哈佛大學圖書館信息資源編目

俞德鳳

（南京大學圖書館 江蘇 南京 210093）

哈佛大學圖書館（以下簡稱哈佛館）由1638年約翰·哈佛捐給哈佛大學的約400冊圖書發展起來，現已成為世界上藏書最多、規模最大的學術性圖書館。哈佛館現有70多個分館，1 600萬冊藏書及海量的電子數字資源，其資源幾乎涉及所有學科領域，語種達400余種[1]。哈佛館由于具有館藏龐大、歷史久遠、文獻類型多樣、組織結構分散和管理獨特等特點而享譽世界，其采用科學、合理的方法組織信息資源，為讀者提供了優質的目錄服務。

1 利用MARC 進行信息資源編目

MARC（Machine Readable Catalogue，機器可讀目錄）是一種描述能力很強的元數據格式。經過幾十年的發展，MARC技術已較成熟，被世界各國圖書館界普遍采用。哈佛館主要利用MARC進行信息資源編目，其計算機目錄數據庫已有900萬種記錄，包括圖書、期刊、縮微制品、手稿、政府出版物、樂譜、地圖、照片、視聽產品、數據文檔等各類資源[2]。

1.1 書刊資源編目

哈佛館是較早利用MARC進行計算機編目的圖書館之一，主要采用MARC21著錄格式和美國國會分類法對文獻進行著錄標引。作為OCLC（Online Computer Library Center，聯機圖書館中心）的成員館，哈佛館承擔了數據上傳、規范控制和目錄維護等工作。哈佛館在對新到書刊編目的同時，對所有早期的書刊進行整理和回溯編目，目前其所有紙質資源編目數據均已錄入數據庫并利用計算機進行管理。由于哈佛館文獻情況復雜，早期部分文獻采用簡編級著錄（Minimal Level Catalog，簡稱MLC），現階段為了滿足讀者需求，正在對這些簡單記錄進行目錄維護、更新升級處理工作，其中大量書刊需從30英里外的哈佛大學存儲書庫（Harvard Depository，簡稱HD）調撥回館進行數據完全級編目，同時根據書刊進行標準化描述，增加了索書號和主題等檢索點，以便于讀者查詢。另外，哈佛館也很注重目錄維護工作以及集中著錄和分散著錄的處理、記錄更新等。

1.2 非書刊實體資源編目

哈佛館豐富的館藏呈現出多元化特點，除書刊實體資源外，還有縮微平片、縮微膠片、樂譜、地圖和視聽產品（如錄音磁帶、 電影膠片、CD、VCD、DVD等）等形式。哈佛館各分館根據各種類型資源的MARC21著錄格式對其進行詳細編目，并在著錄新到資源的同時對早期的非書刊實體資源進行回溯編目。現在哈佛館幾乎所有非書刊實體資源都可在OPAC（Online Public Access Catalog，聯機公共檢索目錄）中根據索書號、主題、題名、責任者等檢索項進行查詢。目前哈佛館根據讀者需要提供縮微閱讀器供讀者閱讀縮微制品，通過計算機、復印機直接發送或打印讀者所需文件，提供各種專用儀器供讀者使用、觀看視聽資料。

1.3 電子資源編目

隨著網絡數字圖書館的發展，哈佛館購買了大量的電子資源，如電子書、電子期刊和電子數據庫等。讀者可根據題名、責任者等檢索項檢索，也可通過字母順序瀏覽這些電子資源。哈佛館采用同種文獻的不同載體、不同形式只做一條記錄的編目規則也對電子資源進行編目，即一種書刊的影印版、掃描影像版或電子版在目錄數據庫里只做一條記錄。電子資源編目前編目員須先查重，若電子版和原印刷版內容相同，則將二者著錄在同一條記錄里，并在印刷版記錄的530字段加上電子版的可獲性注釋，同時添加856字段標出電子版的地址，在館藏記錄中添加電子版的館藏信息；若目錄數據庫沒有印刷版記錄或電子版增加了印刷版沒有的重要內容，則要另做記錄；若某出版物的印刷版停版或被縮微制品、電子版取代，則也要做一條新記錄[3]。編目員按照MARC21的電子資源著錄格式進行標準化著錄[3]。

