館的各項服務工作,以實現“讀者第一、服務至上”的宗旨。長期以來,高校圖書館存在著“書本位”的管理理念,“重藏輕用”成為主導圖書館一切工作的指導思想,讀者服務工作的重心在于圖書的“收藏”,如何把圖書收藏保管好與降低丟書率成為讀者服務工作追求的目標。然而,隨著現代信息技術的發展,這一觀念被“以人為本、讀者第一”的新觀念所取代,重視讀者、尊重讀者、滿足讀者多樣化文獻信息需求,成為高校圖書館工作發展的趨勢。當代高校圖書館工作人員的職責就是要實現以人為本、讀者第一的理念,從讀者的利益和實際需要出發,一切為讀者著想,為讀者提供優質服務,滿足讀者學習、研究、工作和生活對文獻信息的需求。“以人為本、讀者第一”,體現在服務方式上就是要尊重讀者、方便讀者。傳統的管理方式把讀者作為監管的對象,在讀者利用高校圖書館的文獻信息資源時人為地設置許多障礙,如每個書庫都設置了防盜監測儀、讀者入館要存包等。這些看似利于管理的服務方式,其實都是對讀者人格的歧視和不尊重。

采用智能化門禁管理系統,就是以尊重和信任讀者為基礎,給讀者充分的自由。讀者進入高校圖書館時只需在門禁上輕輕刷卡,完成身份確認后即可進入圖書館各服務區域,無需存包,可在圖書館的任何一個閱覽室或漫步瀏覽、或駐足閱讀,在任何自習室進行閱讀或自修,這種開放式的服務模式,讓他們感到進了圖書館就像到了家一樣的放松與自由,也讓他們感受到了成為圖書館真正主人的尊嚴。

(二)營造借閱合一、高效便捷的服務機制

書刊的借閱,經歷了閉架、半開架、開架和藏、借、閱一體化管理的發展歷程。在實施門禁管理以前,很多高校圖書館也都實行了開架借閱,在某種程度上方便了讀者,但讀者在利用文獻信息資源上仍然受到許多約束。這是由于圖書使用了永久性磁條,永久性磁條不可以進行充、消磁處理,通過防竊監測通道時始終處于報警狀態而無法識別和判斷圖書是否被借閱,因而只能采用人書分流的分段式管理模式。在這種管理模式下,讀者不能帶包進入閱覽室,在一個閱覽室借閱的圖書,不能再帶入其他閱覽室使用,借過的書籍也不能再次帶進閱覽室,讀者的自由度和使用空間仍然受到限制。

實施門禁管理以后,最大限度地減少了讀者獲取文獻信息資源的成本,把讀者從繁雜的手續和規定中解放出來,給讀者最大的自由。讀者可以背著書包進入各個閱覽室,或在閱覽室內靜心閱讀,或分別在幾個閱覽室選好書,集中到總借書處辦理借書手續,免去了以往進每個借閱室分別存包、分別辦理借書手續的麻煩,為讀者提供了一種借閱合一、高效便捷的服務機制,從而營造了一種“人在書中,書在人中”的和諧氛圍。

(三)提高高校圖書館管理的工作效率

實施門禁控制的開放式管理模式,節約了大量的人力、設備和資源。傳統的服務模式需要在每個書庫的出口處配備監測儀以及相應的借還書設備和工作人員。大開放模式下,只需要在總出口處配備相應的人員和設備即可辦理借還書手續,既節省了設備,又減少了各書庫人員的重復設置,為圖書館延長開放時間,給讀者提供便捷的服務奠定了基礎。以我館為例,在沒有實施門禁管理之前,每個書庫都配備了借還書設備和人員,人員比較緊張,在晚上根本無法開展借閱服務。實施門禁管理以后,各個書庫取消了借還書工作人員,只配備1名上架、巡架管理人員即可。同時,在出口大廳配備 4名工作人員,統一辦理借還書手續。通過合理調配人員,我館在沒有增加人員的情況下,在每周一至周四晚間開展了借閱服務,延長了開放時間,方便了廣大師生利用圖書館。同時,利用先進的感應式 IC卡一卡多用的特點對讀者進行有效管理,配合刷卡系統的設置,將 IC卡的應用與圖書館信息管理系統結合起來。一張IC卡將讀者進館、借閱情況合為一體,信息處理過程快捷、方便,提供了一種嚴格高效、安全方便的管理方式,增強了圖書館的信息管理功能,降低了運行成本,極大地提高了圖書館管理的工作效率。

