開發環保科技檔案信息的一些對策

路 萍,齊天峰

(云南省環境科學研究院,云南昆明650034)

開發環保科技檔案信息的一些對策

路 萍,齊天峰

(云南省環境科學研究院,云南昆明650034)

從目前環保科技檔案的管理現狀、環保科技檔案信息資源開發存在的問題、環保科技檔案信息資源開發的對策等三個方面論述了在新形勢下如何做好環保科技檔案工作。

環保檔案信息;開發;對策

1 環保科技檔案管理的現狀

科技檔案本身是科技知識的載體,它蘊藏著大量的科技成果、科技專利和高新技術等科技信息,是一種豐富的信息資源。環保科技檔案是在環境科學研究和環保科技開發以及應用推廣過程中形成的,是環保科技事業發展水平的具體體現,是繼續為環保科技服務的可靠依據和必要條件。隨著環保科技的不斷發展,環保科技檔案的存儲利用以及現代化管理越來越引起各級領導和廣大科技人員的高度重視。近年來,作為云南省最大的綜合性環保科研機構—云南省環境科學研究院對本院科技檔案進行了一次全面清理、整頓,將過去分散管理的科技檔案統一集中管理,整理并新建科技檔案1000多卷,完成了建院30a來科技檔案卷殼的更換。并著手進行現代化基礎設施建設,裝修了90多m2的檔案管理專用庫房,使辦公用房和庫房分開,投入10多萬元購置了自動化程度較高的新型密集架以及計算機,建立健全了科技檔案歸檔、接收、整理、保管、借閱、統計、保密、鑒定銷毀、庫房管理等規章制度。在部分業務內容和環節上開始使用計算機管理,如標題著錄、編目、編研、辦公事物管理等。據了解,云南省環境科學研究院科技檔案管理硬件設施以及現代化管理程度在云南省環保系統內處于領先水平。

2 環保科技檔案信息資源開發存在的問題

(1)思想觀念守舊,科技成果檔案在管理利用上存在著重保密、輕利用的現象。有不少領導干部認為檔案工作很簡單,只要保管好檔案實體則行,無需開發;還有不少科技檔案工作者觀念保守,安于現狀,認為 “科學技術是第一生產力”是生產部門的事情,沒有認識到科技檔案信息也是“重要的戰略資源”,在現代化建設中有著不可替代的作用。

(2)開發手段落后,新型技術應用不到位。檔案室的服務方式沒有發生根本性的變化,傳統的你來我往的室內閱覽服務仍是環保科技檔案信息資源的利用與開發的主要形式,雖然編制了開放目錄、專題目錄、專題卡片和其它檢索工具,但這些檢索工具一般都是內部使用或者使用者上門使用,使用范圍較小,利用效率低。多數檔案室的編研工作沒有提高到突出地位,重保管而不重開發,檔案部門提供的信息仍存在分散、零亂、缺乏系統性等問題,經過系統加工的信息產品數量極其有限,其提供方式單一、透明度低,開發信息資源的手段不能滿足現代化的需要和檔案利用者的需求。

(3)環保科技檔案人員業務水平不高也制約著環保科技檔案信息的開發。有些同志是半路出家轉行搞檔案工作,對科技檔案工作一知半解;有些檔案工作人員信息閉塞,對社會建設需求認識不清;有些同志可能精通檔案工作,但對科技檔案工作不太熟悉;有些同志有豐富的科技檔案工作經驗卻缺乏相關理論知識;更多同志則是缺乏科技檔案編研知識和編輯能力,難以及時推出適應社會需要的科技檔案編研產品,造成環保科技檔案信息與社會需求銜接不好。