1.4 檔案資料的組織與編目

哈佛大學歷史悠久，哈佛大學檔案館及各圖書館藏有大量的歷史資料、名人手稿、機構檔案等。檔案資料由于具有特殊性，所以需要進行特殊的處理。

1.4.1 檔案資料的整理、排序

檔案資料大多文件數量龐大，有的一宗檔案達幾十箱、上百盒文件。哈佛館在對其編目前一般先進行檔案整理、排序，檔案人員需要了解整份檔案文件，并依照全宗（fonds，單個行政單位、公司或家族的全部資料即一個全宗）來源進行整理，將各文檔按一定的順序排列。例如，哈佛商學院Baker圖書館的Forbes家族資料眾多，檔案專業人員按“家庭樹”的方式對其整序；此外，該館還藏有不少Forbes家族公司的發展史料，檔案專業人員則依年代順序排列，擬定案卷標題，編制案卷目錄和卷內文件目錄。

1.4.2 檔案資料著錄和標引

檔案資料的編目一般依檔案全宗及項目層次進行描述，主要揭示檔案資料的實體特征、內容及文獻來源等。編目員通過對檔案資料本身的分析，推斷得到相關信息（如主題、其他檢索點和相關信息），再進行描述、分類標引和主題標引；然后，在哈佛館的Aleph編目系統中對檔案資料作概括性描述，并在245字段提供概括性題名、6字段提供分析主題標引、3字段提供檔案數量及簡單名稱標目等檢索點。由于大宗檔案的信息量很大，MARC不可能也不適宜對其過長的載體數量明細、內容、摘要、注釋等進行詳細描述，所以哈佛館有專門的檔案著錄系統“尋找助手”（finding aids）對收藏的檔案和手稿等進行詳細著錄。該軟件能夠揭示詳細的載體數量、內容目錄、實體特征、文獻摘要和注釋、背景資料等信息[4]。哈佛館在其館藏目錄的856字段中提供了相應文本資料描述的鏈接。

2 利用MARC進行信息資源編目的優勢

2.1 編目工作以讀者為中心

哈佛館堅持以讀者為本的服務理念，將書刊按分類號進行混排，以便讀者按學科主題查找文獻。為了給讀者提供更多的檢索點，編目員增加了深層次的分析主題標引，以揭示文獻的不同層面。部分文獻還采用深層次著錄和分析著錄方法，給讀者提供全面的信息。例如，需要重點揭示的文獻在書目記錄中加上二級子目錄和標題信息；有些叢書或合訂本（合訂成冊但單篇內容獨立的文獻）采用分析著錄。一般書刊等資源從采購到編目再到上架需要經歷一段時間，但在哈佛館，只要讀者從采購記錄中看到需要借閱的圖書，編目員立即找出編目，經快速處理后交給讀者。可見，其所有的工作都是以更好地服務讀者為中心的。

2.2 編目數據標準化、規范化

哈佛館的分館數量多、組織結構分散，所以其編目工作按照哈佛大學圖書館編目技術委員會編制的一些編目細則有序進行。這些編目細則有利于指導編目員在文獻編目中保持一致性，從而使得目錄數據統一標準。此外，哈佛館重視規范控制工作，編目員要通過規范標目數據庫檢查標目的正確性、刪除無效標目、修改標目，在做原編時要進行查重，通過聯機規范控制系統提供主題、名稱、叢書、統一題名的規范檔形式，并將規范文檔與書目文檔進行鏈接，實現了規范數據的共建共享。名稱或主題的規范控制工作由經過培訓的專業人員進行，從而保證了編目數據的準確率。

2.3 增加856字段的使用率

為了實現讀者從目錄直接檢索、利用文獻資源以及電子資源與傳統資源的集成，哈佛館充分使用856字段，在書目中提供電子期刊、電子書、網絡資源的URL（Uniform Resource Locator，統一資源定位符）地址。這種無縫鏈接使讀者可獲得即時的信息。另外，哈佛館正有計劃地將其館藏數字化。為使現有館藏能夠以另一種形式保存下來，編目員在印刷型書目記錄的856字段加上其數字版的URN（Uniform Resource Name，統一資源名稱）地址。讀者通過856字段，可鏈接到其他數據庫，實現了一體化檢索模式。哈佛館為了讓讀者更好地利用文獻，還有選擇地掃描書刊目次，并在書刊書目中添加856字段，以鏈接到數字化目次信息。另外，編目員為了更好地描述某些書刊信息，添加了內容附注、章節信息、摘要、一般附注等信息。由于MARC著錄有長度限制，所以為了便于讀者的查閱，哈佛館采用856字段鏈接這些信息。總之，哈佛館應用新技術、新方法進行856字段的著錄，提供URL或URN鏈接甚至多重鏈接[5]，有利于對文獻資源進行深層次的揭示，使在線書目成為擴展信息資源的門戶，提升了在線書目質量，提高了文獻的利用率和圖書館的服務效率。