三、智能化門禁管理系統在高校圖書館工作中的主要實際應用

(一)職工考勤管理

應用智能化門禁管理系統以后,圖書館職工上班通過刷卡進館,就可以實現對職工的考勤統計工作。智能化門禁管理系統可以生成職工進館明細報表,統計出職工每天進館的次數和具體時間,這對于監督職工的遲到現象十分便利。以我館為例,從2006年 9月應用智能化門禁管理系統以來,廢止了以前職工上班簽到的制度,實行職工上班刷卡的管理制度。這樣就可以杜絕代簽,每周或每月可以定時進行考勤統計,通過公示考勤結果,就可以提醒和監督全體職工的出勤情況。職工上班期間外出再次進館,要求再次刷卡,這樣就可以通過智能化門禁管理系統查知職工外出的時間,對于職工本人也形成了一種約束機制。

(二)讀者管理

應用智能化門禁管理系統,可以對本館讀者進行有效管理,處理一些問題。主要體現在以下三個方面:

1.讀者到館查詢。通過查詢智能化門禁管理系統的查詢功能模塊,可以確切知道某位讀者是否在圖書館以及到館的時間和停留時間。這就可以幫助一些讀者解決查找其同學是否在圖書館的問題,也可以為后臺管理提供基本信息。

2.重點讀者查詢。通過智能化門禁管理系統的查詢功能和考勤統計報表,可以查詢圖書館重點讀者的到館次數、來館時間,以及學習時間規律。

3.讀者到館排名。通過智能化門禁管理系統的統計報表,可以得到一定時期內到館讀者的排名次序,并根據讀者所在院系、所學專業等進行新的排名,對于到館讀者前十名或前 30名可以進行通報表揚。這樣,就可以鼓勵先進、督促后進,激勵讀者到館的學習熱情。

(三)日常統計工作

1.進館人次統計。通過智能化門禁管理系統可以提供每天和每月進館的讀者人次統計數據,完成對圖書館進館人次的分時段統計工作。通過分析讀者到館人次數據的分布情況,就可以掌握每天、每月、每季度以及每年讀者進館的規律,為研究部署圖書館其他服務工作提供參考依據。例如,通過智能化門禁管理系統的人次統計,可以知道每天上午 10時和下午 4時是讀者到館的高峰期,也是讀者借還書的高峰期,這就要求讀者服務部門在此時段內,要集中人力、加強服務工作,不可松懈。

2.職工考勤統計。通過智能化門禁管理系統,可以按照一定時間(天、周、月)統計職工出勤情況,查知職工缺勤、遲到、外出辦事時間的長短,自動生成各類型明細報表,為職工考勤管理提供數據依據。

3.讀者進館狀況統計。通過智能化門禁管理系統,可以統計一定時間內讀者到館的人次,通過各功能設置,查知各個院系讀者到館的人次、某個讀者到館的次數,從而從整體上掌握讀者入館學習的情況。

(四)其他應用

1.讀者在館查詢。利用智能化門禁管理系統,可以查知某位讀者在某一特定時間內是否在館。

2.利用進館讀者數據查詢丟物讀者。通過智能化門禁管理系統,可以查知一些丟失物品讀者的數據。例如,通過讀者丟失的借閱證、學生證的號碼,借助智能化門禁管理系統可以查詢失主的電話號碼、系科班級,從而通知失主本人前來領取自己的物品。

四、對門禁管理系統背景下高校圖書館讀者服務工作的思考

高校圖書館引進智能化門禁管理系統,為讀者創造了一個寬松、便捷、優良的閱覽學習環境,但如何在門禁管理環境下,進一步做好讀者服務工作,是值得圖書館界關注和思考的問題。

