期刊閱覽室的管理和服務

高祥宏

(紹興圖書館,浙江 紹興 312000)

圖書館如何實施對期刊的科學管理,直接影響到期刊的利用率。目前不少公共圖書館對于期刊重在收藏,缺乏科學管理,未能充分釋放出期刊蘊藏的潛在能量和信息價值,其傳統的管理模式滿足不了讀者的需要。筆者認為,要對期刊行之有效地科學管理,必須加強以下幾個方面的管理工作：

1 改進管理方法

1.1 加強期刊的科學訂購管理

期刊訂購是開展期刊服務的基礎,其質量優劣直接影響期刊利用率。因此,必須加強期刊的科學訂購管理,強化期刊訂購業務。期刊的訂購,應根據需要和館藏特點的原則來進行。一是應制定詳細的調查方案。廣泛征求各方面讀者的意見,使訂購的期刊能滿足不同層次讀者的需要。二是應統計分析往年所訂期刊的利用率。對那些利用率高,又是核心期刊的應系統收藏;對那些利用率不高的期刊應適量削減。三是應廣泛收集各方面的出版信息。及時掌握期刊的出版動態,力爭及時、科學地訂購所需期刊。

1.2 加強現刊和過刊的基礎管理

新到館的期刊匯集了國內外最新情報信息,要提高現刊的利用率,最好的方法是在“快”字上下功夫。使現刊以最快的速度上架,滿足讀者的需求,充分發揮現刊的時效性。另外,期刊是一種連續出版物,現刊管理工作的一項重要內容就是盡量保證期刊的連續性和完整性。期刊的最佳利用效益是在出版后 1～5年之間,盡管過刊情報效應會有所降低,但總的來說,利用數量卻大于現刊。過刊管理的基礎工作是對現刊的合訂,盡量做到當年期刊當年收齊,裝訂成冊。

1.3 加強期刊的網絡化管理

傳統的期刊管理模式是以藏為主的初始管理。隨著信息化網絡化的迅猛發展,使圖書館的期刊文獻資源打破了傳統的“館藏”局限,而逐步

擴展到整個計算機網絡管理,使館藏期刊資源由傳統獨立的實體館藏向全球網絡環境下的虛擬館藏擴展。由此可見,圖書館不僅要用現代信息化手段管理好實體期刊館藏,盡最大可能為讀者提供期刊文獻的內在信息,還要通過網絡手段獲得和利用其他圖書館或網絡電子期刊的信息資源共享,更好地為廣大讀者服務。

2 完善服務手段

2.1 不斷拓展服務空間

2.1.1 要不斷擴大閱覽室服務對象。公共圖書館閱覽室服務對象要面向社會全體成員,通過實行免證閱覽,最大限度地吸引讀者,方便讀者利用閱覽室期刊資源。隨著社會信息化、網絡化的發展,還可通過圖書館網站積極主動地推薦閱覽室的服務特色和期刊信息,使讀者即使不到圖書館,也可以了解閱覽室的期刊。

2.1.2 要合理安排閱覽室開放時間。圖書館開放時間是否合理,是評價圖書館服務質量的重要標準。因此,閱覽室要根據讀者的需求,科學合理地安排開放時間,使讀者更方便及時地獲取最新信息和知識。在保證 365天天天開放的同時,要做到中午不休息,并延長晚上開放時間。在雙休日和節假日,特別是 “春節”、“五一 ”、“十一”長假期間,都是讀者到館的高峰期,也是閱覽室開展服務的好時機。閱覽室要努力從開放時間上,盡可能滿足廣大讀者的閱覽需求,實現圖書館社會效益的最大化。

2.1.3 要不斷完善閱覽室制度管理。圖書館閱覽室都有一定的規章制度,以保證對文獻資料的有效管理,維持閱覽室的良好秩序。但由于種種原因,目前在不少圖書館閱覽室中,或多或少還存在一些看似合理卻不合時宜的閱覽制度。比如：工作人員為了方便管理,規定讀者不能帶包、書籍、資料等進入閱覽室,可是現實是有些讀者來閱覽室學習,特別是到工具書閱覽室、外文圖書閱覽室等,需要和其他書上的內容結合起來對照查閱。再如有的閱覽室為了防止亂架,規定每位讀者一次只能限取 1—2冊圖書,可是對于查資料的讀者,可能需要查閱有關專題的一系列圖書資料等等。總之,類似這樣的一些規定,都不利于讀者充分利用閱覽室的資源,需要從實際出發,進一步加以改進和完善,盡可能做到人性化服務。