3 利用non-MARC元數據編目信息資源

3.1 視覺資料編目

哈佛館利用non-MARC元數據（非機器可讀目錄元數據）對古籍、照片、圖片、拓片、實物及數字化影像等視覺資料進行著錄，而其他的影像資料（如DVD、VCD）則被當作書刊一樣進行編目。

3.1.1 利用OLIVIA視覺資料系統進行著錄

OLIVIA是專門對視覺資料進行著錄的編目系統，是一種客戶端/服務器的服務應用程序，客戶端程序安裝在編目員計算機上并連接儲存數據的中央服務器。OLIVIA數據元素大致根據DC（Dublin Core，都柏林核心）元數據數據項進行設定，其特點是設計靈活、簡單，可供不同類型的視覺資源編目，各類型資源可以選擇合適的數據項著錄。哈佛館主要利用它對視覺資料進行著錄，由哈佛大學信息系統中心（Office for Information Systems，簡稱OIS）提供技術支持。編目員經過培訓，按格式要求根據不同的資源類型著錄各項數據，如作品名、資料類型、載體大小、主題、注釋、材質等項著錄時必須在一些控制詞表和數據處理方式上保持一致，然后將數據提供給VIA（Visual Information Access，可視資源數據庫）①。OLIVIA影像處理需要安裝QuickTime（多媒體數字處理技術）軟件，用于儲存記錄、顯示OLIVIA影像、輸出數字影像鏈接給VIA[6]。同時，OLIVIA也提供一些基礎的館藏管理工具。

3.1.2 利用其他non-MARC元數據系統著錄

哈佛館主要利用OLIVIA對視覺資料進行著錄，但由于其系統格式還沒有如MARC一般形成一種行業標準，因此個別分館同時采用其他元數據著錄系統，如哈佛燕京圖書館、臺灣中央研究院傅斯年圖書館、美國國會圖書館與普林斯頓大學圖書館之間采用遠程聯機聯合方式，利用臺灣傅斯年圖書館的元數據系統對數字化古籍善本進行non-MARC元數據著錄。這種共建共享機制節約了成本，提高了圖書館資源利用效率。

3.2 地理空間資源編目

為了滿足讀者對地理空間信息和地圖檢索利用的需求，哈佛館編目技術服務部于2003年成立了地理空間信息編目小組。該小組由4人組成，1人負責編目地圖， 2人負責編目地理空間圖，1人負責管理審校。同時，哈佛館的地理空間資源編目由哈佛地理圖書館（Harvard Geospatial Library，簡稱HGL）委員會決定館藏政策和相關事宜，委員會成員由不同學科館員和地理信息系統（Geographical Information System，簡稱GIS）專家組成，現已著錄了6 814個世界和地區的地理信息數據、大量的地圖（含歷史地圖）[7]。

地理空間資源編目數據按照美國地理數據委員會的地理空間元數據標準（ISO/TC211）錄入。地理空間元數據是關于地理數據和信息資源的描述性信息，主要記錄了地理數據的內容、質量、條件和其他特征。編目員需根據ISO/TC211標準對各數據項，如題名、主題、制作者及地理范圍（如比例尺、坐標）等進行著錄。HGL元數據由元數據編輯器ArcCatalog提供支持[7]，因為ArcCatalog能夠連接到特定地理空間數據庫并能夠自動獲得所需的元數據項，可以幫助用戶快速定位地理空間數據。

4 結 語

隨著信息技術的不斷發展，圖書館的編目環境、編目對象和編目工作范圍發生了根本變化，編目工作作為圖書館服務工作的中間環節更加重要。圖書館要不斷探索新理論、研究新方法，堅持以讀者為中心的服務理念，做好多元化資源的編目工作，從而推動編目事業的發展。

注 釋：

①VIA是哈佛館基于Web的可視資源在線聯合目錄數據庫。

[1]About HUL[EB/OL].[2010-02-01]. http://hul.harvard.edu/about.html.

[2]About HOLLIS Classic[EB/OL]. [2010-02-01]. http://lms01.harvard.edu.

[3]Aleph/HOLLIS Classic[EB/OL]. [2010-02-08].http://hul.harvard.edu/ois/systems/aleph.

[4]Oasis: Online Archival Search Information System [EB/OL]. [2010-02-15]. http://oasis.lib.harvard.edu.

[5]Marcum D B. The Library of Congress and Cataloging Future[J].Cataloging & Classification Quarterly, 2008(3).

[6]OLIVIA Information[EB/OL]. [2010-02-18]. http://hul.harvard.edu/ois.

[7]Harvard Geospatial Library [EB/OL]. [2010-02-24]. http://hul.harvard.edu/ois/systems/hgl.