3 環保科技檔案信息資源開發的對策

(1)提高環保科技檔案工作者素質。環保科技檔案工作者要樹立信息意識。所謂信息意識,是指對信息及信息需求的自覺認識。科技檔案是一種寶貴的信息資源,檔案工作者不僅要有檔案的意識,還要有信息意識;不僅要重視維護檔案及載體的完整與安全,還要關注檔案的信息內容及價值。在做好基礎工作的同時,把主要精力放在檔案信息的開發這一環節上來。環保科技檔案工作者要樹立法律意識,要加強對檔案人員的法制培訓教育,使其增強法制觀念,處理好保密與利用的關系。環保科技檔案工作者要樹立科技意識。在知識經濟時代,開發環保科技檔案信息資源,提高開發水平,從根本上說就是要加強學習與實踐鍛煉,提高檔案人員的知識水平,提高從檔案中發現信息,將分散于環保科技檔案中的信息進行匯集的能力。隨著現代數字技術的發展,科技檔案信息資源的管理與開發的現代化已成為時代的必然要求。因此,環保科技檔案人員在掌握檔案專業知識理論的同時,還要加強相關學科領域的知識,掌握一定的科技知識、英語知識及現代數字技術。

(2)加快環保科技檔案的信息化建設。信息技術的廣泛應用和電子政務的推進,使環保檔案基礎業務建設的重心向信息化建設轉移,單一的管理已無法滿足日益強大的信息需求,文件、檔案、圖書、資料、網絡等一體化管理將成為環保科技檔案工作發展的趨勢。只有實現一體化管理,才能使環保科技檔案信息發揮出應有的效應,為社會經濟建設服務。應以檔案信息資源建設為核心,加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程,建立以計算機網絡基礎的信息收集、加工、整理、分析、存儲、傳遞,并借助計算機網絡技術,實現信息的交換和利用,來切實增強環保科技檔案信息的利用價值。

(3)在利用和交流上下功夫,發揮好環保科技檔案服務社會的作用。我國的科技檔案工作具有許多優勢,但是在交流方面是有欠缺的。環保科技檔案具有成果性(信息性)和記錄性兩個方面,科技檔案納入 “檔案”概念之下,強化了環保科技檔案的記錄性一面,卻淡化了環保科技檔案成果性和資料性一面。環保科技檔案的成果性和信息性是環保科技檔案區別于文書檔案的主要特征。這就是說,文書檔案在現行階段保存在本單位的檔案室內,供本單位使用就夠了,然而作為環保科技檔案是遠遠不夠的,它在現行階段除提供本單位利用外,必須與相關單位、行業進行交流或成果轉讓,發揮它的成果性和信息性作用。環保科技檔案如果不進行信息交流,它的現行價值就會白白地消失。當然,珍貴的環保科技檔案不同于一般的資料,它是一種創新性成果,不能隨意交流,還必須受保密制度的限制。環保科技檔案不僅在本系統內進行正常的信息交流,也應在其它系統和單位之間進行交流,該解密的要解密,該降密的要降密,積極地進行科技檔案密級審核和降密解密工作,大力發揮好環保科技檔案在經濟建設中的作用。

(4)重視教育培訓。針對目前科技檔案管理人員素質普遍不高的情況,中央和省、自治區的專業主管機關已在所屬的大專院校設立科技檔案系(班)或設立中等檔案專業學校,積極培養科技檔案工作人才,但也應加強在職人員的教育培訓工作,積極探索新的教育培訓模式,結合實際情況開設短、中、長期培訓班,舉辦各種形式的科技檔案信息開發教育研討班,同時教育培訓的內容也要緊跟信息時代的需求,加強縮微攝影技術、光盤技術、多媒體技術、網絡通訊技術等教育。

Countermeasures on Developing Documentary Information of EnvironmentalDocuments

LU Ping,Q I Tian2feng
(Yunnan Institute of Environmental Science,Kunming Yunnan 650034 China)

The existing problems on developing documentary information of environmental documents are disclosed based on presentmanagement situation of documental and file management.Three aspects on countermeasures are put for ward to improving the level of file management under new situation.

environmental documentary information;development;countermeasure

X3

A

1673-9655(2010)05-0029-02

2010-07-27