2.1.4 要有創新的讀者服務意識。期刊管理要努力對印刷型期刊的“采、編、流、藏”及電子型期刊的相應環節實行計算機信息化管理,努力提高期刊管理工作效率和服務水平。期刊管理人員應積極通過網絡查詢系統向讀者發布期刊訂購收藏情況,并通過網絡及時發布新期刊到館情況,并對學科文獻進行全面深入的揭示和挖掘,形成獨特的二次文獻資源,及時為讀者提供服務。網絡環境下期刊信息服務應以讀者為導向,采取不同的內容和方法,做好讀者研究和調查,分析讀者的閱讀需求,為讀者提供更好的網絡信息服務。

2.2 創造良好的閱覽環境

除了應營造優美、安靜、舒適的閱覽環境,期刊閱覽室設施應充分考慮方便讀者利用。在每排書架側面都應設置明確的雜志分類標示牌,標明本架期刊的類別,以便讀者入室后即對每類期刊所在位置一目了然,快速找到所需期刊。在閱覽室的入口處可為讀者提供各種圖書館宣傳資料,讓讀者進入閱覽室就可以了解圖書館的概況。可從讀者的角度出發,提供與時俱進的服務設施：如在閱覽室安裝空調;配置復印機;為帶包的讀者提供免費的寄包柜;為自備筆記本電腦的讀者在閱覽桌上加設網絡插座;為讀者提供飲水機;為弱勢群體提供相應的服務設施,如殘疾人專座等。

2.3 提高閱覽室工作人員綜合素質和業務能力

2.3.1 提高閱覽室工作人員的素質。閱覽室工作人員的素質高低,直接影響到服務質量。工作人員的服務態度會直接影響初次到館讀者的第一印象。閱覽室讀者來自社會各界,素質參差不齊。這就要求管理人員必須言語要親切,態度要和藹。對讀者的服務要熱心、耐心、細心、精心、專心。真誠對待每一位新老讀者,對個別不遵守圖書館規則的讀者,應進行開導教育,而不是簡單生硬的批評指責,使他們感受到人格的尊重,獲得公正平等的對待。倘能如此,讀者也會把工作人員視為朋友,把閱覽室當作學習與休閑的理想樂園。如果閱覽室工作人員傲氣十足,臉難看,話難聽,門難進,就會使廣大讀者對閱覽室產生反感甚至恐懼心理,進而影響到圖書館的形象和聲譽。

2.3.2 要加強閱覽室工作人員專業技能培訓。隨著科學技術發展和信息傳播渠道的多樣化,閱覽室工作人員除了掌握圖書館學、情報學、目錄學等專業知識外,還必須具備計算機和網絡知識與技能,這樣才能及時有效地為讀者提供高效快捷的信息服務。工作人員要結合自己的崗位特點,通過在職培訓或自學,不斷更新知識,熟練掌握圖書館工作技能,由圖書保管員轉變為“知識領航員”。

2.3.3 建立閱覽室工作人員與讀者的雙向交流機制。閱覽室是圖書館對讀者進行導讀服務的陣地,包括館藏資源介紹和使用、數據庫檢索等。閱覽室還應加強咨詢工作,咨詢臺一般設在閱覽室最醒目的位置,配備專人和上網電腦。還可以組織閱讀競賽、征文比賽等活動,增進讀者與圖書館的了解與友誼。

總之,圖書館閱覽室的服務工作要使讀者有一種賓至如歸的感覺,激發讀者的閱讀興趣,始終從普通讀者的利益出發,努力營造一個和諧、寧靜、幽雅、舒適的閱讀環境,使讀者更好地汲取各種知識信息,讓藏書期刊充分發揮應有的價值。

〔1〕石彩霞.現代圖書館服務理念：以人為本 .中小學圖書情報世界,2005(5)

〔2〕石藝,馬萍 .網絡環境下高校閱覽室咨詢服務的思路.大學圖書情報學刊,2005(4)