提升城建檔案服務水平促進城市規劃建設科學發展

□朱 萍

近年來，在連云港市新一輪的大開發、大建設熱潮中，隨著城市建設的快速發展和城市規劃建設管理的迫切需要，城建檔案所發揮的作用也日顯重要。作為城建檔案工作者，創新檔案管理方式，提升檔案服務水平，充分發揮城建檔案價值作用，更好地服務于政府決策和滿足群眾需求，乃職責所在！筆者聯系工作實際，認為要提升城建檔案服務水平，須著力加強以下三方面工作。

一、加強內部管理，強化服務意識

連云港市城建檔案館始終以科學發展觀為指導，堅持用制度管理人、用目標考核人、用責任要求人，不斷強化員工服務意識，使城建檔案館的服務質量顯著提高。

1.加強內部管理

大力推進城建檔案目標管理工作，在市局的積極支持下，把市所轄四縣城建檔案館目標管理工作，列入全市對縣級工作目標考核之列。2009年，城建檔案館制定和修訂了《連云港市城建檔案館2009年目標管理項目》、《職工考勤管理制度》、《檔案館內部財務管理制度》、《臨時聘用人員管理辦法》等。僅去年一年，我館就完善了各類規章制度幾十條，各科室的內部管理規定十幾項，并強化目標考核和崗位責任管理制度，層層簽訂責任書和落實責任追究制，明確了各科室的崗位職責和個人崗位責任，確保了目標任務的順利完成。

2.強化主動服務意識

社會需求不斷擴大，我館工作進一步扎實。我們掌握利用動態，化消極為積極，變被動為主動，認真落實建設項目檔案報送責任制，加強開展主動跟蹤服務，進行上門檔案業務指導。針對查閱者的要求，我們本著“想查閱者所想、急查閱者所急”的服務宗旨，想方設法為政府和群眾提供滿意服務。即使有時對利用者不能提供所需檔案，我們也能及時向其解釋原因并提供線索，這樣既節約了查閱者的時間，也及時消除了他們的不滿情緒。當下班后或節假日需要查檔的時候，我館職工都能克服各種困難，毫無怨言地為查閱者提供熱情服務。例如今年年初我市啟動棚戶區改造工程，需要市城建檔案館提供年代證明，以認定其是否為危舊房屋，享受政府優惠政策。我館根據市危改辦劃定的改造地塊，提前梳理各住戶信息，由于全市棚戶區改造范圍大，對象復雜，時間緊迫，我館人員加班加點，在最短時間內，提供出重點片區危房的年代證明和建筑批件原始材料，受到建設、開發單位的肯定和好評。

二、夯實基礎工作，提供優質服務

連云港市城建檔案館一直堅持從基礎工作做起，不斷為廣大查閱者提供優質服務，并得到了社會各界的廣泛認可。

1.做好收集和整理工作

一是緊緊圍繞城市規劃建設工作，加強收集城市建設重點工程及城市建設重大活動材料，及時拍攝改造前舊貌和城市建設新貌。特別是對我市近代經濟發展的一個“起步區”，地區經濟貿易中心百年老街民主路進行了地毯式拍照，把這一有代表性的城市舊貌完整系統地保存了下來。二是完成了80年代拍攝的模擬錄像資料的數字化轉換，完成了全部照片檔案的著錄、錄入、組卷和光盤刻錄工作。全部實現了照片檔案的網上檢索和提供利用。三是為我市創建省級文明城市整治市容市貌、總體規劃的修編、東部城區拆遷改造、新海城區舊城改造收集與提供了大量詳實的檔案資料。四是編制《港城畫卷》圖冊。為了宣傳我市改革開放以來規劃、建設的輝煌成就，集中展示我市的建設成果，我們通過面向全市征集反映連云港市人文風貌、發展變遷的照片，和充分利用我館豐富的聲像檔案資料，與黨史辦合作，編制了《港城畫卷》畫冊，將港城六十年的巨大變遷以影像的形式呈現人們眼前。

2.完善標準，規范整理

整理工作是檔案工作的一項基礎性工作，是提高檔案管理工作的重要環節。今年年初，根據建設工程材料的不斷更新，負責整理工程竣工檔案的人員不斷改進和完善分類標準，規范整理建設工程竣工檔案。

3.加強業務指導

加強對重點工程指導，加大接收力度。首先現場指導，對建設工程做好開工前、施工中、竣工后指導驗收工作，確保工程竣工檔案材料齊全；其次開展培訓，指導建設單位將工作中遇到的問題進行歸納、總結，并通過培訓學習方式向建設、施工、監理單位的有關人員進行講解，避免工作中出現問題，以增強檔案材料的完整性。2009年，我館共開展業務指導培訓200余人，電話咨詢95人次，指導單位41個，發放《建設工程竣工檔案編報手冊》200余份；參加竣工驗收143個項目，簽訂《建設工程檔案報送責任書》56項；審核竣工檔案215個工程，出具《建設工程檔案專項驗收意見書》、《建設工程檔案接收證明書》92份。

4.不斷提供優質服務

去年提供服務人次大幅增長，全年共接待查檔970個單位、2000余人次；提供工程及管理類檔案3576卷、工程設計底圖8869張；復印文件6939張、工程圖紙1182張；出具原件證明1013份；編寫利用效益事例11個。在服務中，及時做好接待記錄與利用效果跟蹤調查工作。由于管理的加強和服務的深化，我市城建檔案工作取得了良好的社會效應。年初，市規劃監察大隊向我館贈送了“優質服務，熱情高效”錦旗。

三、提高業務素質，提升服務水平

根據城建檔案事業發展的新趨勢新要求，組織開展業務培訓和繼續教育，努力提高政治、專業技術和依法管理水平。城建檔案部門通過經常舉辦各種不同層次、類型的檔案培訓學習指導基層城建檔案人員掌握檔案工作的方針、政策及城建檔案工作的標準、規范。同時，圍繞加強我市軟環境建設，推進服務型機關建設，我館開展創建一流的隊伍、培養一流的作風、創造一流的業績主題活動，深化“規范服務零投訴”活動，強化服務意識，提高服務質量和工作效率。

總之，城建檔案工作只有起點，沒有終點；城建檔案服務質量，只有更好，沒有最好。我們只有扎實做好城建檔案基礎工作，進一步加強城建檔案管理，加強檔案隊伍建設，內強素質，外塑形象，不斷提升城建檔案服務水平，才能在城市規劃建設科學發展中做出更大的貢獻。