關于人事檔案管理工作重要性的分析

鄭 敏

(黑龍江省水利科學研究院，哈爾濱150080)

1 人事檔案管理的意義

隨著事業單位人事制度改革的推進，人們的就業自由度提高，人才流動頻率加快，越來越多的人才由“單位人”變為“社會人”，人事檔案不再對人才的流動具有極大的制約作用。單位用人機制的改革誤導了一些人對人事檔案的看法，滋生了“檔案無用論”的思想，這在某種程度上嚴重制約了人事檔案發揮其應有的使用價值。隨著我國教育改革的日益深化，學校決策部門對人才信息的需求量也必然更加迫切，21世紀的競爭是人才的競爭，現代管理理論強調，管理的核心是人的管理，人既是管理的主體，也是管理的客體，人必須具備一定的能力才可能完成管理過程。而人事檔案是“人的管理”的基本信息的主要依據，它既存儲了組織人力資源信息，又是管理的核心“人”的歷史和現狀的一個真實反映，它真實地記述了檔案人的個人經歷、德才表現及發展過程，是歷史地、全面地考察人的重要依據，因此我們必須重新認識人事檔案、人事檔案管理工作的作用和重要意義。

2 當前人事檔案管理的現狀

人事檔案管理工作越來越被各級人事部門所重視。可是，目前人事檔案管理工作還不能適應形勢，存在著一些問題。

2.1 管理體制不順暢

現行的人事檔案，主要按管理權限和隸屬關系進行管理，在組織人事工作中發揮著重要作用。但是由于在新時期，人員流動量大而且快，人員的隸屬關系時常會有變化等原因，人事檔案管理工作出現了一些新情況新問題。①檔案管理的關系較亂。主要表現在企、事業單位部分人員的檔案有的在人事部門，有的在人才交流中心，還有的在勞動部門以及社會保險、醫療保險等部門，其管理的主體不清。②人檔脫節。在人員流動中，少數職能單位檔案意識淡漠，造成人檔分離，棄檔、“死”檔和無檔現象時有發生。③管理有盲區。部分單位在招聘人員時，擅自保存所聘人員檔案，少數流動人員及一時沒有落實工作的大中專畢業生和退伍軍人，私自截留檔案的現象也時有發生，成為新的管理盲區。

2.2 人事檔案管理人員素質不高

①思想觀念比較陳舊。個別人事檔案管理人員沿襲傳統的工作方法，整天忙于日常事務性工作之中，對在深化人事制度改革和完善市場經濟體制過程中人事檔案工作中出現的新情況、新問題很少坐下來進行認真地分析和研究，缺乏開拓進取精神。②業務水平不高。當前人事檔案管理人員的文化水平雖然從整體上有所提高，但是由于對人事檔案方面的專業知識了解不夠，加上缺乏系統的培訓，難免在工作中會出現一些誤差。③奉獻精神不強。人事檔案工作是一項長期、復雜而繁忙的工作，這就需要人事檔案工作者要有一種矢志不渝、無私奉獻的精神。但是在一些部門，由于人員更換頻繁、工資福利相對過低等諸多方面的原因，挫傷了人事檔案工作者的積極性。2.3 人事檔案的內容不完整

①檔案的內容不實。人事檔案中的材料一般都是由本人填寫的，由于組織上對有些材料缺乏嚴格的審查，致使個別人事檔案內容不實不準。特別是有的人處于個人的私利，在檔案中將“年齡越填越小、工齡越填越長、文憑越填越高”;有的人事檔案材料中填寫的內容前后不一致，使檔案資料缺乏準確性和真實性，這給人事部門考察了解當事人的信息增加了難度。②檔案的內容不精。檔案材料分為十類并依材料形成時間排列。實踐證明，這種管理方式是基本合理的。但是在具體操作中，由于資料形成部門要求將一些可裝可不裝的、甚至不該裝的資料都裝進了檔案，使檔案的內容臃腫繁雜。

3 加強人事檔案管理的對策

加強對檔案管理人員的培訓。人事檔案記載的是歷史的真實面貌，有其時代的特點。管檔人員的新舊更迭，新人已經脫離了那個年代，對當時的好多事情不了解，因此查閱檔案難免會有困難，提供數據會有誤差。要對檔案的管理知識加以系統培訓，提高檔案管理人員的管理水平和工作能力。

加強規章制度建設，提高檔案管理的現代化水平。建立健全一套完整科學的人事檔案管理工作規章制度，使工作有序，有據可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規范化，真正發揮人事檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料，對收集檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實。順應時代的發展，增加資金投入，嚴格執行現代化管理標準，注重信息的準確性、唯一性，做到劃分準確、排列有序、條目清楚、查找便捷。

總之，科學規范的檔案管理工作只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理的新局面。科學規范的檔案管理工作可以不斷地提升一個單位的管理水平，做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理的自身價值，而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。

［1］劉萌.檔案管理與經濟知識論［M］.北京:中國人民大學出版社，2001.