(一)加強書庫管理和讀者導讀工作

高校圖書館實現門禁管理后,一般都采取借閱一體化的大開放管理模式,讀者憑證入館后,可以任意出入各個開架書庫和閱覽室等服務部門。在這種情況下,開架書庫因面積大、藏書量多,與閉架時期相比,工作人員減少而讀者大量進入,所以更應該加強書庫管理,做好讀者導讀工作。以我館為例,我館老館整體作為采訪和流通外借用途,在二樓總出入口安裝了智能化門禁管理系統,在大廳兩邊設置了借還書總出納臺,讀者由二樓進入,可以到一至五層各開架書庫找書,并在三層至五層書庫中設置有閱覽桌椅,供讀者進行閱覽學習。在這種新的管理模式下,我館流通部正式工作人員由原來的 8人減少到目前的5人。為了滿足廣大讀者晚上借書的需求,我館決定延長開放時間。在大開放格局下,為加強流通書庫的管理,采取了以下措施:(1)結合學院開展勤工助學活動,聘用了一些學生協管人員,主要負責圖書上架、順架、巡庫和衛生工作,同時對這些學生協管人員也進行了初步培訓,讓其同時負責為讀者找書、解答藏書布局等問題。(2)對還回的圖書,及時進行上架,做到不積攢、不拖延,加快了圖書的流通速度。 (3)開展讀者導讀工作,由工作人員向讀者推薦好書和專業相關圖書,指導讀者通過大廳書目檢索系統查找館藏目錄,解答一些讀者檢索書目信息的問題。 (4)積極征求讀者意見和建議,特別是關于藏書建設的意見和新書采訪的信息,并及時反饋給采訪工作人員,加強流通書庫新書和缺藏文獻的購置。(5)加強對流通量大、破損較重圖書的修補工作,使一些流通快的圖書經過修補后能繼續使用,提高圖書的利用率,對于一些破損嚴重、不能修補的圖書,及時剔除,并告知采訪人員購置新的版本。

(二)加強閱覽秩序綜合治理,營造和諧、優良的學習環境。

在智能化門禁管理背景下,讀者進入圖書館后,擁有更大的活動空間和學習場所,如何加強對自習室和閱覽室的管理,是目前高校圖書館讀者服務工作的一個重要問題。以我館為例,新館主要提供閱覽服務,讀者可以利用的閱覽室有9個,自習室有4個。在實際工作中,存在一些問題,如讀者搶占座位現象嚴重、讀者飲水難、夏季由于讀者眾多導致室內溫度過高等問題。我館新館閱覽室和自習室共有座位近2000個,相對于全院萬名學生來講,并不算寬裕,平時上座率就達 70%～80%,如果遇到各種全國性考試如公務員考試、英語四六級考試、計算機等級考試、研究生入學考試等,在這些考試前的 1～2個月,圖書館閱覽室和自習室座位就會爆滿,特別是在晚上,許多讀者為找座位東奔西跑。在這種情況下,就產生了一些讀者利用書包、書籍或其他物品搶占座位的現象。為解決這一問題,我館曾在各個閱覽室和自習室內部靠墻處放置了若干書架,讓讀者將自己的書籍等物品放在書架上,不得放在桌椅上或桌子下面。這一措施在開始一段時間內,起到了一定作用,閱覽秩序有所好轉。但是,過了半年多的時間,不僅書架已經放滿了,而且在桌面和桌下都放置了書籍等物品,甚至一些讀者將暖水瓶、飲料瓶、整箱的乳制品等放在了桌上,晚上也不搬走,一放就是好多天,別的讀者又不敢坐此座位,如果坐了就會發生矛盾。我館也曾多次發生這樣的矛盾沖突。而且這種狀況導致保潔人員無法搞好衛生工作,桌面上紙屑、果皮、紙團、飲品盒等雜物亂放,整個自習室又亂又臟又差。這一問題越來越嚴重,許多讀者因找不到座位意見很大,甚至反映到學院領導那里。為了徹底解決這一問題,我館研究制定了新的管理辦法,即撤走各自習室的書架,不允許讀者在閱覽室和自習室放置任何物品,要求讀者每天晚上將自己的書籍等物品帶走。為了貫徹這一措施,我館采取每天晚上派人清理閱覽室和自習室物品的措施,所有物品一概拿走,放置在館辦公室,讓違規讀者在領取自己物品時寫保證書,并進行相應教育,讓保潔人員及時搞好衛生。這一措施實行三個月以來,我館的閱覽秩序大為改觀,各自習室和閱覽室的桌面整潔了,再無搶占座位的現象發生。我館還結合學習實踐科學發展觀活動,本著以人為本的理念,向學院申請安裝自動加熱開水機,解決了讀者飲水難的問題。進入夏季,天氣炎熱,沒有風扇的自習室和閱覽室高溫難耐,讀者意見很大,我館及時向學院申請安裝空調,并得到學院相關部門的大力支持,空調全部安裝到位,圖書館的閱覽學習環境大為改善,讀者非常高興。通過以上措施的落實,我館的閱覽環境綜合治理工作取得了很大成效,健全了閱覽環境的配套設施,增強了人性化內涵,優化了讀者的學習環境,體現了以人為本、科學發展的理念。

