淺談陶城鋪灌區續建配套與節水改造工程合同管理辦法

張曉輝,張洪波

(山東省陽谷縣水利建筑工程公司,山東 陽谷 252300)

0 概述

陶城鋪灌區是國家大型灌區節水改造項目,是聊城市重點建設項目。陶城鋪灌區 2007年度續建配套與節水改造項目位于陽谷縣張秋鎮、十五里元鏡內,主要建設內容包括:1、渠道襯砌長度 6.3 km。 2、管理道路:9.8 km。3、建筑物:新建橋梁 3座、閘 2座。襯砌結構型式為邊坡鋪設復合土工膜,預制砼板及砌石護坡;橋梁結構為井柱樁基礎、預應力空心板及砌石墩墻;閘結構為開敞式閘室一座及涵閘一座,是一項工程投資大、任務重、時間短、技術要求高、社會影響面廣的復雜系統工程。該工程按各個里程碑計劃如期實現,現以投入正常運行,經過 2年汛期洪水的沖刷并沒有發生工程質量事故,已發揮效益。就合同管理方面,該工程建設單位制定了詳細的合同管理辦法,保證了工程的順利實施。以下談談我們的做法和體會,與同行進行交流。

1 合同管理辦法

1.1 合同管理定義

合同管理是指對業主與其他法人、自然人、經濟組織之間所簽訂的合同依照法規及規章制度進行指導、審查、監督、控制等一系列職能活動的總稱,包括合同簽訂前的準備工作(合同文件編制、談判、會簽等)、合同的訂立、履行、變更、解除、糾紛處理及合同文本的歸檔等進行的一系列管理工作。

1.2 合同管理各部門

該工程建設單位就工程管理共下設計劃合同處、財務物資處、工程技術處三個業務處室,另外還成立紀檢監察室,監督合同的正常執行。合同管理實行計劃合同處統一歸口管理,并建立健全合同管理的相關制度。

1.3 合同的立項

合同的立項是指工程技術處根據工作需要提出項目需求,編寫立項報告,論證項目實施的必要性,明確項目建設目標,對項目實施步驟、辦法和承包方式及承擔單位提出建議,提出估算工程量或估算費用,由項目分管局領導或局長批準實施的過程。設備、材料采購類的立項報告還應有市場調查情況,并明確采購數量與標準。

所有需要對外簽署合同的項目,均應按照要求進行項目立項審批。經批準的立項報告,未經批準立項不得辦理合同,相關業務部門不得提前進行項目實施。招標項目的招標報告等同于立項報告,按立項程序經項目分管局領導或局長批準后上報主管部門。

1.4 合同的簽訂和審查

簽訂合同,必須嚴格執行合同法、招投標法及其相關法律法規政策。凡項目金額達到規定數額以上的項目必須進行招標。對一些不進行招投標的零星工程,必須堅持比價擇優選定承包方和合同會簽審批制度,堅決杜絕暗箱操作。合同簽訂前業務部門聯合組成資信審查小組,對合同方的資信、經營范圍、履約能力等進行資信審查。資信審查小組在完成審查后,提交由成員簽名的資信審查報告,并按資格預審流程報項目分管局領導審批,計劃合同處存檔備案。資信審核合格后由計劃合同處和業務部門參照國家行業管理部門合同示范文本、立項報告及相關資料進行合同文件編制,并組織相關部門進行會審。計劃合同處對合同的合法性、真實性、合理性及合同價格進行審查;其他相關部門在各自的職責范圍內對合同的可行性、技術要求、質量要求、工期要求、材料供應、提交成果等內容進行審查。合同編制修定完畢后由計劃合同處會同各相關部門與合同方進行協商談判,最終達成一致。

1.5 合同的履行

工程技術處對合同執行的全過程負責,并及時向項目分管局領導或局長報告合同執行情況。

合同付款應嚴格按合同付款條件執行,支付審批手續應按程序辦理,工程進度結算由財務處審定后支付即可,竣工結算必須由分管局領導簽批后支付。合同在履行中如發現遺漏、偏差等問題,工程技術處與計劃合同處聯系,及時與對方協商,采取有效措施,以保證合同的順利執行,在此過程中簽訂的任何書面資料均與正式合同具有同等的法律效力。

1.6 合同的變更、解除

合同的變更或解除由工程技術處受理。變更、解除合同,一律采用書面形式(包括當事人雙方的信件、函電、傳真等),不得采用口頭形式。變更、解除合同未經雙方書面協議前,原合同繼續有效,仍應履行。因變更、解除合同而使當事人的利益遭受損失的,除法律允許免負責任的以外,均應承擔相應的責任,并在變更、解除合同的協議書中明確規定。合同的變更與解除同合同簽訂,必須采取各部門會簽審批。

1.7 合同糾紛的處理

合同在履行過程中如與對方當事人發生糾紛的,應按《合同法》及雙方簽訂的合同等有關法律法規的規定妥善處理。可采用協商、調解、仲裁及訴訟的方式解決。合同糾紛的處理由工程技術處負責,并通知計劃合同處、財務物資處等相關部門派員參加協助解決。雙方已簽署的解決合同糾紛的相關資料應妥善保管,并及時存檔。

2 合同管理體會

2.1 建立合同管理臺賬尤為重要

水利工程涉及勘測設計、工程建設、科學試驗、咨詢等方方面面,合同種類繁多數量較大,建立合理清晰的合同管理臺賬尤為重要。該工程屬國家大型灌區節水改造工程,由計劃合同處建立以合同編號為核心的管理臺賬,合同編號編制方法與概算掛鉤,項目分類參考概算編制方式,內容包含合同名稱、合同單位、簽訂日期、合同金額、招標方式、支付情況、責任人等,通過臺賬可以隨時掌握某一合同的執行情況,還可以時時掌握整個工程概算執行情況,為工程投資控制提供時時資料。

2.2 合同管理信息化有助于建設管理水平的提高

為了加強工程管理,建設單位引進了引黃灌溉工程項目管理系統。該系統的實施實現了集成的合同、成本、進度、物資、設備、文檔、質量等應用的共享信息資源庫,建成了以合同管理為核心,適宜該工程建設管理業務需求的統一工作平臺。通過系統的使用,人工無需再對大量的數據存儲、計算、處理、傳遞進行操作,均由系統完成,減少了人工工作量,提高了數據處理的速度、準確性、一致性。該系統的合同管理模塊,由合同定義、細項維護、變更處理、支付申請、支付審核、合同查詢、支付統計組成,系統用戶可以隨時查閱合同簽訂、變更、支付信息。與此同時,系統概算管理模塊根據合同數據的錄入更新同時更新,隨時顯示概算執行情況,為投資控制奠定了堅實的基礎,使建設管理水平得到進一步提高。

3 結語

建設項目管理中合同管理對項目的進度、質量、投資起總控制總協調作用,是項目建設管理的核心。業主應加強合同管理工作,建立、健全合同管理責任制度,規范簽訂、履行、變更、解除和終止合同的行為,及時解決合同糾紛,保證工程順利實施。