(三)加強讀者教育工作,提高讀者信息素質

在門禁管理的大背景下,加強對讀者的教育,成為讀者服務工作正常開展的必然要求。這是因為,在大開放格局下,讀者更應該了解圖書館的服務狀況和規章制度,提高自身信息素養和文獻信息檢索的技能,掌握文獻信息檢索的基本方法和技能。如果不了解圖書館的規章制度,就會因違反規章制度給工作人員和自己造成麻煩;如果沒有掌握文獻信息檢索的基本方法和技能,就不知道如何找書借書。所以,高校圖書館越給予讀者更大的活動空間和服務內容,也就越要求讀者有更高的綜合素質和信息素質。為此,我館加大了對讀者的教育工作,主要采取了以下措施:

1.加強每年一度的新生入館教育。在每年新學年伊始,圖書館就聯系各個學院和系科,分批次對所有入校新生進行入館教育,主要講解我館概況、規章制度和利用圖書館的基本方法,使讀者對圖書館有一個初步和大概的了解,明確認識到圖書館的地位和作用,為讀者利用圖書館奠定基礎。

2.定期開展讀者培訓工作。為了幫助讀者掌握和利用數字文獻信息資源,我館每年都要聯系數據開發商,定期開展讀者培訓工作,講解數字資源的檢索與利用。從 2006年以來,我館每年開展的讀者培訓活動都在10次左右。通過培訓,使廣大讀者了解和掌握了我館數字資源的使用方法和檢索技巧,提高了讀者利用網絡數字資源的能力。開展讀者培訓,又是圖書館服務工作的延續。例如,為了讓我院專家學者充分利用中國學術期刊網的數字資源,專門對各學院的專家學者進行了輔導培訓,并派人幫助他們建立個人數字圖書館,幫助院系建立機構數字圖書館,讓其享用CNKI提供的個性化定制服務。

3.通過本館網站和日常服務工作,加強對讀者的輔導和教育。我館在本館主頁上開設了本館概況欄目,介紹圖書館的現狀、規章制度、館藏分布、開放時間、新生入館教育幻燈片。讀者通過這些資源,就可以進行自我教育,提高對圖書館的認識,培養圖書館意識。同時,在主頁上還設有“信息中心”、“書目查詢”、“讀者服務”、“藏學園地”、“業務研討”、“數字資源”等欄目。通過對這些欄目的瀏覽和使用,讀者就可以系統地學習和掌握我館提供的各項服務內容及利用圖書館的方法。特別是通過網頁開展的信息咨詢服務和在線答疑,讀者可以與工作人員溝通互動,就一些問題向工作人員請教,從而獲得解答。在我館開展的日常借閱服務中,也要求工作人員隨時解答讀者問題,指導讀者借書和答疑解惑。

4.通過開設文獻檢索課,提高讀者的檢索技能和信息素養。我館兩名副研究館員每年以選修課的方式向全院學生開展文獻檢索課的教學工作,通過這一方式,提高了我院學生的文獻信息檢索技能和信息素養,為讀者更好地利用圖書館的文獻信息資源奠定了基礎。

綜上所述,高校圖書館應用智能化門禁管理系統,已經成為高校圖書館建設的趨勢之一。智能化門禁管理系統不僅為高校圖書館帶來了新的管理理念和管理方法,也促使高校圖書館讀者服務工作發生了新的變革,同時也對讀者的文獻信息檢索能力和綜合素質提出了更高的要求。高校圖書館如何更好地實現“以人為本、讀者第一”的理念,如何讓讀者在智能化門禁管理系統創造的寬松、自由環境中,在藏、借、閱一體化的大格局下,更好地利用圖書館的文獻信息資源,已經成為目前高校圖書館深化讀者服務工作的一個重要課題,值得不斷地探索和研究。

[1]竇亞芹,鄭其明.校園“一卡通”系統:在高校管理中的應用及其效益探析[J].智能建筑與城市信息,2008,(8):99～102.

[2]尤小平.門禁管理與圖書館服務[J].圖書館建設,2007,(6):111～112.

[3]陳琳.門禁管理模式下讀者服務工作的新思路[J].杭州電子科技大學學報:社會科學版,2007,(3):72～74.

[4]劉立強,劉德成.智能化門禁管理系統在圖書館的應用[J].長春師范學院學報:自然科學版,2006,(3):162～164.

[5]郝淑紅,李堅.圖書館人文管理之我見:從“門禁系統”的引入談起[J].圖書館建設,2005,(4):77～79.